“To-do” lista je popis koji nam služi za popisivanje svih zadataka koje trebamo obaviti te nam pomaže da se bolje organiziramo. Pojasnit ću vam zbog čega “to-do” lista i nije tako sjajan alat kako se priča te zbog čega vas umjesto u uspjeh češće vodi u prezaposlenost i očaj.
Na početku svoje karijere, uživala sam u “to-do” listama. Bio je to sjajan osjećaj rješavanja zadataka jedan po jedan, precrtavanje žutim flomasterom na listi i osjećaj čistog zadovoljstva kada bih došla do kraja. S vremenom, kako je obim poslova rastao, a popis se iz dana u dan produživao, “to-do” lista postala je “mrkva za kojom trčim” – slatka, ali neuhvatljiva, odnosno nemoguća za odraditi do kraja bez dugih prekovremenih sati i rastezanja svih svojih kapaciteta.
Iako je namjera “to-do” liste dobra, ako u organizaciji važnih poslova ne uključimo i faktor prioritizacije, većinom nam i ne služi baš dobro te nas vodi u:
- Manjak prioritizacije
“To-do” lista često je samo popis svakakvih zadataka – i onih značajnih i beznačajnih. Ne pišemo ih po prioritetu, već kako nam padnu na pamet, a u realizaciji isto često krećemo od zadatka broj 1. Zbog toga ne rješavamo prvo najvažnije zadatke odnosno ne rješavamo ih po prioritetima, pa nismo ni produktivni koliko bi mogli biti.
- Prezaposlenost bez adekvatnih rezultata
Gledajući takvu “to-do” listu u formi liste, ne možemo odmah od oka procijeniti što je bitno, što je hitno, a što je ključno. Posebno ako i sami nismo vješti u dobroj raspodjeli zadataka i vremena. Zbog toga ćemo često biti prezaposleni bez očekivanih rezultata, što nas vodi u overload, pretrpanost zadacima u kojima jedva plivamo, rastežemo svoje kapacitete u nedogled, ali i dalje ne uspijevamo obaviti sve zadatke.
- Loše upravljanje vremenom
Ako koristimo “to-do” listu, vjerojatno nam nedostaje vremena i to nije dobar način da upravljamo svojim vremenom. Nekad sam prvo obavljala one najlakše zadatke misleći da ću se, kad “očistim” listu od nebitnog, “punim gasom” baciti na one velike stvari. No do tad bih već često bila preumorna i imala premalo vremena.
Kako to izbjeći? Pretvorite svoju “listu zadataka” u “listu prioriteta”.
- Uzmite svoju “to-do” listu i novi list papira.
- Upitajte se: koji su to zadaci koji će me najbrže dovesti do željenog cilja, rješenja, uspjeha? Izdvojite 1-3 prioriteta.
- Prioritete i najteže/najbitnije stvari uvijek odrađujte prve i posvetite im glavninu svog vremena i resursa svaki radni dan.
- Ponavljajte zadatke od 1-3 dok vam takav način rada ne prijeđe u naviku.
I to je to. Obavljajući najbitnije zadatke, vrlo ćete brzo postići odlične rezultate, imat ćete više vremena za sebe, za razvoj svog biznisa, kao i više motivacije da ustrajete u ostvarenju svoje vizije.
Marina Kolar je stručnjakinja za razvoj uspješnih biznisa, brendova i karijera. Certificirana je trenerica/advisor CH-Q metode, a posebna strast su joj prodaja i organizacijski razvoj. Pomaže ambicioznim pojedincima i poduzetnicima razviti potencijale i postići uspjeh. Vlasnica je www.konekta.hr
