Tijekom dugogodišnjeg žongliranja silnim obavezama, primijetila sam kako sam počela primjenjivati (u svim područjima svog života) određene obrasce i alate te kako sam zadovoljna količinom zadataka koje uspijem obaviti u jednome danu. Ovu taktiku primjenjujem za bolju produktivnost, kako u poslovnom, tako i u privatnom životu.
1. Napravite “pregled trenutne situacije“
Kada nas nešto boli, prvo idemo liječniku i napravimo krvnu sliku kako bismo vidjeli što trebamo dalje činiti. Ista je stvar i u privatnom i u poslovnom svijetu. Uzmimo za primjer da sam se vratila na posao nakon godišnjeg odmora (a da ne spominjem porodiljski) te me na stolu svašta dočekalo i svi mi viču “moje je najhitnije”. Kako u toj situaciji izbalansirati ono što je doista hitno i ono što je hitno, no što može pričekati? Vrlo jednostavno. Prvo pregledamo što nam je sve na stolu u tom trenutku – koji su “slučajevi” novi, a koji stari te u kojem od njih treba što napraviti. Sve to napišete na A4 papir kanban metodom (izgleda kao raspored sati u školi, samo puno kraći). Kada znate što se sve u tom trenutku nalazi na stolu, prelazite na drugi korak.
2. Odgovorite si na sljedeća pitanja:
Što je hitno? (I što će se dogoditi ako to malo pričeka?)
Što je bitno? (I što će se dogoditi ako to malo pričeka?)
Što može pričekati? (I koliko može pričekati?)
Što mogu delegirati?
Što mogu obaviti za pet minuta (i koliko je takvih zadataka), a za što će mi trebati par sati (i koliko je takvih zadataka)?
Zatim upotrijebite najjednostavniju matematiku – izračunajte koliko vam je vremenski isplativo obaviti nešto kao najhitnije i najbitnije. Nakon što ste popisali sve što imate na stolu i odredili hitnost i bitnost određenog zadatka te postavili i vremenski okvir trajanja tog zadatka, vrijeme je za sljedeći, treći korak poboljšanja praktičnosti, a samim time i veću produktivnost.
Ne zaboravite na sebe i uzmite predah. Sami sebi odredite vrijeme (ako već nije određeno) kada ćete izaći na pauzu – prošetajte i udahnite malo zraka, popijte kavu. Tako ćete vratiti fokus i energiju te povećati produktivnost.
3. Rasporedite koje ćete od tih zadataka odraditi danas, koje sutra, a koje sljedeći tjedan
Ako vam šef napomene kako bi određeni zadatak trebalo obaviti prije svih ostalih (a po vama taj zadatak nije prioritet u tom trenutku), prvo saslušajte šefa zašto misli da taj zadatak treba prvi odraditi, potom iznesite svoje mišljenje zašto bi taj zadatak trebao pričekati svoj red. Ako šef i dalje inzistira na izvršenju tog zadatka kao primarnog, objasnite mu kako će onda svi (navedite ih par) drugi zadaci trpjeti te da ako je to njemu u redu, da je onda to u redu i vama. Ovo je mali trik koji koriste esencijalisti kako bi stvarno odradili ono što je najbitnije i, na jedan suptilan način, šefovima rekli “ne” u određenim situacijama (uz svijest da su oni ipak šefovi i da je njihova zadnja).
