Ma koliko prozaičnog i trivijalno se činilo, prilikom planiranja poduzetničkog pothvata nužno je predvidjeti i prostor za pohranu dokumentacije. Donedavno je više dokumenata bilo otisnuto na papiru, sada je zahvaljujući elektroničkim računima manje papira, ali imamo ih dovoljno od prethodnih godina. Za datoteke također moramo predvidjeti primjeren način čuvanja.
Ono što svi nazivamo dokumentima, zapravo su računovodstvene isprave
One su dokazi svega što se u poslovanju dogodilo: je li se nešto potrošilo, ili je nešto proizvedeno; je li nešto promijenilo vlasnika ili samo posjednika; koja cijena je dogovorena u nekom poslu; kolika plaća je s nekime ugovorena; je li netko koristio imovinu poduzeća za svoju korist, ili pak svoju imovinu za korist poduzeća; kada se nešto dogodilo, koliko je nešto koštalo, ima li još dugovanja ili potraživanja…
Sve su to činjenice koje su se dogodile, a o njima postoji pismeni ili elektronički trag u nekom računu, obračunu, putnom nalogu, ugovoru, narudžbenici, povratnici…
Knjigovođa će znati iz dokumentacije iščitati čitav niz detalja – koje će onda staviti u kontekst računovodstvenih i poreznih pravila i unijet će potrebne detalje u vaše poslovne knjige: različite porezne evidencije, glavnu knjigu u financijskom knjigovodstvu, sve vrste obračuna, skladišne evidencije, saldakonte kupaca i dobavljača itd.
Čuvanje i pohranjivanje
Uobičajeno je da po isteku poslovne godine i predaje poreznih prijava i financijskih izvješća, poduzetnik preuzme dokumente od računovodstvenog servisa te ih sam pohrani i čuva u zakonskim rokovima.
Rokovi su uvijek povezani s određenim troškovima, pa zato smatram da je nužno da ih svaki mali poduzetnik bude svjestan te da osigura provedbu i ovih svojih obaveza.
E-račune koji su prošli proces fiskalizacije smo svi dužni čuvati u izvornom obliku (XML datoteka) 6 godina. Oni se sada nalaze na portalima naših informacijskih posrednika, što većina ne naplaćuje dodatno. Međutim, moramo biti svjesni da ćemo u slučaju promjene posrednika – prije prekida ugovornog odnosa s prethodnim posrednikom – morati arhivirati datoteke na svoje medije i organizirati arhivu tih datoteka na način da ih po potrebi možemo pronaći i raspoznati. To će biti prilično zahtjevan posao kad znamo da brojni posrednici ne dodjeljuju smisleni naziv datoteci.
• Račune koje smo primili ili izdali na papiru (samo oni koji ih smiju tako izdavati), dužni smo čuvati 11 godina.
• Evidencije o dnevnom gotovinskom prometu dužni smo čuvati 10 godina, a isto toliko se čuva i dokumentacija koja se odnosi na oporezivanje nekretnina.
• Isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu, te pomoćne knjige čuvamo 11 godina.
• Isplatne liste čuvamo barem 6 godina, a analitičke evidencije o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi – trajno.
• Većinu dokumentacije o radnicima dužni smo čuvati 6 godina, ali rješenja, privatne isprave, potvrde, zapisnike i sl. vezano za sigurnost i zaštitu na radu, ozljede na radu i profesionalne bolesti, te rješenja, isprave, potvrde i slično iz mirovinskog osiguranja – moramo čuvati 40 godina!
U ovo vrijeme ubrzanog života na svim poljima, neki od ovih rokova se čine nerealnima. Kako god, na svima nama je da se organiziramo kako je propisano.
