Mnogo vlasnika i odgovornih osoba poslovnih subjekata završava na sudovima, upravnim tijelima i nadzorima zbog problema s poštovanjem zakona, i to ne zato što su bili neodgovorni, već zato što uopće nisu bili svjesni svojih zakonskih dužnosti. Piše Petar Petrić, odvjetnik, Petrić & Kajić odvjetničko društvo
Zašto je tako teško odgovoriti na često postavljeno pitanje je li vaš poslovni subjekt zakonski i regulatorno usklađen s pravnim propisima države u kojoj poslujete?
Odgovor bi glasio da postoji toliko puno zakona i pravnih akata, regulatornih propisa i propisanih procedura koji reguliraju različita područja poslovanja nekog poslovnog subjekta, da je izuzetno teško poduzetnicima biti siguran što se točno odnosi na njih i jesu li u potpunosti uskladili svoje poslovanje s pravnim propisima.
Uvođenjem kontinuirane provjere usklađenosti poslovanja s pravnim propisima u proces poslovanja poduzetnika, svojevrsnog pravnog kontrolinga, postiže se sigurnost menadžera, odgovornih osoba i vlasnika u usklađenost poslovanja s pravnim propisima te im omogućava da se usmjere isključivo na svoj posao i postizanje rezultata.
Postoji niz važnih zakona kojih će se svaki vlasnik poslovnog subjekta danas morati pridržavati kako bi se mogao nazvati “zakonski i regulatorno usklađenim”.
Navedena potreba ne ograničava se na velike kompanije, već i početnici, startupi, mikro, mala i srednja poduzeća više nego ikad moraju uzeti u obzir svoju zakonsku usklađenost.
Što je usklađenost?
Pravna i regulatorna usklađenost može se definirati kao proces kojim organizacija osigurava poštovanje zakona, propisa, politika i kodeksa.
Sukladnost mora postati dio cjelokupne poslovne strategije poslovanja svake organizacije. Usklađenost treba biti nepromjenjiva praksa koja se provodi u cijeloj organizaciji i provode je svi u organizaciji.
Učinkovit program pravne usklađenosti zahtijeva:
• identifikaciju relevantnih zakona i propisa primjenjivih na unutarnju i vanjsku organizaciju;
• utvrđivanje različitih rizika koji se mogu materijalizirati ako se ovi zakoni ne slijede ili ne poštuju;
• procjenu i analizu kako ti rizici mogu utjecati na poslovanje;
• procjenu i određivanje potrebnih i/ili preporučenih radnji i kontrolu koje je potrebno provesti kako bi se ti rizici uklonili ili smanjili;
• identifikaciju odjela, poslovnih jedinica i podružnica te odgovornih radnika unutar organizacije koji se moraju pridržavati utvrđenih zakona;
• pripremu sažetaka primjenjivih zakona koji omogućuju razumijevanje ciljeva, učinaka i potrebnih radnji;
• pripremu procjena rizika usklađenosti i registara rizika;
• davanje radnicima da pristupe svim zakonima i propisima, uključujući sažetke i popise za provjeru koji mogu biti primjenjivi na bilo koju organizaciju;
• pripremu generičkih matrica usklađenosti, upitnika za samoprocjenu i kontrolnih lista dubinske analize;
• pripremu i provedbu preporučenih politika i postupaka, pravnih registara i alata za usklađenost;
• reviziju razina usklađenosti i upravljanje područjima u kojima je primijećena neusklađenost.
Zakonska usklađenost je proces kojim se poslovni subjekt pridržava složenih pravila, politika i procesa koji reguliraju poslovnu praksu u određenoj jurisdikciji.
