U današnje vrijeme postoji velik broj različitih evenata, no često se postavlja pitanje: kako smanjiti stres i istovremeno uživati u procesu organizacije, a pritom izbjeći veće pogreške?
Kako znamo da je event uspješan?
Prema mom iskustvu, uspjeh se ne mjeri samo brojkama, već atmosferom. Kada se osjeti energija ljudi koji istinski uživaju, kada sudionici odlaze zadovoljni i s konkretnom vrijednošću – tada znamo da je event ispunio svoju svrhu. Još jedan jasan pokazatelj uspjeha je kada se o eventu govori i piše i nekoliko mjeseci nakon eventa.
Danas gotovo svatko može organizirati event, ali pitanje je hoće li on zadovoljiti standard? Za mene je organizacija eventa puno više od traženja sponzora i izrade pozivnica. Dolazeći iz turističke branše, susrela sam se s raznim vrstama organizacije i brojnim nepredviđenim situacijama, uključujući promjene programa u zadnji čas. Što učiniti u takvim trenucima?
Mijenjati program, komunikaciju ili sve odjednom?
Upravo kroz takve izazove naučila sam upravljati stresom i razvijati fleksibilnost. Danas evente organiziram s puno pripreme, ali i s dozom uživanja u cijelom procesu. Moj način razmišljanja promijenio se iz „Što ću sad?“ u „Kako to mogu riješiti?“. Fokus se prebacuje s panike na rješenje. Zato uvijek savjetujem imati plan B i C.
Organizacija eventa može biti izazovna, ali uz dobar pristup i pripremu može postati nezaboravno iskustvo.
Ako ste odlučili ući u svijet organizacije evenata, važno je da vaš trud, vrijeme i ulaganje rezultiraju kvalitetnim i profesionalno izvedenim događajem. Dogodit će se možda i neka pogreška, ali na njima učimo i rastemo. Više ih ne zovem greške, nego lekcije.
Što moramo znati prije nego što krenemo u organizaciju eventa?
1. Odabir prostora – Lokacija mora biti ugodna, dovoljno velika i funkcionalna za publiku i opremu. Važno je osigurati blizinu parkinga i sanitarnih čvorova kako bi iskustvo sudionika bilo što kvalitetnije.
2. Program – najvažniji dio eventa. Hoće li to biti panel, radionica, konferencija ili neki drugi format. Izrazite svoju kreativnost i napravite nešto inovativno, što će stvoriti iskustvo koje se pamti.
3. Hrana i piće – Iako nisu najvažniji segment, značajno doprinose ukupnom dojmu. Dobra hrana i piće potiču opuštenu atmosferu i olakšavaju povezivanje među sudionicima, što je jedan od ciljeva svakog eventa.
4. Iznenađenje eventa (dodana vrijendost) – Bila sam na jednom eventu koji me oduševio, a to je Eduza Show Unpluged u Rijeci. Napravili su iznenađenje na kraju edukativnog djela gdje su sudionici iz publike morali improvizirati i prezentirati prezentaciju za koju se nisu unaprijed pripremili. Tim Eduze je učinio sve da se osjećamo ugodno i da sve bude besprijekorno organizirano. Svaka čast na tome!
5. Fotografije i snimanje doživljaja i uspomena – Fotografije i snimke su dokaz da su se sudionici dobro proveli, ugodno osjećali i bili dio zajednice.
Uzvanici će fotografije i snimke dijeliti na društvenim mrežama, a vama će to donijeti dodatnu promociju. Ako se radi o brend eventu ili vjenčanju, čak i o meetupima, poželjno je imati svoj Photowall koji će zasigurno izazvati pozitivne reakcije, privući pažnju i pridonijeti kvalitetnijem povezivanju gostiju.
