Kada riješimo većinu važnih stavki vezanih uz organizaciju eventa, vrijeme je za ono što bismo trebali započeti najkasnije mjesec dana prije događaja, a to je – marketing.
Ako želimo uspješno popuniti event, važno je angažirati predavače koji su prepoznatljivi i poznati ciljanoj publici, posebno kad je riječ o poslovno-edukativnim događajima. Ljudi često dolaze upravo zbog predavača, njihovog znanja, iskustva i energije koju prenose publici.
No marketing nije samo dobar vizual i kreativan naziv eventa. Potrebno je osmisliti strategiju i potencijalnoj publici dati što više razloga da se odazovu. Važno je pokazati vrijednost koju će dobiti, ali i prenijeti atmosferu i osjećaj koji ih očekuje na samom događaju.
Korak po korak i imajte na umu da se svaki problem može riješiti. Fokusirajte se na rješenje, a ne na problem!
Profesionalna promocija eventa podrazumijeva stratešku komunikaciju prema ciljanoj publici
Ono što je najvažnije jest da komunikacija bude jasna, dosljedna i pravovremena.
Objave koje bi trebale ići određenim redoslijedom su:
• najava eventa
• predstavljanje predavača ili voditelja radionice
• predstavljanje moderatora eventa (ako ga imate)
• predstavljanje sponzora i zahvala partnerima
• recenzije i dojmovi s prošlih događaja
• program eventa
Program eventa najčešće se objavljuje dan ili dva prije samog događaja
Time dodatno podsjećate publiku na sadržaj i ujedno upućujete posljednji poziv svima koji se još nisu prijavili.
Ako nemate prikupljene recenzije putem Google obrasca ili ankete, možete podijeliti dojmove i objave koje su sudionici sami objavili na društvenim mrežama. Takav sadržaj često djeluje vrlo autentično i stvara dodatno povjerenje.
Važno je ne oglašavati event samo putem jednog kanala komunikacije.
Uz društvene mreže, poput Instagrama, Facebooka, LinkedIna ili TikToka, uključite i web stranicu, newsletter te WhatsApp i Facebook grupe u kojima se nalazi vaša ciljana publika.
Što se tiče prodaje kotizacija ili ulaznica, ona se danas najčešće odvija online, ali i direktnom prodajom putem preporuka i osobnih kontakata. U praksi je korisno računati na određeni postotak nedolazaka, ali uvijek odgovorno i u skladu s kapacitetom prostora.
Glazba pridonosi atmosferi događaja
Ne odgovara svakom eventu, ali je posebno poželjna kada postoji dio programa predviđen za networking i neformalno druženje. Osobno ne volim neugodnu tišinu, no kada se ljudi razgovaraju, prostorija prirodno postaje glasnija, zbog čega nije preporučljivo puštati preglasnu glazbu. Iako nije presudan segment organizacije, upravo takvi detalji često naprave razliku u ukupnom dojmu događaja.
Sada kada znate sve najvažnije stavke, spremni ste organizirati event kakav želite. Sve zapisujte, vodite tablice i obavezno imajte CHECK listu koju ćete proći prije same realizacije. Dobra organizacija uvijek smanjuje stres i mogućnost nepredviđenih situacija.
„Od ideje do realizacije“
O cijelom procesu, greškama i lekcijama govorimo i na edukaciji „Od ideje do realizacije“, koju sam osmislila za poduzetnike, HR stručnjake, brendove i sve one koji žele naučiti kako organizirati svoj prvi ili još bolji event. Cilj edukacije je pokazati kako organizirati događaj bez kaosa i stresa, uz konkretnu pripremu, jasne smjernice i praktične savjete iz dugogodišnjeg iskustva.
Link za prijave: https://www.eduza.hr/organizacija-eventa-od-ideje-do-realizacije/676/
