Malo koja rečenica se u poslovnom svijetu čuje češće od nemam vremena. Ipak, vrijeme je jedini resurs koji je jednako raspodijeljen – svatko od nas ima točno 24 sata. Ako ga kronično nedostaje, problem možda nije u količini vremena, nego u tome kako je ono raspoređeno.
Poslužimo se usporedbom s prehranom. Ako se osoba deblja, znači da unosi više kalorija nego što troši. Dva su uzroka: ili su obroci prečesti ili su preveliki (ili oboje). Slično vrijedi s vremenom. Ako ga stalno nedostaje, ili radite previše stvari ili ih radite neučinkovito (presporo).
Ta dva uzroka traže dva različita lijeka
Prvi je prioritizacija. Tu je pitanje radite li uopće prave stvari. Prioritet kao imenica do sredine prošlog stoljeća nije imao množinu (tako i treba biti, jer prioriteti su paradoks – samo jedna stvar može biti prva). Peter Drucker sažeo je to poznatom uputom: Do first things first, and second things not at all (prve stvari prvo, druge uopće ne). Osim toga, rješavanjem onoga što je uistinu prvo, mnogo toga s liste promijeni (ili u potpunosti izgubi) važnost.
Drugi lijek je efikasnost. Tu je pitanje radite li stvari na pravi način: koliko brzo, kvalitetno i jeftino postižete željeni ishod.
Da bismo ove metode primijenili u praksi, sve zadatke s ToDo liste treba prvo podijeliti u projektne i procesne. Projekti su jednokratni, imaju početak i kraj (npr. uvođenje nove usluge, preseljenje ureda, izrada web stranice). Kod projekata je presudna prioritizacija – birate čime se uopće vrijedi baviti. S druge strane, proces je ponavljajuća aktivnost koja se izvodi iznova (npr. izrada mjesečnog izvještaja, obrada narudžbi…).
Ne postoji manjak vremena, samo manjak prioriteta ili efikasnosti.
Kod procesa prioritizacija malo pomaže (jer se proces mora odraditi), pa je efikasnost, odnosno optimizacija procesa, pravi smjer. Tu leži najveći potencijal za uštedu vremena jer se radi o ponavljajućim aktivnostima koje iz tjedna u tjedan troše vrijeme.
Kako provesti optimizaciju procesa u praksi?
Koristeći princip 80/20, možemo zaključiti da 20% svih aktivnosti oduzima 80% vašeg vremena. Isto tako, vjerojatno imate jedan redovan proces koji vam oduzima najviše vremena. Njega napadamo prvo. Dakle, prvi je korak odrediti jedan proces koji ćemo optimizirati.
Drugi korak je mapiranje, odnosno razrada procesa na korake.
Svakom koraku dodijelite vrijeme trajanja te, počevši od najdužeg, pitajte može li se:
• u potpunosti izbaciti?
• pojednostaviti, ubrzati, automatizirati?
• spojiti s drugim korakom?
Sad mapirajte novi način provedbe procesa (i trajanje) te tako saznajte koliko ste vremena uštedjeli. Pomnožite to vrijeme s brojem izvršenja u tjednu i tako ćete dobiti broj vraćenih (ušteđenih) sati tjedno.
Ako želite tu brojku pretvoriti u ušteđeni novac, potrebno je znati satnicu izvršitelja. Na primjer, ako zapošljavate djelatnika za 2.500 € bruto plaću, njegova je satnica oko 16 €. Ako ste gore opisanom metodom izračunali da mu optimizacijom procesa možete uštedjeti pola sata dnevno, odnosno 10 sati mjesečno, dolazimo do uštede od 160 € mjesečno (za samo jedan proces i samo jednog zaposlenika).
