Potkraj prošle i početkom ove godine radila sam na dva vrlo slična projekta. Radi se o tvrtkama u obiteljskom vlasništvu, koje su u zadnjih nekoliko godina izuzetno izrasle po prihodima i broju zaposlenih.
Vlasnici su otpočetka radili u svojim tvrtkama, razvijali poslovanje, no bez iskustva u nekom drugom okruženju. I jedan i drugi su mi se obratili sa sljedećim zahtjevom: „Svjesni smo da smo brzo rasli, tvrtka traži reorganizaciju, a kao vlasnici nemamo dovoljno iskustva i znanja kako da postavimo organizaciju nabave, skladišta i vezu s ostalim odjelima u tvrtki (prodaja, financije, proizvodnja).“
Radi se o dvije potpuno različite djelatnosti: jedna tvrtka bavi se trgovinom i distribucijom građevinskog materijala, ima svoju maloprodaju i veleprodaju. Druga se bavi proizvodnjom gotovih proizvoda, ima svoja skladišta materijala i gotovih proizvoda te jedan dio proizvodnih funkcija outsourca – koristi se uslugom kooperanata za pojedine faze izrade proizvoda.
Ono što je karakteristično za obje tvrtke jest da su postale svjesne važnosti jasne organizacije, definiranja procesa s posebnim naglaskom na nabavu i upravljanje zalihama.
Što podrazumijeva organizacija nabave?
Nabava postaje sve važnija funkcija u poslovanju i iz tog razloga traži se sve jasnija i konkretnija definicija koraka u aktivnostima koje nabava provodi. Samim time poslovanje postaje protočnije, nema gubitaka resursa, a rezultat su kontrola troškova, ostvarenje ušteda i stvaranje dodatne vrijednosti za krajnjeg korisnika.
Najjednostavnija definicija, s aspekta ciljeva nabave je: nabaviti robu/uslugu odgovarajuće kvalitete iz provjerenih izvora uz pravovremenu dostavu na traženo mjesto uz odgovarajuću cijenu. Jednostavno, zar ne?
Naglasak je na nekoliko parametara: kvaliteta, cijena, količina, rok isporuke, dobavljač, lokacija. I poštujući samo gore navedeno, s operativnog aspekta, nabava uopće ne bi trebala biti komplicirana. No praksa mi je pokazala da su problemi gotovo svakodnevni.
A što je razlog?
Prije svega nedovoljno jasno definirani koraci u procesu, jasne obveze i odgovornosti, vrlo jasna povezanost i suradnja s ostalim odjelima, edukacija djelatnika i sl. Naravno, zadnje, a ne manje važno, uopće položaj i poimanje nabave u samoj tvrtki.
Kako onda organizirati nabavu u tvrtki?
Kad smo u početnim razgovorima definirali projektni zadatak, vlasnici su mi sami rekli da nabavu rade usput, i to dvoje ili troje zaposlenika. No nakon snimke stanja utvrdili smo da se nabavom bave skoro pa svi, nema jasne kontrole i slijeda u naručivanju. To je rezultiralo kašnjenjem u dobavi, nemogućnosti isporuke kupcu u traženom roku, s druge strane u pojedinim slučajevima velikim zalihama, pa pojavom nekurentnih zaliha, povećanim troškovima i sl.
Odlučili smo se za centraliziranu organizaciju nabave
To znači da se sva nabava odvija s jednog mjesta. Definirani su korisnici koji imaju ovlaštenja naručiti što treba za potrebe njihovih odjela, i to na jasan i standardiziran način.
Nabava je dobila jasne upute na koji način postupiti u svakom konkretnom slučaju, što poduzeti, na koji način komunicirati prema dobavljačima i internim korisnicima.
Nakon toga proveli smo edukaciju svih uključenih kako bismo bili sigurni da je opisani proces jasan i razumljiv svima u lancu. Naravno sada slijedi onaj najteži dio, a to je održivost projekta, no vjerujem da prepoznavanjem prednosti nove organizacije, održivost i dosljednost u provođenju koraka u procesu neće biti upitna.
Ukratko, osnovno je definirati korake u procesu nabave, postaviti vrlo jasne odgovornosti i obveze kako nabave, tako i ostalih odjela (prodaja, skladište, proizvodnja, financije…) te propisati što detaljnije aktivnosti koje su primjenjive za konkretnu tvrtku.
Autorica je vlasnica tvrtke Cronata iz Varaždina.
