15 korisnih savjeta za organizaciju uspješne virtualne konferencije

Kad organizirate virtualne sastanke ili konferencije, osnovno pravilo je: Ne paničarite!

virtualna-konferencija

Virtualne konferencije i webinari postoje od kraja 1990-ih. Iako je tehnologija otad znatno napredovala, videokonferencije su ipak ostale samo kao rezerva. Prednost su imali sastanci uživo koji fizički okupljaju sudionike u istoj prostoriji i tako omogućuju pravu ljudsku interakciju. Iako se ovo “novo normalno” može nekom učiniti čudnim, ipak su razni alati za virtualnu komunikaciju ono na što se svi moramo naviknuti u aktualnoj situaciji socijalne distance.

Uzimajući u obzir karantenu u kojoj se nalazi velik dio svjetske populacije, organizatori konferencija i evenata suočavaju se s novom i izazovnom stvarnošću. Budući da su zabranjena okupljanja na kakva smo dosad navikli, preostaje im ovih nekoliko izbora: otkazati sve, odgoditi evente ili krenuti u novu virtualnu pustolovinu.

Kao osnivač Shift konferencije, autor ovog teksta Ivan Burazin nosi se s ovakvim izazovima iz prve ruke. Tim tvrtke Shift već devet godina stvara tehno-događanja, uključujući 13 konferencija s više od 10.000 polaznika. S obzirom na to da su svi događaji uživo zasad znatno reducirani, ove su se godine suočili s velikim problemom i trebali su novo rješenje situacije. Nakon dva mjeseca rada našli su način stvaranja visokokvalitetnog virtualnog iskustva za svoju publiku, koje dijele sa svima nama. Prvi put dosad održali su 21. travnja 2020. virtualnu konferenciju Shift AI 2020 Virtual, što se pokazalo kao izniman uspjeh. Na tom prvom virtualnom okupljanju sudjelovalo je više od 2000 ljudi.

Dok su se pripremali za virtualnu konferenciju, proučavali su zašto neki virtualni događaji izgledaju profesionalnije od drugih. Osim očitih tehničkih elemenata (uključujući animacije, softver i slično), brzo su povezali elemente za uspjeh, a sve se svodi na kvalitetu i angažman govornika – potpuno isto kao i za događaj uživo.

Kako da privučete i zadržite sudionike na njihovim virtualnim sjedalima? Kroz vrhunski sadržaj i način na koji se isti prezentira!

Kako bi demokratizirali svoje iskustvo i educirali virtualne govornike, odlučili su popisati i podijeliti skup pravila o tome što treba raditi, kao i ono što ne treba raditi – svojevrsni priručnik s uputama za govornike Shift AI (ili bilo koje slične konferencije). S obzirom na današnje tržište konferencija koje se razvija, podijelili su svima svoja otkrića.

15 pravila koja pomažu govornicima da organiziraju uspješan virtualni događaj

1. Namjestite kadar

Da biste osigurali profesionalni izgled tijekom svoje virtualne konferencije, morate koristiti pravilo kadriranja. Provjerite je li vaša web kamera u razini očiju. Ako snimate iz preniskog kuta, govornici će vam imati dvostruku bradu. Ako vam je kamera previsoko, činit će se da su vam govornici na koljenima u molitvi. Ako koristite integriranu kameru prijenosnog računala, može biti teško ispraviti kut. U tom slučaju, pokušajte je složiti na neke knjige i kutije kako biste postigli idealan kut. Ako kut i dalje nije savršen, to je prihvatljivo – ali obavezno se postavite u središte okvira.

shift-konferencije-1
Primjer 1. Kako pravilno postaviti kadar

Ako odijelite svoj okvir na trećine horizontalnim linijama, oči bi trebale biti oko sjecišta gornje i srednje trećine (kao na slici). Ako vam ovakav kadar odsječe kosu ili glavu, odmaknite kameru malo dalje. Važno je da vam je cijela glava vidljiva u okviru.

