Nabava, koja ima jednu od ključnih uloga u lancu dobave, itekako je važna u praćenju sljedivosti kako bi osigurala efikasnost, ali i transparentnost ulaznih sirovina i materijala.
Nabava se kao proces često nalazi u škripcu s vremenom zbog:
- lošeg planiranja
- neadekvatne komunikacije između nabave i internih korisnika
- neažurnih podataka o stanju zaliha
- logističkih izazova
- kašnjenja dobavljača.
Svaki od ovih slučajeva je izazov kako za samu nabavu tako i za kompletan proces dobave i kontinuiteta poslovanja. Razlozi zbog kojih se ovakvi slučajevi javljaju ne ovise samo o nabavi, već i o ostalim sudionicima u nabavi – internim korisnicima, dobavljačima, logističkim smetnjama u okruženju i sl. Osiguranje sljedivosti u procesu nabave jedan je od provjerenih načina koji će nabavu učiniti efikasnijom.
Što je sljedivost?
Sljedivost (eng. Traceability) je pojam koji označava sustav praćenja i identifikacije koraka u određenim procesima. Sljedivost sve više dobiva na značaju, posebice u proizvodnji hrane kako bi se utvrdilo porijeklo sirovina i komponenti koje se koriste u procesu proizvodnje. Možemo reći da je sljedivost mogućnost praćenja nekog proizvoda kroz određene faze proizvodnje, prerade i distribucije, odnosno kroz cijeli lanac opskrbe. Ovaj sustav usko je povezan sa sve većim interesom potrošača za porijeklo sirovina, kao i zakonsku regulativu kojom se osiguravaju kvaliteta i sigurnost. Nabava, koja ima jednu od ključnih uloga u lancu dobave, itekako je važna u praćenju sljedivosti kako bi osigurala efikasnost, ali i transparentnost ulaznih sirovina i materijala.
6 koraka kojima osiguravamo sljedivost u procesu nabave
Iako nabava nije samostalna funkcija, već suportivna ostalim dijelovima u poduzeću, od iznimne je važnosti praćenje svih faza u procesu. Daleko je lakše ako tu povezanost prate ERP ili neko drugo informatičko rješenje, no u praksi nailazim na klijente koji unatoč odličnoj informatičkoj podršci ipak nemaju jasnu sljedivost. Krenimo redom.
- Potreba za nabavom izražava se zahtjevom internog korisnika ili na temelju stanja zaliha – ako postoji, ovdje je važno unijeti šifru robe/usluge koja se naručuje, zatim podatke o internom korisniku, broj dokumenta na temelju kojeg se naručuje te eventualan broj ponude ako ista postoji.
- Sljedeći korak je slanje upita dobavljaču – obavezno staviti vezu s dokumentom internog zahtjeva, podatke o robi/usluzi, šifru i sl.
- Ako naručujemo od provjerenog dobavljača gdje postoje ugovor ili aktualna ponuda – šaljemo narudžbenicu. Ona obavezno mora imati svoj broj, a svakako i vezu s internim dokumentom, brojem ponude ili ugovora od dobavljača.
- U procesu naručivanja uvijek je dobro zatražiti i potvrdu narudžbe dobavljača. Ovdje je bitno da na potvrdi narudžbe dobavljač navede broj naše narudžbenice, a po mogućnosti i ponudu na koju se narudžbenica odnosi.
- Sljedeći korak je isporuka robe u naše skladište. Isporuku prati dostavnica, a ono što je ključno tražiti od dobavljača jest da na njoj obavezno navede broj naše narudžbenice ili ugovora.
- Zadnja faza je slanje računa dobavljača. Obavezno je navesti broj naše narudžbenice ili ugovora, što će olakšati likvidaciju računa.
Ovo su osnovni koraci koji nam olakšavaju praćenje u procesu nabave te efikasnost u svim fazama. Svaki od navedenih koraka može sadržavati još neke parametre, no ovdje sam navela minimalne koji su nužni kako biste osigurali sljedivost u svom procesu nabave.
