Uloga ljudskih potencijala sve je šira, od razvoja talenata i organizacijske kulture do podrške poslovanju i strateškim odlukama. Kako raste broj zadataka i očekivanja od HR timova, sve je važnije pronaći pravi balans između interne ekspertize i podrške vanjskih partnera.
Takve će se teme otvoriti i na ovotjednom HR.Weekendu, koji u Rovinj dovodi istaknuta imena iz područja ljudskih potencijala, leadershipa i organizacijskog razvoja.
Uoči festivala razgovarali smo s Ivanom Milošević, CEO za Srbiju i Hrvatsku u Prohumanu, o tome što kvalitetan HR outsourcing donosi kompanijama, gdje ima najviše smisla i kako odabrati pravog partnera. Ivana Milošević na HR.Weekendu ujedno će moderirati panel „Outsourcing: kada se strategija pretvara u izvršenje“, powered by bmM Consulting, Zoho Premium Partner, na kojem će sudjelovati Višnja Živanović, Cluster Head of Indirect Procurement u Nomad Foods, Dušan Antonijević, Plant Director u Henkel Srbija i Nikola Milosavljević, Partner & HR Consultant u HR Fabrici.
Outsourcing se često promatra prvenstveno kao način smanjenja troškova. Što se, prema vašem iskustvu, zapravo dobiva kvalitetnim outsourcingom HR procesa?
Outsourcing se često promatra prvenstveno kroz prizmu smanjenja troškova, ali to nije nužno njegova osnovna svrha niti kvalitetan outsourcing automatski znači niže troškove. Naravno, optimizacija troškova može biti jedan od benefita, ali kada govorimo o outsourcingu HR procesa, njegova je najveća vrijednost u tome što kompaniji omogućuje da svoje interne HR kapacitete usmjeri na ono što je zaista strateški važno.
HR danas ima sve kompleksniju ulogu. Fokus više nije samo na administraciji i operativnim procesima, već i na kreiranju održive strategije ljudskih resursa, privlačenju i zadržavanju talenata, razvoju zaposlenika i stvaranju dodatne vrijednosti za poslovanje. Kada se određeni procesi kvalitetno i pouzdano prepuste partneru koji za to ima ekspertizu, HR dobiva prostor i vrijeme baviti se upravo tim strateškim pitanjima. Zato outsourcing ne vidim samo kao pitanje „koliko možemo uštedjeti“, već prije svega kao pitanje „kako možemo bolje koristiti svoje ljude, vrijeme i ekspertizu“.
U konačnici, kvalitetan outsourcing treba donijeti kombinaciju stručnosti, fleksibilnosti i učinkovitosti te omogućiti HR-u da bude pravi strateški partner poslovanju.
Koje HR procese ima najviše smisla outsourcati, a koje bi kompanije ipak trebale zadržati unutar organizacije?
Outsourcing najviše vrijednosti donosi tamo gdje kompaniji može osigurati ekspertizu, kapacitet ili fleksibilnost koju je teško ili neučinkovito održavati interno. To može uključivati administrativne i transakcijske HR procese, obračun plaća, određene segmente regrutacije i privremenog angažiranja zaposlenika, kao i sve procese kod kojih postoji potreba za specijaliziranim znanjem ili brzim prilagođavanjem opsega poslovanja.
S druge strane, postoje procesi koje kompanija treba zadržati kao dio svoje interne ekspertize i strateškog upravljanja. Prije svega, to su područja usko povezana s poslovnom strategijom, organizacijskom kulturom, razvojem ljudi i odnosima sa zaposlenicima. U tim segmentima poznavanje kompanije, njezinih ljudi i specifičnog poslovnog konteksta ima posebnu vrijednost i teško ga je u potpunosti prenijeti vanjskom partneru.
Kako prepoznati razliku između outsourcing partnera koji samo izvršava zadatak i partnera koji zaista postaje produžena ruka HR-a i poslovanja?
Razlika se najviše vidi u tome koliko partner razumije poslovanje i koliko je uključen u rješavanje problema, a ne samo u izvršavanje unaprijed definiranih zadataka. Pravi partnerski odnos gradi se s vremenom te zahtijeva otvorenost, povjerenje i angažman s obje strane. Partner mora upoznati kompaniju, njezinu industriju, poslovni model, kulturu i specifične izazove jer nije dovoljno poznavati samo HR proces koji pruža kao uslugu. Istodobno, kompanija ga treba uključiti u razgovor o svojim problemima i potrebama te s njim dijeliti relevantan kontekst.
Tada se odnos pomiče s pitanja „što trebamo napraviti“ na „što želimo postići i kako zajedno možemo doći do toga“. Pravi partner ne izvršava samo dogovorene zadatke, već postavlja pitanja, upozorava na potencijalne probleme i predlaže unapređenja. Kada obje strane rade prema zajedničkom cilju, outsourcing partner postaje produžena ruka HR-a i poslovanja.
Koji su najveći rizici kada kompanija dio svojih HR procesa prepusti vanjskom partneru, posebno kada je riječ o radu s ljudima?