2. Smanjite površine

Također je važno smanjiti broj površina (zidova, poda ili stropa) u svom okviru. U idealnom slučaju trebali biste imati samo jedan zid iza sebe. Pogledajte sliku 2. Na lijevoj slici okvir hvata dva zida i pod, zbog čega stvari izgledaju zbijeno i nefokusirano. Na desnoj slici samo je jedna površina u okviru (zid iza govornika), što daje osjećaj simetrije. Uz to, fokus se stavlja samo na govornika (Vas).

shift2-konferencije
Primjer 2. Šarena pozadina (dva zida, pod, vješalica, gitara) vs jedna pozadina

Drugim riječima, uvijek želite da vaša pozadina bude samo jedna površina.

3. Odaberite jednostavnu pozadinu

Bez obzira na vašu kućnu dekoraciju, poželjet ćete što manje toga u okviru. Zašto? Jer bi to moglo odvratiti pozornost s Vas kao govornika na Vašu zidnu umjetnost i namještaj, što nije dobro. U pravilu vam predlažemo da se postavite ispred jednobojnog zida. Ako je moguće, zid bi trebao biti bijele ili neke druge svjetlije boje.

shift3-konferencije
Primjer 3. Snimajte se ispred što jednostavnije pozadine

4. Poravnajte zaslon

Ako ne možete pronaći jednobojnu pozadinu, to je u redu. Ne biste trebali tražiti od govornika da preuređuje prostor – to bi bilo malo previše. Međutim, pokušajte minimizirati broj stvari koje se nalaze u vašoj pozadini, riješite se svih asimetrija i pokušajte poravnati rubove zaslona s pozadinom. Provjerite jesu li vodoravni predmeti u vašoj sobi usklađeni s vodoravnim obrubom snimljena zaslona, ​​a okomiti zidovi (ili stvari) u skladu sa snimkom okomitog zaslona.

shift4-konferencije
Primjer 4. Pazite na usklađenost rubova zaslona s rubovima pozadine (zidova i stvari)

Kao što možete vidjeti na slici, poravnanje nije izvedeno onako kako bi trebalo. Crvena linija treba biti paralelna s vodoravnim rubom okvira / kamere (zelena linija).

5. Neka bude svjetlo!

Ovo je jedan od najvažnijih koraka koje morate poduzeti. Važnost rasvjete ne može se precijeniti. Obvezno podcrtajte ovaj odjeljak, isprintajte ga. Kad snimate kamerom, potrebno vam je što više svjetla u sobi. Kvaliteta videozapisa brzo opada kada snimate u slabo osvijetljenoj sobi.

Ako u sobi nema dovoljno svjetla, kamera to mora nadoknaditi smanjenjem brzine zatvarača (i povratnim kadrovima u sekundi ili FPS) i povećanjem ISO. U digitalnoj fotografiji ISO mjeri osjetljivost senzora slike; što je manji broj – to bolje!

Kad se to dogodi, dobivate videozapis koji je zamagljen (kada pokušate mahati rukama, tragovi mrlje ostaju tamo gdje su vam bile ruke), mutni (sloj sličan onome na starim televizorima kad je kanal prazan) i primjetno isprekidan. Većina videozapisa koje gledate reproducira se pri 30 sličica u sekundi (FPS), dok vaša web kamera može pasti ispod 20 FPS-a kad snimate u slabo osvijetljenim prostorima. Razliku pogledajte na sljedećoj slici.

shift5-konferencije
Primjer 5. Kako položaj svjetlosti utječe na Vašu snimku

Kako ublažiti ovaj problem? Maksimalno povećajte svjetlost u svojoj sobi! Otvorite rolete i zavjese, pustite da sunce zasja i upalite sva svjetla u sobi. Uperite što više svjetla prema sebi. Dakle, ako imate dodatne noćne svjetiljke ili podne svjetiljke, stavite ih u sobu (pripazite samo na sjene) i igrajte se svjetlima dok ne utvrdite kako treba.

