“Glava mi puca na komade, imam toliko posla, ne znam otkud početi, svi stalno zovu mene, po cijeli dan samo gasim požare…” – upitate li takvu osobu zašto dio poslova ne prepusti nekome drugome, čut ćete cijelu paletu naoko razumnih razloga:
“Ja ću to obaviti brže i bolje.”, “Dok ja objasnim što mi treba, lakše napravim sam.“, „Pokušao sam, ali imam nesamostalne suradnike”.
Ne treba biti doktor psihologije pa da zaključite – pred vama je školski primjer podsvjesnog otpora delegiranju. Statistički gledano, ovom sindromu su vjerojatno sklonije žene. Svojedobno sam bila na konferenciji na kojoj su većinu sudionika činile žene. U svakoj stanci između predavanja slijedili su beskrajni mobitelski razgovori s obitelji. Zgodno, simpatično, požrtvovno? Zar dvanaestogodišnjak zaista ne zna gdje mu je koji komad odjeće u ormaru? Zar odrastao muškarac zaista ne može zapamtiti u koliko je sati roditeljski sastanak?
Zašto delegirati?
Vrijeme je najoskudniji resurs današnjice. Dopustite li da dnevne aktivnosti upravljaju vama, nikada nećete naći slobodan trenutak i posvetiti se onomu što, dugoročno gledano, donosi i vama i vašoj tvrtki najveću korist. Delegiranje ima i drugih prednosti. Više ljudi znači više ideja – možda se rutinski posao može napraviti i na neki drugi, bolji način. Nadalje, jedno od osnovnih pravila dobrog biznisa je – “Do what you do the best and hire the rest”, radite ono što najbolje radite, a sve ustalo unajmite. Prepustite li zadatak stručnjaku, rezultat će sigurno biti bolji nego vaši amaterski pokušaji. Sjetite se samo svog zadnjeg uradi-sam bojanja stana, pokušaja uramljivanja slike ili troškova otklanjanja posljedica poplave nakon vašeg popravljanja sudopera.
Kako delegirati?
Delegiranje je navika. Prije negoli započnete bilo koji zadatak, upitajte se tko bi to osim vas mogao napraviti. Ako u mislima ne možete naći odgovarajuću osobu, to može značiti tri stvari – ili je to zadatak koji ipak možete napraviti samo vi, ili je to zadatak koji ne želite ispustiti iz ruku ili ne privlačite u svoj tim odgovarajuće ljude. Vrijedi se pozabaviti svakim od ovih “ILI”.
Započnite manjim, lako ostvarivim zadacima. Za svaki zadatak koji namjeravate delegirati razjasnite najprije samome sebi:
• Što je očekivani rezultat? Zapišite to, skicirajte ako treba. Predložite metodu, ali nemojte ograničavati.
• Tko bi to mogao napraviti, koji mu resursi trebaju, kome se može obratiti za pomoć, treba li mu dodatna izobrazba? Ima li ta osoba dovoljno ovlasti da provede zadatak?
• Do kada treba biti gotovo i koje su kontrolne točke tijekom provedbe?
Provedite tri puta više vremena u objašnjavanju i provjerama nego što vam se čini da treba. Ali kad jednom krenu, ne visite ljudima iznad glave. Ako ste odredili kontrolne točke, to ionako nije potrebno.
Iz knjige Plivati poslovnim vodama i ostati živ – Priručnik za poduzetnike, menadžere i one koji se tako osjećaju, www.webknjižara.hr