Najveći je rizik da kompanija outsourcing promatra isključivo kroz cijenu i odabere najjeftiniju ponudu, a pritom ne provjeri ima li partner ekspertizu, iskustvo i kapacitet preuzeti odgovornost za kvalitetu procesa i rad s ljudima. U HR-u nije riječ samo o procesima, već i o očekivanjima i iskustvu zaposlenika te reputaciji kompanije. Zato partner mora ponuditi više od operativne realizacije – znanje, dobre prakse te sposobnost prepoznavanja rizika i predlaganja boljih rješenja. Najbolji partner stoga nije nužno i najjeftiniji, a cijena ne bi trebala biti jedini kriterij odabira.
Drugi važan rizik jest nejasno definirana odgovornost. Prenošenje dijela procesa vanjskom partneru ne znači da kompanija za njega više ne treba brinuti. Potrebno je jasno definirati odgovornosti, način komunikacije, standarde kvalitete i rješavanje problema. Rizici se zato ne smanjuju samo dobrim ugovorom, već i pažljivim odabirom partnera koji razumije poslovanje, zna svoj posao i preuzima odgovornost.
Što bi kompanija trebala uzeti u obzir pri odabiru outsourcing partnera, osim cijene? Koji se kriteriji dugoročno pokažu najvažnijima?
Upravo je izbor partnera jedan od ključnih čimbenika za smanjenje rizika kod outsourcinga. Osim cijene, kompanija prije svega treba gledati iskustvo i ekspertizu partnera, njegovo razumijevanje poslovanja, kvalitetu ljudi koji će biti uključeni u proces i sposobnost preuzimanja odgovornosti za rezultat.
Dugoročno se, iz mog iskustva, najvažnijima pokažu pouzdanost, fleksibilnost, otvorena komunikacija i spremnost partnera da se prilagođava potrebama kompanije. Važni su i međusobno povjerenje i vrijednosna usklađenost jer, kada govorimo o HR-u, partner izravno utječe na iskustvo zaposlenika i reputaciju kompanije. Zato pri izboru partnera ne bih gledala samo što danas dobivamo za određenu cijenu, već prije svega što možemo zajedno izgraditi na duži rok.
Može li outsourcing utjecati na iskustvo zaposlenika, angažiranost i kvalitetu HR usluge?
Može, i mislim da je to jedna od važnijih tema kada govorimo o HR outsourcingu. Iz mog iskustva, outsourcing može značajno unaprijediti iskustvo zaposlenika, ali samo ako je dobro postavljen i ako partner zaista razumije kompaniju, njezinu kulturu i ljude s kojima radi.
Kada se dio procesa prepusti partneru koji ima ekspertizu, zaposlenici mogu dobiti bržu, dostupniju i kvalitetniju podršku, dok interni HR tim dobiva više prostora za teme koje su strateški važne za ljude i poslovanje. Važno mi je da, bez obzira na to tko pruža uslugu, zaposlenici dobiju istu razinu pažnje, profesionalnosti i podrške. Zato pravi HR outsourcing nije samo pitanje procesa, tehnologije i učinkovitosti. On mora spojiti profesionalizam i brzinu s razumijevanjem ljudi, empatijom i kulturom kompanije. Kada se to postigne, outsourcing može istodobno unaprijediti kvalitetu HR usluge i iskustvo zaposlenika.
Koje su najčešće pogrešne pretpostavke koje kompanije imaju o outsourcingu u HR-u i što biste savjetovali onima koji tek razmišljaju o takvom modelu?
Jedna od najčešćih pretpostavki je da je outsourcing prije svega način smanjenja troškova. Trošak može biti jedan od benefita, ali prava vrijednost je u ekspertizi, fleksibilnosti, kvaliteti i tome da interni HR tim dobije više prostora za teme koje su strateški važne za ljude i poslovanje. Druga česta zabluda je da outsourcing znači „predajemo proces i više ne moramo brinuti o njemu“. Kompanija i dalje mora znati što želi postići, postaviti očekivanja i standarde te pratiti rezultat. Partner preuzima dio odgovornosti i donosi svoje znanje i ekspertizu, ali dobar rezultat je zajednička odgovornost. Zato bih kompanijama koje tek razmišljaju o outsourcingu prvo savjetovala da si postave jednostavno pitanje: što želimo postići i koji problem ovim modelom rješavamo? Tek kada je to jasno, ima smisla birati proces i partnera.
Kod HR-a je posebno važno imati na umu da partner često izravno komunicira sa zaposlenicima i na neki način predstavlja kompaniju. Zato, uz stručnost i kvalitetu procesa, treba voditi računa o povjerljivosti podataka, usklađenosti s propisima, kvaliteti komunikacije i razumijevanju kulture kompanije.I možda najvažnije, outsourcing ne znači odricanje od odgovornosti. Kompanija i dalje treba držati „volan“, dok dobar partner pomaže da se do cilja stigne sigurnije, brže i s više ekspertize.
