Poslovni sastanci nezaobilazan su dio svakodnevnog poslovanja i ključni su za donošenje odluka, razmjenu informacija i postizanje dogovora. Bez obzira na industriju ili poziciju koju zauzimate, pravilno ponašanje na poslovnim sastancima može znatno utjecati na vašu karijeru i odnose s kolegama. U ovom tekstu, osvrnut ću se na osnovna pravila poslovnog bontona koja će vam pomoći da ostavite dobar dojam i osigurate uspješan sastanak.
Istražite
Temeljita priprema je ključ uspjeha. Pročitajte sve relevantne materijale, pripremite bilješke i jasno definirajte svoje ciljeve i pitanja za sastanak. Pripremite pitanja ili komentare koji su relevantni za teme koje će se raspravljati. To pokazuje vašu zainteresiranost i pripremljenost.
Dolazak na vrijeme
Planirajte da stignete nekoliko minuta ranije kako biste izbjegli stres i eventualna kašnjenja. Održava li se poslovni sastanak u vašim poslovnim prostorijama, a niste završili svoje obveze i pretpostavljate da vas klijent mora pričekati još desetak minuta, poželjno je da se ispričate zbog narušenog rasporeda i zamolite ga da vas pričeka. Kasnite li preko 15 minuta, poslovni bonton nalaže da osobi koja vas čeka predložite da odgodite sastanak i zakažete ga za drugo vrijeme.
U slučaju da vi dolazite na poslovni sastanak i pritom kasnite više, obavijestite osobu s kojom ste dogovorili sastanak. Pri dolasku na sastanak posjetitelj koji dolazi treba pozdraviti, ispričati se za eventualna kašnjenja i zahvaliti što je primljen. Nakon što ste pozvani da sjednete, možete odložiti poslovnu torbu na pod pored stolca – ni u kojem slučaju na stol domaćina.
Predstavljanje
Ako se svi sudionici ne poznaju, a vi ste organizator sastanak, predstavite druge ljude prije početka. Prigodom primanja posjetitelja ustanite, pružite ruku i pokažite posjetitelju na koje mjesto može sjesti, a vi sjedite nakon njega.
Isključivanje mobitela i drugih uređaja
Mobitel zadržite u džepu. Mnogi imaju običaj za vrijeme sastanaka držati ih na stolu, ali kada počne vibrirati i svijetliti – neće vam biti ugodno. Ako očekujete hitan poziv, unaprijed obavijestite sudionike i ispričajte se ako morate odgovoriti.
Hrana & piće
Na sastanku je prihvatljivo piti kavu ili vodu, a trebalo bi izbjegavati jelo, osim ako se ne radi o radnom ručku ili večeri, a tada nakon naručivanja hrane započnite razgovor o poslu. Kupac/klijent nikada ne plaća ručak ili večeru, vi koji ste organizirali i pozvali na sastanak plaćate.
Aktivno slušanje
Pažljivo slušajte govornike. Pokažite interes za ono što se govori putem neverbalnih signala poput klimanja glavom i održavanja kontakta očima. Ne prekidajte govornike. Pričekajte svoj red za govor i suzdržite se od međusobnih razgovora dok netko drugi izlaže.
Kraj sastanka
Na kraju sastanka uvijek se pozdravite te zahvalite na prijamu i odvojenom vremenu. Sastanak je gotov kada organizator sastanka ustane i na taj način da do znanja da je kraj. Ako ste vi organizirali sastanak, otpratit ćete gosta do vrata, a važne goste do dizala ili stepenica.
Poštivanje ovih smjernica pomoći će vam da se predstavite kao profesionalna, pouzdana i efikasna osoba. Poslovni bonton nije samo skup pravila, već način pokazivanja poštovanja prema drugima i stvaranja pozitivnog radnog okruženja.
Ako želite više savjeta o ponašanju u poslovnom svijetu i poslovnom bontonu, pratite me u sljedećoj kolumni i istražite moje edukacije.
