U svakoj uspješnoj kompaniji, suradnja između odjela nije samo poželjna već i nužna. Nabava se često nalazi na raskrižju između različitih potreba i ciljeva, što je čini ključnim igračem u ostvarivanju zajedničkih uspjeha.
No, kako osigurati da nabava bude partner, a ne samo podrška? U praksi nailazim na situacije koje uvijek, kao i medalja, imaju dvije strane.
Priča iz perspektive nabave:
Ivan, stručnjak za nabavu, započinje još jedan radni tjedan. Prvo na dnevnom redu – hitan zahtjev od proizvodnje za nabavu specifičnog materijala. Rok? Jučer!
Dok pokušava pronaći najbolju ponudu, stiže e-mail od marketinga: „Možeš li nam nabaviti promotivne materijale za event za tri dana?“ Istovremeno, financije traže dodatne informacije o trenutnim ugovorima kako bi optimizirali troškove.
Ivan sjeda za stol, duboko uzdahne i razmišlja: Zašto nas nitko ne razumije?
- „Marketing ne shvaća da takve zahtjeve moramo planirati unaprijed.“
- „Proizvodnja često ne dostavi precizne specifikacije, što nam otežava pregovore s dobavljačima.“
- „A financije? Oni gledaju samo brojke, a ne širu sliku.“
Priča iz perspektive ostalih odjela:
Ana radi u odjelu marketinga i svaki dan joj je utrka s vremenom. Novi proizvodi, kampanje, nepredviđene situacije – sve to zahtijeva brze odluke i fleksibilnost. Kada planira veliki event, sjeti se kako je nabava obavezna odobriti svaki trošak i osigurati dobavljače.
- „Zašto im uvijek treba toliko vremena da odobre zahtjev?“
- „Pa to je samo promotivni materijal, ne gradimo svemirski brod!“ Ana ponekad osjeća da se odjel nabave ponaša kao kočnica, dok je ona pod pritiskom da rezultati budu vidljivi odmah.
U međuvremenu, Marko iz proizvodnje suočava se s drugim problemom. Strojevi stoje jer materijali kasne. Kad nazove nabavu da ih pita gdje je zapelo, često dobije odgovor tipa: „Radimo na tome, ali morate nam dati preciznije specifikacije.“
“Marko ljutito misli: Pa mi već godinama koristimo iste materijale! Kako im specifikacije opet nisu jasne?“
Financije, pak, imaju svoj kut gledanja. Sanja, koja vodi upravljanje troškovima, ima osjećaj da nabava često sklapa ugovore koji izgledaju dobro na papiru, ali dugoročno donose dodatne troškove.
- „Zašto nam nisu transparentni u vezi s uvjetima koje dogovaraju?“
- „Zar stvarno misle da se sve može riješiti samo brojem na ponudi?“
I tako se vrtimo ukrug, raste nervoza, ponekad dovodi i do loših međuljudskih odnosa, a rezultat je smanjena efikasnost svih timova i odjela.
Kako ostvariti uspješnu suradnju?
Ovakve i slične situacije nisu rijetkost, no mogu se ublažiti i prevenirati. Stoga predlažem sljedeće:
- definirati jasan i transparentan proces nabave i upoznati sve s njim
- utvrditi odgovornosti i obveze u procesu naručivanja
- uvesti redovite cross-team sastanke s ciljem proaktivnosti i prevencije uskih grla
- educirati ostale kolege o novostima unutar odjela koji imaju utjecaj na suradnju
Nabava više nije samo funkcija koja smanjuje troškove – ona je strateški partner koji može potaknuti inovacije, poboljšati efikasnost i osigurati održivost. No, samo uz pravu suradnju s ostalim odjelima moguće je ostvariti puni potencijal.
