Ukinite sastanke i u 2022. godini postanite produktivniji

Koliko ste puta sudjelovali na sastancima na kojima ste se dosađivali? Koliko ste puta bili na sastancima nakon kojih niste znali zašto ste se uopće sastali?

Većina sastanaka traje dulje nego što je to potrebno. I većina sastanaka je potpuno nepotrebna.

Zapravo, svi sastanci koji traju dulje od 15 minuta – čisti su gubitak vremena. Ima iznimaka gdje je potrebno 30 minuta da se prezentira rješenje, no 90% svih sastanaka zapravo umjesto sat-dva-tri može trajati 15 minuta a da se ne izgubi ni jedna bitna činjenica koja je u fokusu sastanka.

Ionako prvih 20 minuta svi razgovaraju o vremenu, prometu i kakvu će kavu piti na sastanku. Zatim slijedi uvod od 10 minuta. Dakle, pola sata je potrošeno na neproduktivne gluposti. 

“Ali to je stvaranje odnosa, Barbara”, već vas čujem. Pogotovo ako je sastanak u restoranu oko janjetine. Po novom se ide i na sushi, kako čujem. Vi baš ne znate uživati u hrani, ha?

Sastanci su skup trošak.

Korporacije troše enormno mnogo vremena na sastanke. Nepotrebne sastanke.

Nađe se petero ljudi iz nekog odjela s troje ljudi iz neke agencije i onda oni tri sata diskutiraju o problemu, da bi se sve završilo na tome da se opet mailaju i sastanu idući tjedan s rješenjem. Pritom oni koji dolaze na sastanak potroše još sat vremena u prometu za doći i otići.

Dakle, osmero ljudi izgubilo je 3-4 sata vremena da bi razgovarali o nečem što je realno mogao biti mail na koji bi jedna ili dvije osobe potrošile pola sata. Ovisno o satnici i broju ljudi prisutnih na sastanku, taj sastanak košta od 1000 pa do 6000 kuna.

Sastanci su izmišljotina da se izgubi vrijeme, da se pretvaramo kako smo prezaposleni, a samim time i važni. 

Sastanci su toliko gubljenje vremena da postoje memeovi i proizvodi “This meeting could have been an email” (Ovaj sastanak je mogao biti email).

Velik broj ljudi u nekom pogledu pozitivno gleda na koronavirus – u smislu da ih je spasio od silnog sastančenja.

Želite li biti produktivni ili aktivni?

Razmislite prije negoli sazovete idući sastanak ako želite biti produktivni ili aktivni.

Nekima sastanci služe da izgube vrijeme, tj da ga popune. Jer nešto trebaju raditi od 9 do 5, pa hajdemo se praviti zaposleniji nego što jesmo.

Nekima sastanci služe da jeftino dobiju tuđe savjete. “Platim ti kavu ili ručak za nešto sto bi me inače koštalo 500 kuna.”

Sastanci na kojima se jede i razgovara o problemu potpuno su beskorisni. To su sastanci samo da pokažete da nešto radite. Nisu produktivni.

Problemi se mogu iznijeti mailom, napismeno, tako da bude strukturirano i jasno predočen problem oko kojeg oni uključeni u mail mogu samostalno razmisliti i pronaći rješenje.

Sastanak je potreban da bi se razgovaralo o rješenju, a i tad treba biti kratak. Jer ako rješenje ne možeš objasniti u 15 minuta, džabe ti sve što si radio. Još 15 minuta za diskusiju bi trebalo biti sasvim dovoljno. To su produktivni sastanci.

Ukinimo sastanke koji traju dulje od 30 minuta!

Kako održati takav sastanak?

1. Mailom neka svaka strana iznese problem i neka to bude strukturirano. Razmijenite pitanja kako bi se druga strana mogla fokusirati na rješenje.
2. Zakažite sastanak online. Ili zakažite sastanak uživo na 30 minuta ako imate neki fizički predmet koji trebate opipati. Za sve drugo online sastanci su sasvim dovoljni.
3. Na početku sastanka jasno recite: “Imamo samo 30 minuta pa prijeđimo odmah na stvar.”
4. Izbjegnite pitanja Kako ste? jer vas ona mogu odvući u nepotrebnu spiralu small talka ili iznošenja gro problema s kojima tema sastanka baš nema puno veze.
5. Ako netko krene izlagati o povijesti svoje tvrtke ili povijesti problematike, prekinite ga.
6. Ako krene izlagati o problemu, prekinite ga. O problemu ste komunicirali mailovima, čemu sad ponavljanje.
7. Recite svim sudionicima da budu konkretni i bez previše okolišanja. Neka svi prisutni jasno i direktno kažu što misle. Bez uvijanja, digresija i suvišnih pitanja.
8. Nakon 20 minuta recite kako je vrijeme za finaliziranje jer imate još samo 10 minuta.
9. Nemojte tražiti da se sve zapisano pošalje mailom, samo 3 konkretne crtice. Ne želite previše vremena ni trošiti na čitanje o onome o čemu ste upravo razgovarali 30 minuta.
10. Dignite se kad istekne vrijeme, pozovite tajnicu da dođe po vas, izmislite da nekamo dalje idete, samo nemojte više sjediti i razglabati o koječemu.