Kad niste zauzeti obavljanjem osobnih ciljeva, radit ćete na postizanju tuđih. Steve McCann, profesor na St. Louis Sveučilištu u Missouriju, proveo je revolucionarna istraživanja o upravljanju vremenom, produktivnosti i stresu, otkrivajući da su dva najvažnija faktora upravo ova: znati na koji se zadatak fokusirati i kako ga uspješno obaviti na vrijeme, odnosno uvijek znati procijeniti koji je zadatak najvažniji.
Sve se svodi na razumijevanje onoga što je najvažnije i koja će vam aktivnost sada pružiti najveću moguću prednost da biste postigli uspjeh. Morate pronaći jednu stvar i ne puštati. Također, vaš cilj mora biti specifičan i mjerljiv. Ovo su dvije najjednostavnije tehnike za upravljanje vremenom.
Pomodoro tehnika
Istraživanja pokazuju da su ljudi u prosjeku puni koncentracije i energije oko 90 minuta, a da nakon toga dolazi do fiziološkog umora. Naše tijelo nam tako šalje signale da mu treba vrijeme za odmor i obnovu, ali ih nadjačavamo kavom, energetskim pićima i šećerom, pa i dalje nastavljamo raditi sve dok ne budemo iscrpljeni. Istraživanje sugerira da moramo raditi kratke pauze svakih 90 minuta tokom dana kako bi pili vodu, hodali ili pojeli nešto voća. Kako bi tako uspješno obavljali zadatke, možete se poslužiti sve popularnijom Pomodoro tehnikom. Uz pomoć Pomodoro tehnike, namjestite štopericu na 25 minuta. Radite na jednom zadatku sa punom koncentracijom i nakon toga se zaustavite na pet minuta da biste nešto pojeli, kretali se ili možda pili vodu. Zatim ponovite ciklus. Bitno je napomenuti da nema prekida rada koji je u toku. Ne postoji opcija pauze. Ukoliko se dogodi da iz nekog razloga ipak prekinete rad, napravite pauzu od tri do pet minuta i vratite štopericu na početak. Na taj način učite sebe da se posvetite zadatku u potpunosti i ne dozvoljavate prekidanja. Radite u kratkim eksplozijama produktivnog rada, umjesto dugim neproduktivnim periodima u kojima se 80% vremena provede na društvenim mrežama. Strategija poput Pomodoro tehnike smanjuje distrakcije i povećava produktivnost.
Sistem E-ZZK
Da bi vam pomogao da odmah poduzmete akciju, autor je pojednostavio rezultate svih istraživanja u jednostavan sistem koji se zove E-ZZK (E – energija, Z – zapisivanje, Z – zakazivanje i K – koncentracija). Energija – prvi korak, najvažniji dio ovog sistema je energija. Ne možete imati više vremena, ali možete povećati svoju produktivnost. Povećanjem vaše energije i koncentracije je najvažnija tajna za postizanje veće produktivnosti u istoj količini vremena. Vrlo uspješni ljudi jedu zdraviju hranu i svakodnevno vježbaju. Vrlo uspješni ljudi održavaju jutarnje rituale poput meditacije i hidratacije, čitanja, koji su temelj cjelodnevne energije i jasnoće i budnosti. Vrlo uspješni ljudi rade i uzimaju kratke pauze tokom dana kako bi održali vrhunske performanse. Zapisivanje – prvo Z u sistemu znači zapisivanje. Morate zapisati sve u bilježnicu umjesto da pokušate zadržati stvari u glavi. Nastojanje da se sjetite zadataka i misli, dovodi do kognitivnog opterećenja i nepotrebnog stresa, što može dovesti do neizvršavanja tih zadataka. Vrlo uspješni ljudi uvijek imaju bilježnicu ili rokovnik i zapisuju sve što žele zapamtiti. Oni također bilježe pozive i sastanke, nove ideje, naučene lekcije, omiljene citate i druge stvari koje će im možda zatrebati u budućnosti. Zamislite svoju bilježnicu kao svoj vanjski mozak. Što više stvari stavite u nju manje ćete opteretiti mozak. Zakazivanje – drugo Z u sistemu znači zakazivanje. Ono što podrazumijeva ovaj korak je korištenje To-Do lista. Ako nešto želite učiniti, odmah odredite vrijeme i to zakažite u svom kalendaru. Vrlo uspješni ljudi jasno su identificirali prioritete i najvažnije zadatke, te odredili vrijeme za njihovo izvršavanje. Koncentracija – vrlo uspješni ljudi proaktivno rade iz svog kalendara. Oni ne reagiraju na nadražaje poput dolaznih poruka sa društvenih mreža ili na beskrajne razgovore s kolegama sa posla. Vrlo uspješni ljudi ne rade više stvari od jednom, već se koncentriraju na jedan zadatak. Vrlo uspješni ljudi se fokusiraju na najvažniji zadatak i druge prioritete onda kada imaju najviše energije. To je obično rano ujutro. Vrlo uspješni ljudi uzimaju kratke pauze kako bi zadržali koncentraciju i produktivnost tokom cijelog dana, a to ostvaruju uz pauze od pet minuta svakih 30-60 minuta provedenih u radu.
Ukoliko se budete pridržavali ovih tehnika, sigurno ćete biti uspješniji.
