Dobra organizacija je pola obavljenog posla

Ovih deset prijedloga će vam na praktičan način olakšati život i posao.

Pripadate li onom tipu ljudi koji sve vole organizirati i ne mogu zamisliti dan bez unaprijed isplaniranih koraka? Ili pak pripadate grupi ljudi koji uvijek nešto zaborave i kojima nedostaje podsjetnik koji će im olakšati dnevne obaveze? Bilo da pripadate prvoj ili drugoj grupi, planer je nešto što vam je uvijek potrebno. Počnite od rođendana, godišnjica, proslava, vama bitnih datuma, pa sve do sastanaka, javnih događaja, rasprodaja ili poslovnih rasporeda. Posebice sada kada je pandemija i kada većina radi od kuće. Sve mora imati neki red, a ovih 10 prijedloga će vam na praktičan način olakšati život i posao.

  1. Online aplikacije su u današnje, moderno vrijeme gadgeta, ujedno i najčešće korištene. Mobitel ili tablet će vas uredno i na vrijeme obavještavati o svemu. Jedina mana je ako se isprazni baterija, a punjač ste ostavili kod kuće.
  2. Drugi korak je, inače popularan u svim područjima, brainstorming. Ispišite bez ikakvog reda sve stavke koje morate odraditi za sutra. To možete raditi na listu papira, svom planeru ili na zasebnim karticama i to tako da na svakoj ispišete po jednu obavezu.
  3. Sljedeći korak je procjena raspoloživog vremena za obavljanje tih aktivnosti. Pored svake aktivnosti koju ste prethodno ispisali, napišite koliko vam je vremena potrebno da ju realizirate. Ovo treba odraditi pažljivo jer se vrlo lako može dogoditi da pogriješite u procjeni i tako umanjite svoju produktivnost kasnije. Zato je uvijek bolje ostaviti više vremena za neku aktivnost. Tako možete izbjeći eventualne frustracije ako nešto ne stižete. Ako završite prije nego što ste predvidjeli, ostat će vam malo slobodnog vremena.
  4. Nakon što odredite vrijeme za obavljanje svake od stavki s liste, napišite koliko vremena imate na raspolaganju tog dana, pa u skladu s time napravite plan.
  5. U slučaju kada dio ili svi zaposleni rade od kuće, alati koje koriste da bi se povezali postaju njihov ured. Pravi izbor pouzdanih alata za videopozive, podjelu zaduženja i praćenje rezultata temelj je dobre organizacije rada. Poticati socijalizaciju među zaposlenima – pored poslovne komunikacije i praćenja rezultata, potrebno je osigurati i kanale komunikacije koji podržavaju razvijanje timskog duha među zaposlenicima kako bi se poboljšala komunikacija i samim time efikasna razmjena informacija.
  6. Omogućite pristup informacijama. Velik broj kompanija i dalje čuva dokumentaciju vezanu uz poslovanje u papirnoj formi. Da bi zaposleni mogli efikasno raditi na daljinu, potrebno je omogućiti pristup svim bitnim informacijama.
  7. Omogućite usavršavanje. Zaposlenici koji rade na daljinu moraju imati iste mogućnosti za usavršavanje, kao i oni koji rade iz ureda. Potrebno je jasno iskomunicirati njihove mogućnosti za usavršavanje putem platformi i kanala koji su im dostupni.
  8. Pružite podršku. Zaposlenici koji su navikli na uredski rad mogu imati poteškoća s prilagođavanjem na rad na daljinu ili suradnju s kolegama koji nisu fizički prisutni. Menadžeri mogu osjećati nelagodu kada nisu u istom prostoru sa zaposlenima za koje su zaduženi.
  9. Informirajte partnere. Mušterije, dobavljači i ostali partneri moraju biti obaviješteni o izmjenama u poslovanju ako one utječu na njih. Kao što i zaposlenicima treba vremena da se prilagode na nov način rada, isto vrijedi i za partnere.
  10. Osluškujte zaposlenike. Izmjene radnog prostora i kulture poslovanja izazov su za sve zaposlenike. Pored praćenja rezultata rada potrebno je pratiti i njihova mišljenja jer oni mogu dati konkretne predloge o tome koja se područja mogu dodatno unaprijediti.

Sve ove izmjene olakšat će zaposlenicima da se osjećaju uključeno u kolektiv, da budu produktivniji i da efikasno obavljaju svoje zadatke. Kreiranje nove korporativne kulture, implementiranje nove kulture rada je najefikasnije kada promjena dolazi od menadžmenta. Zaposlenici prihvaćaju promjene u kulturi poslovanja firme kada su one predstavljene kao jedan od osnovih principa te kompanije.