Suočeni s trenutnom situacijom, u kojoj većina ljudi radi od kuće, online mogućnosti nametnule su se kao najbolji način komunikacije. Korištenje servisa koji omogućavaju video i konferencijske pozive te mogućnost vođenja sastanaka nije nimalo komplicirano i zaista svatko može organizirati sastanak za svoje djelatnike, stranke ili samo povremeno porazgovarati i vidjeti svoje prijatelje, poznanike i kolege. Ipak, neka pravila za učinkovito vođenje online sastanaka postoje.
Pripremite se.
Online sastanci odlična su stvar, ali ako sazivate veću grupu ljudi napravite plan sastanka i podijelite ga sa sudionicima. Svačije vrijeme je važno, a neki od vaših sudionika trenutno rade u uvjetima u kojima nije moguće osigurati neometanje i višesatno sjedenje pred računalom.
Objasnite pravila komunikacije putem online kanala.
Online sastanci pružaju razne mogućnosti. Sudionike možete utišati čim se priključe ili ih zamoliti da se utišaju kako ne biste imali mikrofoniju i čuli razne zvukove koji dopiru iz prostorija svake osobe. Možete im objasniti kako ćete voditi sastanak. Neki od mojih prijedloga su: ako je grupa disciplinirana možete sve staviti na “unmute”, ali ako postoje zvukovi koji bi mogli smetati svima, onda je bolja opcija “mute”- utišano.
Ako imate manji broj sudionika i ako vam je Internet veza dobra, onda možete imati video pozive gdje ćete se vidjeti. U nekim su situacijama video pozivi nemogući pa ćete s druge strane imati samo ime ili sliku osobe. U svakom slučaju, u pozivu na sastanak napišite temu i pravila ponašanja. Primjerice, očekivano trajanje sastanka je 45 minuta od kojih imamo uvodni dio od 5 minuta i ostalih 30 minuta pitanja i odgovore te zaključke i akcijski plan. Uvijek ostavite malo više vremena jer se može dogoditi da imate više pitanja i odgovora, no ne dopuštajte da traje dulje od 90 minuta.
Naznačite ili najavite očekivano trajanje sastanka.
Općepoznata stvar je da sastanci koji traju satima nisu produktivni i nikome ne čine ništa dobro. Sastanci koji traju dulje od 45 minuta ili sat vremena nisu efikasni. Naravno, uvijek postoje iznimke pa se vaš sastanak može oduljiti na 90 minuta, no pripazite na vrijeme. Svaki od sudionika treba se naučiti disciplinirati u svojim obrazloženjima i svesti svoje odgovore na primjeren vremenski kontekst.
Držite se teme.
Sastanci često krenu s jednom temom, ali se putem razviju nove ideje i rasprave te nerijetko skrenete s puta. Vraćanje sastanka na početnu temu je na vama kao organizatoru. Ukoliko neki sudionik sastanka “zaluta” u objašnjavanje i elaboriranje neke situacije ili događaja koji nemaju veze s temom, ljubazno ga upozorite da to nije tema sastanka. S druge strane, ukoliko netko priča 10 minuta o situaciji koja je vezana za temu i tada upozorite osobu da bude konciznija i kaže ono što je važno.
Pitanja.
Sudionici će u jednom trenutku početi postavljati pitanja. Kada ste online, ne možete dopustiti da svi govore u isto vrijeme jer ćete imati buku u kojoj se nitko ne čuje. Ukoliko kažete: “Ima li tko pitanja?”, sudionici se ne moraju vidjeti i mogu početi pričati u isto vrijeme. Zato radije recite: “Ukoliko ima pitanja podignite ruku” (opcija na nekim od servisa – Raise hand).
Završite s akcijskim planom.
Na kraju sastanka završite s akcijskim planom i ponovite ključne poruke. Akcijski plan jedan je od najvažnijih dijelova sastanka pa nemojte zaboraviti delegirati zadatke i na kraju ponoviti ključne poruke. Možete također najaviti kada je moguće očekivati sljedeći sastanak, ukoliko je to potrebno.
Zaključno, ukoliko vodite sastanak onda ga dosta vodite. Nemojte dopustiti da on vodi vas. Ako primjetite da se ljudi teško koncentriraju i da postaju nervozni, pokušajte privesti sastanak kraju ili dajte pauzu od 5 do 10 minuta da se ljudi odmore i resetiraju.
Sretno!
Ivana Radić, biznis terapeutkinja, bavi se edukacijom direktora malih i srednjih poduzeća vezano uz različite segmente poslovanja: od vođenja timova, prodaje, izgradnje profitabilnosti, optimizacije poslovanja, liderstva itd. Predsjednica je Međunarodne mreže poslovnih žena.