Ali kad jednom pustite svjetlo u prostor, slijedi još jedan izazov. Sunce ili svjetlost ne smiju izravno udarati u vašu kameru. Ovdje postoje dvije stvari koje mogu poći po zlu: prvo, kamera se usredotočuje na vas i nije u mogućnosti postići dobar kontrast zbog količine svjetlosti koja dopire iza vas. (Pogledajte sliku ispod!) Drugo, kamera se fokusira na svjetlost koja dolazi izvana, a ona automatski zatamnjuje vas i vašu sobu.

shift6-konferencije
Primjer 6. Kako svjetlost iza vas utječe na vaš odraz na ekranu

Ono što želite učiniti je sjesti preko puta prozora i pomaknuti sve izvore svjetlosti dalje od okvira. Ako možete, pokušajte izvore svjetlosti usmjeriti prema sebi (kao na slici).

shift7-konferencije
Primjer 7. Idealan setup,
prirodno svjetlo ispred vas, dvije lampe sa svake strane i podignuta kamera

6. Sakrijte svoj stolac i ostale naslone

Toplo se preporučuje da ne sjedite u stolcu s visokim naslonom koji je vidljiv na kameri. Uostalom, ne želite da se vaša publika fokusira na išta osim na govornika, tj. Vas. Stolci mogu uništiti sastav okvira. Kao moguće rješenje, možete i stajati na nogama tijekom izlaganja.

shift8-konferencije
Primjer 8. Ako skrijete sve naslone iza sebe, fokus je na vama

7. Pogledajte kameru

Virtualne konferencije trebale bi simulirati Vas kao govornika koji razgovara izravno sa svakim gledateljem/sudionikom. Najbolji način da se to postigne jest gledanje izravno u kameru, a ne u ekran. To onima koji vas gledaju daje osjećaj da uspostavljate kontakt očima upravo s njima.

Znamo da bi moglo biti neugodno gledati kameru dok razgovarate, ali to će vam neizmjerno pomoći u pripovijedanju. Također, to će stvoriti snažniji osjećaj suradnje s publikom jer će tako imati osjećaj da im direktno govorite. Ovo je vrlo važna značajka za uspješnu virtualnu konferenciju. Kontakt očima, čak i virtualno, ono je što vas povezuje s vašom publikom.

8. Iskopčajte slušalice

Ako sudjelujete na nekim online konferencijama i događajima koji se sve češće organiziraju u posljednje vrijeme, vjerojatno ste primijetili da neki ljudi koriste slušalice. Vjerujemo da slušalice izgledaju neprirodno i neprofesionalno za poslovne događaje ili konferencije, čak i ako su virtualne. Ovih je dana većina prijenosnih računala opremljena visokokvalitetnim mikrofonima i softverom koji uspješno blokira većinu pozadinske buke. Dakle, ako želite izgledati profesionalno, maknite slušalice.

9. Odjenite se za uspjeh

S obzirom na to da će na virtualnom događaju prisustvovati puno ljudi raznih stilova, vjerujemo da je pravi stil oblačenja za ovu prigodu upravo business casual. Nadalje, toplo preporučujemo nošenje jednobojne odjeće jer će ona bolje izgledati na kameri. Prugice i slični uzorci često mogu biti ometajući. Uz to, vjerojatno biste se trebali suzdržati od odjeće koja uključuje logotipe i/ili druge slike jer vjerujemo da one također odvlače fokus publike s vaše prezentacije.