U postupku procjene zakonske usklađenosti, potrebno je istražiti:
• zaštitu podataka
• kibernetičku sigurnost
• zdravlje i sigurnost
• odgovornosti prema okolišu
• financijske i računovodstvene zahtjeve
• propise o zapošljavanju
• porezno pravo
• propise o oglašavanju
• korporativna pravila
Usklađenost
Kad je riječ o poslovanju i korporativnom upravljanju, usklađenost se odnosi na to da tvrtka poštuje sve pravne zakone i propise u pogledu načina na koji upravlja poslovanjem, svojim osobljem i odnosom prema potrošačima. Koncept usklađenosti je osigurati da se korporacije ponašaju odgovorno.
Vrste usklađenosti:
1. Interna usklađenost osigurava poštovanje pravila, propisa i najboljih praksi definiranih internim politikama.
2. Vanjska usklađenost koja je praksa poštovanja zakona, smjernica i propisa koje nameću vanjske industrije i organizacije.
Tko može biti vanjski službenik za usklađenost?
Trgovačka društva dužna su poduzeti odgovarajuće organizacijske i nadzorne mjere za sprječavanje kršenja zakona unutar društva. Ne samo velike korporacije, već i male i srednje tvrtke prepoznale su da moraju prihvatiti složena i osjetljiva pitanja usklađenosti.
Odvjetnik kao stručnjak za usklađenost ili drugi profesionalac s potrebnim stručnim znanjima mogao bi vam pomoći kao vanjski službenik za usklađenost. Sukladno tome, on može staviti vaš poslovni subjekt u poziciju da stvori najbolje moguće uvjete za pravnu usklađenost vaše organizacije.
Kako bi se utvrdila konkretna potreba za uvođenjem sustava usklađenosti, odvjetnici, odnosno odvjetnička društva, provode analizu rizika/sigurnosnu reviziju.
Usklađenost mora podržavati i živjeti cijela kompanija, čak i u slučaju da to radi vanjski službenik za usklađenost. To posebno vrijedi ako uzmemo u obzir činjenicu da ukupna odgovornost za usklađenost uvijek ostaje na menadžmentu tvrtke i da je tema usklađenosti postala sastavni dio svakodnevnog poslovanja zbog stalno rastućih regulatornih zahtjeva.
Kao jedan od najnovijih regulatornih okvira koje kompanije, ali i mala i srednja poduzeća koja kotiraju na burzi, moraju poštovati i slijediti jest i ESG.
Sigurnost usklađenosti poslovanja s pravnim propisima predstavlja preduvjet za uspješno poslovanje poduzetnika.
ESG (Environmental, Social, and Governance)
Odnosi se na skup kriterija koje trgovačka društva koriste za procjenu svog učinka u smislu održivosti, etičkih praksi i društveno odgovornog poslovanja trgovačkog društva.
ESG je privukao značajnu pažnju posljednjih godina jer su ulagači postali zabrinutiji zbog utjecaja koji tvrtke imaju na okoliš i društvo.
Europska unija uspostavila je regulatorni okvir za ESG izvještavanje.
Direktiva o korporativnom izvještavanju o održivosti (The Corporate Sustainability Reporting Directive, CSRD) prihvaćena je 10. studenoga 2022. i predstavlja regulativu EU-a koja zahtijeva od svih velikih trgovačkih društava da redovito i transparentno objavljuju informacije o učincima svojih aktivnosti na okoliš i društvo te o rizicima održivosti kojima mogu biti izložene.
Oko 50.000 poduzeća bit će obuhvaćeno novom regulativom.
CSRD uvodi važne promjene, a jedna od njih je da će obveznici svoje izvještaje morati sastavljati prema europskim standardima za izvještavanje o održivosti (ESRS).
Prva izvješća o održivosti, sastavljena prema ESRS standardima, bit će objavljena u 2025. za financijsku godinu 2024.
Prvi će po europskim standardima izvještavati dosadašnji obveznici Direktive o nefinancijskom izvješćivanju, odnosno poduzeća od javnog interesa s više od 500 zaposlenih.
Godinu nakon, obveza na snagu stupa za sva velika poduzeća, a od 2028. o održivosti će izvještavati i sva mala i srednja poduzeća prisutna na burzi.
