Na početku svake edukacije ili konzultantskog projekta uvijek želim jasno definirati očekivanja polaznika, odnosno klijenta, kako bismo na kraju bili sigurni da smo dobili odgovore na sva pitanja i realizirali zacrtane ciljeve. Nataša Cikač, konzultantica za nabavu i lanac opskrbe, Cronata d.o.o. – Varaždin
Prilikom jedne od nedavnih in house edukacija, jedan od polaznika postavio je kao svoje očekivanje sljedeće pitanje: “Volio bih dobiti odgovor gdje stvarno počinje nabava?” Iako na prvu možda izgleda da znamo odgovor, praksa mi je pokazala da ipak nije tako. No hajmo redom.
Svako poduzeće je specifično i sukladno tomu ima svoje zakonitosti, organizacijsku strukturu i samim time definirane obveze i odgovornosti. Nabava kao jedan od ključnih parametara u poslovanju, usko vezana s troškovima, mora biti u centru promatranja svakog vlasnika i uprave. No bez obzira na specifičnosti industrije u kojoj poduzeće djeluje, sustav ipak mora dati odgovore na sljedeća pitanja: tko naručuje, kad i što te na koji način.
Kako se u poduzeću pokreće određena nabava?
Postoji nekoliko načina: interni korisnici definiraju potrebu za određenim proizvodom/uslugom i/ili sustav generira potrebu na temelju unaprijed definiranog plana proizvodnje/prodaje i stanja zaliha. Postoji i način gdje interni korisnici naruče sami kod dobavljača, no to je nešto što odjeli nabave najmanje vole i pravilo je takve situacije iskorijeniti u poduzeću.
Bez obzira na način, važno je uspostaviti sustav kontrole, što i koliko naručiti, jer se upravo u ovom trenutku generira potencijalni trošak.
Pojedina poduzeća ovakve situacije rješavaju budžetima. Naime, interni korisnici imaju određeni budžet koji mogu potrošiti na svoje narudžbe. Zatim se definiraju ovlaštenja, tko može odobriti određenu narudžbu i u kojem iznosu. Ovo je vrlo važan segment jer u praksi nailazim na slučajeve da se naknadno provjeravaju određeni troškovi i propitkuje nabavu zašto je nešto naručeno, a s druge strane ima li nabava obvezu i mogućnost da određenu narudžbu ne procesuira. Sve opcije su moguće, no ono što je bitno jest da budu jasno unaprijed definirane i da budu komunicirane prema svima.
• Sljedeći bitan parametar je kako interni korisnici naručuju?
U vrijeme digitalizacije većina poduzeća ima uspostavljen sustav kreiranja internih zahtjeva i kroz određene razine odobravanja, prosljeđivanje u odjel nabave. No još uvijek nailazim na situacije gdje se potrebe za nabavom komuniciraju telefonom ili osobno. Takve situacije treba ukinuti te klijentima uvijek predlažem da, neovisno od informatičke podrške, potreba za nabavom treba biti definirana pismeno ako nema bolje varijante, onda na obrascu s potpisima, datumom i jasno navedenim proizvodom ili uslugom koja se naručuje.
• Jedan od ključnih parametara je u kojem se trenutku nešto naručuje
Ako nabava nema dovoljno vremena da kvalitetno provede proces nabave ili je rok kratak, doći će do stresa, nemogućnosti kvalitetne nabave i vrlo vjerojatno dodatnog troška.
A kada završava posao nabave?
Najčešće u trenutku kada naručena roba stigne na skladište, odnosno kad je naručena usluga izvršena. No u pojedinim poduzećima nabava završava tek u onom trenutku kada provjeri i odobri račun dobavljača.
Ako trebate podršku u definiranju procesa nabave, tu smo za vas.
Da se vratim na početak i klijentovo pitanje – nabava počinje u onom trenutku kada se izrazi potreba za određenom robom ili uslugom, a zadatak menadžmenta je jasno definirati obveze i odgovornosti tijekom cijelog procesa.