10. Prilagodite prezentaciju

Govor koji dobro funkcionira u prostoru uživo možda se ne može dobro uklopiti u virtualni svijet. To možda isprva ne shvaćate, ali velike geste i drugi vizualni znakovi, koje (ponekad nesvjesno) koristite tijekom govora uživo, neće dobro izgledati u virtualnom događaju. Iz tog razloga trebali biste prilagoditi prezentaciju za online publiku – pokušati prenijeti sve ključne poruke preko slajdova, s pomoću slike i teksta umjesto gestikulacije. Ovo može pomoći u boljem prijenosu informacija ili osjećaja koji se inače ne mogu učinkovito komunicirati putem digitalnog medija.

11. Ostanite u kadru

Nakon što ste stigli do ove točke, pobrinite se da pohvatate granice okvira svoje kamere. Pogledajte koliko se možete pomaknuti udesno i ulijevo bez izlaska iz kadra, kao i koliko se možete približiti kameri. Nakon što započnete s prezentacijom, vrlo je moguće da slučajno izletite iz kadra jer se nećete vidjeti na ekranu. Zato je važno te dijelove prethodno uvježbati.

12. Postignite simetriju s drugim govornicima

shift9-konferencije
Primjer 9. Pokazuje kako to izgleda kad su svi govornici dobro postavljeni u ekran

Primjer kako to izgleda kada su svi govornici u sličnom položaju. Tijekom virtualne konferencije, posebno kad je na ekranu više osoba, važno je da su svi govornici u istom položaju ili bar u što je moguće sličnijem. To pomaže stvoriti simetriju, a simetrija je ono što naš um definira kao lijepo (ili u ovom slučaju profesionalno/visokokvalitetno).

Ovo ne bi trebao biti problem ako ste slijedili prvi korak namještanja kadra. Taj je korak najvažniji za cjelokupni dojam i osjećaj intervjua.

13. Optimizirajte svoj tempo tijekom izlaganja

Povezivanje publike i govornika mnogo je teže preko videokonferencije nego uživo. Ali postoji nekoliko stvari koje možete učiniti da pojačate sinergiju. Prvo (kako je spomenuto u 7. koraku), važno je gledati izravno u kameru kada govorite i slušate. Drugo, i ovo je ključno – usporite tempo razgovora. Jednom kad nešto kažete, napravite stanku kako bi drugi govornik imao vremena za odgovor.

Također, kada netko drugi govori, budite sigurni da ste pokazali da slušate tako da svako toliko kimnete glavom. To će pokazati ne samo da slušate, već i da se kamere govornika nisu zamrznule. Provjerite jesu li ove geste prirodne.

14. Pripremite se za ugodne panele

Može biti izazovno održati uspješne panele putem videokonferencije ili barem na način koji će biti ugodan publici. Paneli su najzanimljiviji kada panelisti raspravljaju i komuniciraju jedni s drugima, ali taj format može biti težak na virtualnoj konferenciji.

Zbog ograničenja virtualnog panela, moderator mora pružiti priliku svakom govorniku da govori i važno je da postoje stroge smjernice o neprekidanju drugoga govornika. Virtualni panel trebao bi izgledati ovako: moderator pa panelist, ponovno moderator, pa onda sljedeći panelist itd. Panele radite na vlastiti rizik, uz puno opreza, te predlažemo da ih ranije isprobate kako bi se smanjila mogućnost pogreške.

15. Uklonite sve što Vam skreće pažnju i usredotočite se na jedno!

Kad razgovarate s osobom, vjerojatno odložite telefon i isključite sve obavijesti na svom prijenosnom računalu. U tom se trenutku usredotočite samo na jedno: predstavljanje publici. Isto vrijedi i za virtualni razgovor. Odložite telefon! Isključite alarme, budite sigurni da vaš pas ne laje i da vaša djeca neće ulaziti tijekom prezentacije. Dok govorite, trebali biste komunicirati samo sa svojom publikom. Održavanje uspješne i zanimljive videokonferencije može se činiti gotovo nemogućom misijom, no to ne mora tako biti. Ako slijedite ovih 15 jednostavnih koraka, vaša će publika izvući puno više iz vaše prezentacije, a cijeli će događaj postići rezultat kakav očekujete.