Završni kvartal poslovne godine razdoblje je u kojem se najčešće obavljaju inventure. Cilj inventure je utvrditi i uskladiti stvarno stanje sa stanjem u poslovnim knjigama tvrtke.
Što je sve predmet inventure?
Popisuje se sve čime tvrtka raspolaže, odnosna sva imovina i obveze. Pod pojmom imovine podrazumijevamo svu materijalnu imovinu kao što su zalihe sirovina, materijala, gotovih proizvoda, nedovršene proizvodnje, rezervnih dijelova i sl., zatim osnovna sredstva i sitni inventar. U imovinu se još ubrajaju i nenaplaćena potraživanja od kupaca, dani krediti i pozajmice, depoziti, vrijednosni papiri, kao i novac na računima tvrtke i blagajni. Popis obveza koje tvrtka ima uključuju neplaćene obveze prema dobavljačima, primljeni krediti, neisplaćene plaće, davanja državi i sl. Svaka tvrtka želi znati točan „sadržaj“ svoje imovine i obveza, stoga je provođenje inventure jedan od osnovnih zadataka i minimuma koji poduzetnik poduzima kako bi zaštitio svoju imovinu i kapital, ali postoji i zakonska obveza koja nalaže provođenje inventure.
“Opet inventura“
Bez obzira na savjesnost tvrtke kao i zakonsku regulativu, pomisao na inventuru mnogima stvara nervozu i hrpu upitnika – opet inventura, što će „ispasti“ ove godine, koliko ćemo dugo opet popisivati, hoće li popis biti točan i sl.
Zašto se u provođenju inventure javljaju greške?
Posao popisa obavljaju ljudi i bez obzira na jasnu proceduru i kontrolu, greške su moguće i one se događaju. Mogu biti posljedica neznanja, nedovoljne pripreme, umora i loše koncentracije, automatizma u postupcima i sl. Na greške utječe i okolina: nekvalitetna priprema robe u skladištu, loša rasvjeta koja otežava čitanje dokumenata, buka i temperaturni režimi – sve su to faktori koji mogu utjecati na točnost i ažurnost provođenja popisa.
Kako ih spriječiti
Dobra i kvalitetna priprema olakšava i ubrzava sam proces provođenja inventure. To podrazumijeva definiranje timova za inventuru, utvrđivanje plana provođenja inventure te pripremu inventurne liste.
Provođenje inventure
Preporuka je da u timovima za provođenje inventure ne budu osobe koje su odgovorne za stanje zaliha (skladištari), no svakako bilo bi dobro da su prisutne kod popisa jer olakšavaju lociranje zaliha i sl.
Priprema za inventuru počinje već u siječnju kada je potrebno definirati sustav koji će omogućiti što manje grešaka u vođenju imovine te olakšati proces inventure krajem poslovne godine.
Utvrđivanje razlika
Nakon provođenja popisa definiraju se viškovi i manjkovi koje je potrebno analizirati. Ako se pojave viškovi i manjkovi, često postoji dilema da inventura nije dobro provedena, što nije točno, iako bi tendencija treba biti što manje razlike.
Kako bi popis bio što točniji, predlažem sljedeće:
- Pojačati kontrolu prilikom provođenja inventure.
- Uvesti rotaciju djelatnika koji provode popis, uključiti djelatnike iz prodaje, marketinga, IT, nabave i sl.
- Provoditi povremene/kontrolne inventure na uzorku i sl., definirati kriterije i plan provođenja sporadičnih inventura u cilju bolje točnosti i ažurnosti u upravljanju zalihama.
- Osigurati što kvalitetnije uvjete te smanjiti utjecaj ako je to moguće.
Ako trebate stručnu pomoć, slobodno nam se javite na www.inventure.com.hr.
