Ako ste umorni od gledanja na sat i razmišljanja o poslu koji biste mogli obaviti dok klijent iznosi svoje zahtjeve, možda je vrijeme da osvježite svoju strategiju održavanja sastanka. Niste jedini. U studiji Harvard Business Review, 71 posto menadžera u poslovnom svijetu tvrdi kako su njihovi sastanci neproduktivni i neuspjeli. Sastanci predstavljaju vrijeme koje je od esencijalne važnosti za suradnju vašeg tima s klijentima, rješavanje problema i uspoređivanje ciljeva. Međutim, da biste najbolje iskoristili vrijeme svih sudionika, trebat ćete planirati i organizirati ove sesije tako da svatko stigne spreman i govori samo o aktualnim problemima.
Evo šest načina kako održati produktivan sastanak da biste se nakon toga mogli dalje posvetiti poslu.
1. Utvrdite cilj sastanka
Neki klijenti izražavat će mikromenadžerske osobine više od drugih. Ako mislite da možete riješiti klijentov problem jednostavnim telefonskim pozivom, pokušajte mu poslati e-mail da biste utvrdili pravi cilj sastanka. Jednom kada shvatite što vaš klijent želi postići sastankom, možda ćete biti u mogućnosti pružiti brže ili učinkovitije rješenje dogovaranjem kratkog poziva ili samo e-mail odgovorom.
2. Pripremite i podijelite dnevni red
Iako je povremeno korisno ostaviti slobodno vrijeme za probleme koji se pojavljuju, trebali biste pokušati pridržavati se dnevnog reda tijekom svojih sastanaka. Osim definiranja glavne teme sastanka, napišite nekoliko ključnih točaka vezanih uz konkretna pitanja o kojima želite raspravljati, a možete i definirati vrijeme određeno za razgovor o njima. Možda ćete primijetiti da ljudi skraćuju svoja izlaganja kako bi se uklopila u planirano vrijeme, što znači da ćete uštedjeti na vremenu. Važno je poslati dnevni red najmanje nekoliko sati prije sastanka da bi ga svi zainteresirani imali priliku pogledati i izvršiti potrebne izmjene.
3. Pozovite samo ljude koji su izravno uključeni
Kad im prisustvuje previše ljudi, sastanci imaju tendenciju da se vremenski razvuku. Čak i ako ste mali tim, smanjite broj ljudi koji nazoče sastanku. Ne samo da trošite njihovo vrijeme ako ne sudjeluju u potpunosti, već bi i oni mogli smanjiti učinkovitost sastanka. Primjerice, tjedni update može se dogovoriti samo između klijenta i menadžera koji vodi njegov predmet.
4. Budite točni
To bi moglo zvučati sâmo po sebi razumljivo, ali vam poštovanje ovoga pravila može pomoći mnogo više nego što možete zamisliti. Puno se vremena izgubi kad ljudi šeću ulazeći i izlazeći iz ureda, idu po kavu, uključuju svoja računala ili popravljaju svoje Skype veze ako to sastanak zahtijeva. Ako vaš tim stekne naviku dolaska pet minuta ranije, možete odmah započeti s radom čim vaš klijent stigne. Ovaj korak je osobito važan ako vaš tim radi na daljinu jer suradnja kroz različite vremenske zone može rezultirati konfuzijom i pogrešnom komunikacijom.
5. Dogovorite sastanke u optimalno vrijeme
Mnogi ljudi dolaze u ured s dugim popisom obveza za taj dan, tako da ranojutarnji sastanak može biti stresan. Isto tako, pokušajte izbjeći i zakazivanje sastanka odmah nakon ručka jer to može biti pomalo „uspavano vrijeme“. Vrijeme između 10 i 11 sati ili između 15 i 16 sati jest vrijeme najveće produktivnosti za većinu ljudi. Ako imate više sastanaka, pokušajte ih rasporediti jedan za drugim tako da bi vam ostalo više vremena za dubinski rad tijekom ostatka dana.
6. Sastavite bilješke i pošaljite sažetak
Skiciranje bilješki na sastanku može biti zamorno, ali je za vas vrlo korisno kada možete razmotriti sve kritične točke nakon što završi sastanak. Izrada bilješki pokazuje vašem klijentu da ste usredotočeni i zainteresirani za ono što on želi reći. Nakon toga, uložite kratko vrijeme da pročistite i sažmete zabilješke sa sastanka, a zatim pošaljite sažetak svima koji su uključeni, s jasno objašnjenim planom akcije. Ta praksa olakšava vašem klijentu da bude u tijeku s događanjima i daje mu osjećaj kako je sastanak bio produktivan.
Sastanci s klijentima ne moraju nužno biti izvor stresa. Trebate kontinuirano biti u kontaktu sa svojim klijentima da biste bili sigurni kako ispunjavate njihova očekivanja i omogućiti im da izraze svoje nedoumice ako postoje. Također, vaša je odgovornost osigurati da vrijeme bude strukturirano, produktivno i u duhu suradnje. Pripremajte se unaprijed da biste vrijeme sastanaka najproduktivnije iskoristili pa sastanci više neće u vama izazivati osjećaj zabrinutosti.
Prijevod: J. P.
