Organizacija procesa nabave

Što sve podrazumijeva nabavni proces?

nabavni-proces

Potkraj prošle i početkom ove godine radila sam na dva vrlo slična projekta. Radi se o tvrtkama u obiteljskom vlasništvu, koje su u zadnjih nekoliko godina izuzetno izrasle po prihodima i broju zaposlenih.

Vlasnici su otpočetka radili u svojim tvrtkama, razvijali poslovanje, no bez iskustva u nekom drugom okruženju. I jedan i drugi su mi se obratili sa sljedećim zahtjevom: „Svjesni smo da smo brzo rasli, tvrtka traži reorganizaciju, a kao vlasnici nemamo dovoljno iskustva i znanja kako da postavimo organizaciju nabave, skladišta i vezu s ostalim odjelima u tvrtki (prodaja, financije, proizvodnja).“

Radi se o dvije potpuno različite djelatnosti: jedna tvrtka bavi se trgovinom i distribucijom građevinskog materijala, ima svoju maloprodaju i veleprodaju. Druga se bavi proizvodnjom gotovih proizvoda, ima svoja skladišta materijala i gotovih proizvoda te jedan dio proizvodnih funkcija outsourca – koristi se uslugom kooperanata za pojedine faze izrade proizvoda.

Ono što je karakteristično za obje tvrtke jest da su postale svjesne važnosti jasne organizacije, definiranja procesa s posebnim naglaskom na nabavu i upravljanje zalihama.

Što podrazumijeva organizacija nabave?

Nabava postaje sve važnija funkcija u poslovanju i iz tog razloga traži se sve jasnija i konkretnija definicija koraka u aktivnostima koje nabava provodi. Samim time poslovanje postaje protočnije, nema gubitaka resursa, a rezultat su kontrola troškova, ostvarenje ušteda i stvaranje dodatne vrijednosti za krajnjeg korisnika.

Najjednostavnija definicija, s aspekta ciljeva nabave je: nabaviti robu/uslugu odgovarajuće kvalitete iz provjerenih izvora uz pravovremenu dostavu na traženo mjesto uz odgovarajuću cijenu. Jednostavno, zar ne?

Naglasak je na nekoliko parametara: kvaliteta, cijena, količina, rok isporuke, dobavljač, lokacija. I poštujući samo gore navedeno, s operativnog aspekta, nabava uopće ne bi trebala biti komplicirana. No praksa mi je pokazala da su problemi gotovo svakodnevni.

A što je razlog?

Prije svega nedovoljno jasno definirani koraci u procesu, jasne obveze i odgovornosti, vrlo jasna povezanost i suradnja s ostalim odjelima, edukacija djelatnika i sl. Naravno, zadnje, a ne manje važno, uopće položaj i poimanje nabave u samoj tvrtki.

Kako onda organizirati nabavu u tvrtki?

Kad smo u početnim razgovorima definirali projektni zadatak, vlasnici su mi sami rekli da nabavu rade usput, i to dvoje ili troje zaposlenika. No nakon snimke stanja utvrdili smo da se nabavom bave skoro pa svi, nema jasne kontrole i slijeda u naručivanju. To je rezultiralo kašnjenjem u dobavi, nemogućnosti isporuke kupcu u traženom roku, s druge strane u pojedinim slučajevima velikim zalihama, pa pojavom nekurentnih zaliha, povećanim troškovima i sl.

Odlučili smo se za centraliziranu organizaciju nabave

To znači da se sva nabava odvija s jednog mjesta. Definirani su korisnici koji imaju ovlaštenja naručiti što treba za potrebe njihovih odjela, i to na jasan i standardiziran način.

Nabava je dobila jasne upute na koji način postupiti u svakom konkretnom slučaju, što poduzeti, na koji način komunicirati prema dobavljačima i internim korisnicima.

Nakon toga proveli smo edukaciju svih uključenih kako bismo bili sigurni da je opisani proces jasan i razumljiv svima u lancu. Naravno sada slijedi onaj najteži dio, a to je održivost projekta, no vjerujem da prepoznavanjem prednosti nove organizacije, održivost i dosljednost u provođenju koraka u procesu neće biti upitna.

Ukratko, osnovno je definirati korake u procesu nabave, postaviti vrlo jasne odgovornosti i obveze kako nabave, tako i ostalih odjela (prodaja, skladište, proizvodnja, financije…) te propisati što detaljnije aktivnosti koje su primjenjive za konkretnu tvrtku.

Autorica je vlasnica tvrtke Cronata iz Varaždina.

Prijavite se na naš Newsletter

Saznajte novosti iz svijeta poduzetništva.

Hvala! Uspješno ste prijavljeni.