Dobro organiziran radni prostor ne daje samo fizički prostor u kojem radimo, već treba dati rješenje na pitanje kako radimo, tj. kakav je radni proces. Budući da je prostor jedna od većih investicija za svaku firmu, bitno je dobro iskoristiti svaki njegov dio.
U organizaciji radnog procesa, prostor je jedan od važnih faktora koji bi trebao:
- poticati produktivnost i fokusiranost zaposlenika
- omogućavati razmjenu ideja i znanja
- doprinijeti osjećaju pripadnosti
- biti dovoljno fleksibilan kako bi se prilagodio različitom načinu korištenja i budućem razvoju.
Rad od kuće ili na daljinu te sve veća digitalizacija promijenili su klasičnu definiciju organizacije rada, što je neminovno utjecalo i na nove zahtjeve u organizaciji radnog prostora.
Kako organizacijom prostora stvoriti zdraviju i produktivniju okolinu?
Individualni prostor za rad
Moderni načini rada donijeli su komunikaciju videopozivima i sastancima te veću potrebu za kontrolom buke koja neće ometati fokus drugih zaposlenika. U organizaciji ureda zaposlenicima je potrebno omogućiti individualni prostor u kojem mogu fokusirano raditi, bez ometanja, ali istovremeno pružiti povezanost s ostatkom ureda. Umjesto velikog otvorenog prostora prednost imaju zonirani uredi s manjim uredskim prostorijama za jednu ili nekoliko osoba ograđeni laganim pregradama, primjerice staklom, kako bi se postigla vizualna povezanost i izbjegao osjećaj izolacije od ostalih kolega.
Komfor rada od kuće promijenio je način na koji gledamo na radno mjesto, stoga zaposlenici sve više teže individualiziranom mjestu za rad.
Zajednički prostori
Noviji trendovi pokazali su porast tvz. hibridnog načina rada, u kojem dio zaposlenika i dalje radi od kuće ili na daljinu te samo povremeno dolazi u ured na sastanke ili timski rad. Za takve zaposlenike, ovisno o njihovom broju te istovremenosti dolaska u ured, u većini slučajeva nije potrebno osigurati fiksno radno mjesto, već predvidjeti zone za rad unutar zajedničkih radnih prostora, kako bi se uštedjelo na iskorištavanju prostora.
Zajednički prostori bitni su u funkcioniranju radnog prostora i omogućuju razmjenu ideja i znanja. Ovisno o broju zaposlenika i vrsti aktivnosti koja se u prostoru odvija, osigurajte dovoljnu veličinu i opremljenost ovakvih prostora te fleksibilnost u organizaciji, kako bi prostor mogao zadovoljiti više načina korištenja: sastanke, edukacije, promocije, povremena radna mjesta i slično.
Neformalni prostori za rad
Suvremeni način rada ne ograničava se samo na radno mjesto, tj. radni stol. Omogućite zaposlenicima dodatna neformalna mjesta za rad kako bi mjesto rada mogli prilagoditi svojim potrebama i razini produktivnosti tijekom dana. Ponekad je od sjedenja za svojim stolom učinkovitiji rad u opuštenoj atmosferi ili na svježem zraku.
Uz prostore za rad osigurajte prostore za odmor i druženje zaposlenika u pauzama. Ovakvi prostori i mogućnost druženja umanjuju stres i podižu razinu povezanosti između zaposlenika. Ako ste u mogućnosti koristiti vanjski prostor, terasu ili vrt, uredite dio za odmor i opremite ga za mogućnost povremenog rada.
