Vjerujem, nije vam se dogodilo samo jednom da ste surfajući internetom naišli na svoju konkurenciju pa ste nakon toga u ruke primili jedan od poduzetničkih časopisa i neugodno se iznenadili, jer vaša je konkurencija prisutna i tamo. I možda ste tada pomislili: lako njima, imaju veće marketinške budžete. No to ne mora biti pravi razlog zašto su prisutni u više medija.
Kvalitetna komunikacija s medijima danas je važnija nego ikad i više je razloga zašto je tome tako. Prvi razlog je što, ako igrate pametno, možete dobiti besplatan medijski prostor koji biste inače skupo platili. Drugi je razlog taj da objave u medijima dižu vaš autoritet i predstavljaju vas kao stručnjaka, jer mediji ne pišu o bilo kome, zar ne? Treći, ali ne i manje važan razlog je poznanstvo s predstavnicima medijskih kuća. Ako ste u dobrim odnosima s medijima i radite kvalitetno, mediji će objavljivati sadržaj kakav vi želite i kada želite. Konačno, četvrti razlog odnosi se na vaše klijente. Postižete li uspješno sindrom “iskakanja iz paštete”, vaši potencijalni kupci će upamtiti vas i brend te ćete putem sadržaja stvoriti povjerenje prema kupcima, a jako dobro znamo da je upravo povjerenje glavni ključ prodaje.
Shodno nabrojenom, u nastavku teksta dat ću vam nekoliko savjeta o tome kako stupiti u prvi kontakt s medijima i kako odnos s medijima dignuti na profesionalnu razinu.
Napravite listu medijskih kontakata
Adrema ili lista medija osnovni je PR alat koji se u odnosima s javnošću koristi kod slanja priopćenja za javnost, sazivanja konferencija i sličnog. Adrema zapravo nije ništa drugo nego Excel tabela s nazivom medija i imenom kontakt osobe, pozicijom kontakt osobe, brojem telefona i e-mailom, kao i vrstom medija (tiskani, online, TV, radio). Nakon što je jednom izradite, izrazito je važno da ju s vremena na vrijeme ažurirate novim podacima. Naime, novinari često mijenjaju svoja radna mjesta, što zbog stanja novinarstva u državi, što zbog osobnih preferencija.
No zašto je adrema vama važna? Jednom kad imate kvalitetnu adremu, vi na tu listu kontakata možete slati novosti koje su se dogodile u vašem poduzeću. Ali, pazite! Prije slanja kakvog priopćenja, pažljivo izvažite je li vaša vijest zaista zaslužila medijsku pažnju ili ne. Naime, budete li zlorabili svoju adremu i slali vijesti koje nisu zanimljive, narušit ćete povjerenje novinara i napraviti kontraefekt.
Svako priopćenje za medije ima svoju strukturu
Adremu ste sastavili vjerojatno jer imate želju medijima poslati svoje prvo priopćenje. Kod pisanja priopćenja važno je znati da svako priopćenje za medije treba imati svoju strukturu. Dakle, svako priopćenje trebalo bi se sastojati od: atraktivnog naslova koji potiče na čitanje članka, par uvodnih rečenica u kojima ćete odgovoriti na pet najčešćih novinarskih pitanja (eng. 5W – who, what, where, when, why), glavnog dijela teksta u kojem razrađujete misao te zaključnog dijela koji bi obavezno trebao sadržavati i poziv na akciju kojim ćete vašim čitateljima dati do znanja koji bi idući korak trebali poduzeti.
Važno je da ovako pisano priopćenje ne prelazi A4 format, jer mediji svakodnevno dobivaju velike količine mailova i zaista nemaju vremena čitati vaše priopćenje na pet ili više stranica. Također, ako priopćenje stavljate u privitak mailu, neka ono obavezno bude u .docx formatu umjesto PDF-a jer će ga novinari vjerojatno trebati prilagoditi mediju, a to će puno lakše napraviti u .docx formatu.
Kvalitetni prilozi priopćenju povećavaju šanse za objavu
Prilikom slanja jednog takvog priopćenja, prije ili kasnije ćete se pitati trebate li priložiti još kakav dokument. Nedavno sam bila na jednoj konferenciji na kojoj su predstavnici mainstream medija vodili panel diskusiju o suradnji malih poduzeća s medijima i ostala sam zapanjena činjenicom da više od 50% priopćenja za medije na adrese novinara dolazi bez medijskog sadržaja. Uzmemo li u obzir onu narodnu da slika govori više od tisuću riječi, jasno vam je da ste u problemima ne pošaljete li kakav medijski sadržaj jer to znači da novinari vjerojatno vaše priopćenje neće objaviti.
Pa kakav medijski sadržaj onda priložiti? Ako se radi o fotografijama, odaberite najviše tri fotografije kojima ste prethodno smanjili dimenzije na 1.500 px po široj stranici. Više od toga je previše. Želite li priložiti kakav video, pazite da ne traje duže od dvije ili tri minute. Također, radije ga pošaljite kao link, a ne kao privitak, jer novinari nemaju vremena niti volje preuzimati težak sadržaj na svoje računalo. Konačno, ako ste novoosnovano poduzeće ili šaljete priopćenje o konferenciji koju ćete održati prvi put, ne bi bilo naodmet priložiti i jedan dokument u kojem ćete ukratko objasniti tko ste, koje su vaše misija i vizija te zašto organizirate konferenciju.
Na kraju svakog priopćenja ili u potpisu maila ostavite vaše kontakt podatke, kako bi vas novinar mogao nazvati za više informacija, ako je to potrebno. Sretno!
Andreja Rambrot Malenica je stručnjakinja za pisanje tekstova za web (content) i brendiranje. Kroz svoje poslovanje, klijentima pomaže ispričati i promovirati njihove priče na kvalitetan i lako razumljiv način. Stalna je predavačica na Institutu za menadžment (program Specijalist za digitalni marketing i prodaju) te objavljuje na nekoliko poslovnih portala. Suvlasnica je brenda Pisalica i startupa Princeza.hr.
