Ovisnost o pojedinačnim korisnicima koji znaju raditi u Excelu može predstavljati ozbiljan problem u tvrtkama, posebno ako ključni podaci ili procesi ovise o radu pojedinaca. Piše Luka Kobeščak, Numericus
U nastavku pronađite nekoliko ključnih stvari na koje morate paziti kako bi se svi procesi unutar tvrtke mogli nesmetano odvijati:
Ovisnost o znanju pojedinca
Ako samo jedna osoba, ili tek nekoliko ljudi unutar tvrtke, posjeduju znanje za korištenje Excela, to može biti problematično jer ako oni odu iz tvrtke (ili budu nedostupni iz bilo kojeg razloga), velika je mogućnost da će doći do zastoja u radu ili gubitka određenih baza i informacija.
Na koji način možemo riješiti ovaj problem?
Moramo osigurati da više ljudi unutar tvrtke ima potrebna znanja i vještine o korištenju baze unutar tvrtke. Organizirajte zato edukaciju za zaposlenike, izradite kvalitetnu i detaljnu dokumentaciju procesa kako biste na taj način osigurali da više ljudi može obavljati važne zadatke.
Dokumentacija o edukaciji jako je bitna prilikom uvođenja novih zaposlenika, kako bi oni što jednostavnije svladali procese, naučili standardizaciju tablica i kako bi se mogli povezivati s ostalim bazama unutar drugih odjela.
Ovisnost o korištenju samo jedne tablice, u kojoj radi samo jedna osoba, može prouzročiti velike probleme u kolektivu ili organizaciji.
Rješenje za ovaj problem jest korištenje online sustava za pohranu dokumenata, npr. SharePoint ili One Drive, gdje se može više ljudi istovremeno spojiti na tu tablicu i paralelno u njoj raditi.
Pogreške pri unosu podataka u slučaju prijenosa podataka iz jedne u drugu tablicu
S obzirom na to da više ljudi rade jedan segment poslovanja, kako bi se došlo do krajnjeg izvještaja, često treba više osoba urediti podatke za ostale članove iz drugih odjela. Tu često dolazi do problema jer nema svaka od tih osoba isto znanje o Excelu i tu nastaju ključne pogreške.
Rješenje za ovaj problem je da se maksimalno proba automatizirati cijeli proces korištenjem makronaredbi ili VBA skripti. Napravite internu edukaciju među članovima odjela kako bi svatko od njih znao koristiti svoju skriptu i tako smanjite pogreške ručnog unosa podataka.
Na što treba pripaziti kako biste izbjegli navedene pogreške
- Omogućiti stalnu edukaciju zaposlenika u Excelu i drugim Office alatima
- Koristiti online servise za pohranu i pristup podataka ostalim zaposlenicima tvrtke
- Automatizirati procese i kreirati kvalitetnu dokumentaciju
- Standardizirati dokumente (npr. da u svim tablicama budu isti nazivi, a ne da svatko piše svoje nazive)
- Redovito dijeliti znanja i iskustva među zaposlenicima i odjelima kako bi svi bili na približno istom znanju i kako bi se smanjila ovisnost o pojedinačnim korisnicima
