MojDMS sustav je intuitivan i omogućuje lakše praćenje tijeka računa te ubrzavanje protoka dokumenata između različitih odjela, ističu iz tvrtke A-More Yachts.
Mnoge tvrtke u Hrvatskoj prepoznale su problem vlastitih neefikasnih procesa tek kada su, uslijed pandemije, bile prisiljene na dislocirani rad. U to vrijeme porastao je interes za uslugama i softverima koji nude nesmetani protok dokumenata, veći nadzor nad samim poslovanjem i ubrzanje poslovnih procesa. Naravno, postoje i one kompanije koje su zbog izdvojenih poslovnih jedinica prednost takvih rješenja prepoznale i prije nego ih je na to natjerala nužda. Među njima je i tvrtka A-More Yachts, renomirani proizvođač brodova, koja je izazov razmjene i odobravanja dokumenata između poslovnih jedinica u Dugopolju i Zagrebu, što je nekad trajalo i do tri tjedna, riješila uslugom mojDMS.
“Efikasnost nam se kroz mojDMS povećala na nekoliko načina. Sada se svakom trošku dodjeljuju određene oznake koje podrazumijevaju o kakvoj vrsti troška je riječ, tko je osoba odgovorna za odobravanje, likvidaturu ili neko drugo zaduženje unutar unaprijed određenog hodograma. To nam omogućuje brži protok dokumenata i efikasniju suradnju među odjelima”, istaknula je Petra Poštek, voditeljica Odjela financija i računovodstva.
Jasno utvrđeni procesi
Tvrtka koristi dva hodograma i osam licenci za bespapirno poslovanje kroz mojDMS, a sustav im služi za odobravanje ulaznih računa i protok računa između osobe koja je odgovorna za zaprimanje računa, osobe zadužene za likvidaturu, potom onih koji odobravaju trošak po računima te, u konačnici, osoba čije je zaduženje knjiženje i kasnije arhiviranje računa.
“Korisno je, primjerice, što mojDMS omogućava padajući izbornik za odabir mjesta troška te dodatno ručni upis detaljnijih informacija, ako za to ima potrebe. Integracijom sustava mojDMS Odjel financija i računovodstva više ne gubi vrijeme na e-mailove i pozive osobama iz različitih odjela kako bi požurili protok dokumenata i saznali na što se odnosi trošak naveden na računu”, pojašnjava Poštek.
Veći nadzor nad troškovima
Sada informaciju o vrsti troška ili čije se odobrenje čeka, za to ovlaštene osobe unutar sustava mojDMS imaju odmah. Naime, već je hodogramima određeno kojom “rutom” će dokument “putovati” tvrtkom.
“Jedan hodogram odnosi se na proizvodnju, a drugi na sve ostale troškove koji nisu uz nju vezani. Pri prvom koraku, odnosno prilikom unosa računa u mojDMS, pokreće se hodogram. Ako se račun, prema opisu, odnosi na sirovine ili materijal, pokreće se hodogram za proizvodnju u kojem se, uz uobičajene osobe odgovorne za odobravanje računa, dodaje još jedna odgovorna osoba iz odjela proizvodnje”.
U suprotnom, odnosno ako trošak nije vezan uz proizvodnju, već se odnosi na ostale poslovne aktivnosti, dodaje Poštek, pokreće se generalni hodogram koji ne dolazi na uvid odjelu proizvodnje. To je, naglašava, još jedna od prednosti sustava mojDMS jer omogućuje da su u proces uključene isključivo osobe koje trebaju biti pa dokumenti ne lutaju tvrtkom.
Inovativnost i jednostavnost korištenja
Poštek ističe i kako je nakon godinu dana korištenja mojDMS postao nezaobilazan alat u poslovanju njihove tvrtke.
“Svi sudionici su navikli redovito provjeravati jesu li zaprimili novi ulazni račun na odobrenje, a uostalom brže dobiju informaciju o novom trošku pa stignu na vrijeme reagirati ako je nešto potrebno ispraviti. Sustav je intuitivan, omogućuje lakše praćenje tijeka računa i ubrzavanje protoka dokumenata između različitih odjela, što je svakako jedan od prvih koraka prema digitalizaciji poslovanja poduzeć”, zaključila je Petra Poštek, voditeljica Odjela financija i računovodstva tvrtke A-More Yachts.
