Upravljanje promjenama (change management) je uvođenje novih procesa ili prilagodba postojećih kako bi se poduzeće što bolje prilagodilo promjenama u okruženju.
Dokazano je u teoriji i u praksi kako poduzeća koja su fleksibilna i spremna na promjene u kratkom roku, uspješnije posluju. Nužna promjena može biti vezana uz procese, uz komunikaciju unutar poduzeća, uz jedan segment poslovanja ili možda uz kompletan zaokret u poslovanju poduzeća. Ponekad promjene zahvaćaju cijelo poduzeće, ponekad njegov dio, a često je dovoljno samo povezati i uskladiti procese kako bi se vidio pozitivan efekt promjene.
Bez obzira na obim i vrstu promjene, nikako ne smijete zaboraviti na prilagodbu upravljanja zaposlenicima i njihovo razumijevanje razloga uvođenja promjena. Uvođenje promjena u poslovanju kod zaposlenika nerijetko izaziva otpor, strah ili nelagodu, stoga ih je uvijek važno pripremiti na to.
Svrha promjena
Često sam se u svojoj poslovnoj praksi susretala s pitanjima – zašto mi to moramo sada raditi na neki drugi način, zašto bismo mijenjali? Ono što je vrlo vjerojatno glavni uzrok svim tim pitanjima je neprepoznavanje svrhe promjena od strane zaposlenika, čak i menadžmenta niže razine. Ponekad je dovoljno na svim razinama samo jasno komunicirati koji se pozitivni efekti očekuju unutar poduzeća i tako potaknuti zaposlenike na aktivno sudjelovanje u promjenama.
Zaposlenicima jasno komunicirajte svrhu promjena
Kada se u poduzeće uvodi promjena, bilo uslijed povećanja ili smanjenja prodajnog segmenta, širenja na nova tržišta ili smanjenja broja zaposlenika, vrlo je važno promjene komunicirati unutar poduzeća.
Postavite SMART ciljeve koji moraju biti: jasni, mjerljivi, ostvarivi, razumni i vremenski određeni. Npr. želite uvođenjem novog proizvoda ostvariti rast prodaje od 10% u sljedećih 12 mjeseci. Ciljevi će vam pomoći u komunikaciji sa zaposlenicima, a pomoću njih ćete pratiti i napredak koji postižete. Krenite i zadržite fokus kako se ni biste vratili starim, utabanim stazama koje neće dovesti do željenih promjena.
Zaposlenicima komunicirajte sljedeće:
1. Što se u poduzeću mijenja? (materijalno poslovanje, razvoj, prodaja, način komunikacije s kupcima, proces naplate…)
2. Zašto je baš sada trenutak za promjene? (nismo više konkurentni, uvodimo nove kanale prodaje)
3. Kako promjena povećava koristi za poduzeće? (širenje na druga tržišta, financijska stabilnost)
4. Koji je očekivani rok kada će se vidjeti efekti promjena? (od 6 do 10 mjeseci)
Tako će zaposlenici moći internu promjenu i svoju ulogu u promjeni povezati sa svrhom. Ponavljajte i komunicirajte svrhu promjena. Naglašavajte kontinuirano očekivane efekte i promjenu kao nužnost u poslovanju poduzeća i zadržavanju/povećanju konkurentnosti.
Prepoznajte na vrijeme trenutak za promjenu, jasno komunicirajte zaposlenicima svrhu promjena, držite se svog plana i osigurajte dovoljno podrške unutar poduzeća. I na kraju, ali ne manje važno, zadržite dosljednost u bilo kojoj fazi promjene.
