Multitasking smanjuje produktivnost

Kad su nam važne sigurnost i produktivnost, multitasking nam može stvoriti veći problem nego korist.

multitasking

Što sve radite u trenutku dok čitate ovaj članak? Možda ste na radnom mjestu. Istovremeno provjeravate e-poštu, prebirete po dokumentima i povremeno odgovarate na poruke na Facebooku?

Obavljanje nekoliko stvari istovremeno i prebacivanje s jednog zadatka na drugi, zove se multitasking. Smatrate li multitasking svojom prednošću ili manom?

Kao poslodavac nerijetko sam u natječajnoj dokumentaciji kandidata nailazila na multitasking upisan pod kompetencijama. I ja sam nekoć bila jedna od onih koja se ponosila svojom sposobnošću da istovremeno odrađujem nekoliko zadataka, prebacujem se s jednog na drugi i s užitkom precrtavam stvari na svojoj podužoj “to-do” listi koja je svakoga dana sadržavala posve različite zadatke. Činilo mi se da u manje vremena odrađujem više stvari i da sam efikasnija, no danas znam da je to bila iluzija.

Multitasking je postao životni stil, no činjenica je kako nas on iscrpljuje i usporuje, čini manje produktivnima i stvara veću mogućnost pogreške.

Istraživanja pokazuju da naš mozak nije toliko dobar u rješavanju nekoliko zadataka istovremeno te da multitasking zapravo može smanjiti našu produktivnost za 40 % (Multitasking: Switching costs, Robert Rogers i Stephen Monsell). Studija koju su 2001. godine proveli Joshua Rubinstein, Jeffrey Evans i David Meyer otkrila je da su sudionici izgubili značajnu količinu vremena prelazeći između nekoliko zadataka, a još su više vremena izgubili kada su zadaci postali složeniji.

Kako je to moguće?

Jednostavno. Mi nismo računala.

Ljudi mogu raditi nekoliko stvari istovremeno, ali se ne mogu fokusirati na više njih istovremeno. Istovremeno hodanje i pjevanje ne mora predstavljati problem, no što kada zbog multitaskinga postanemo opasni za sebe ili druge? Primjerice, kad u gustom prometu istovremeno vozite i tražite maramice u pretincu? Ili kada zbog multitaskinga (a time i smanjene koncentracije) napravite veliki propust u financijskom izvještaju ili projektu i stvorite veliki problem tvrtki?

Kad su nam važne sigurnost i produktivnost, multitasking nam može stvoriti veći problem nego korist.

Gdje nastaje problem?

Zamislite da radite na izvještaju i trebate biti posve koncentrirani. Upada vam kolega u red koji vam “samo treba nešto reći”. Vi svoj fokus s izvještaja na kojem ste radili stavljate na njega i distrakciju, a po njegovom odlasku trebat će vam neko vrijeme da opet počnete produktivno raditi svoj zadatak. Svoje obavljanje posla niste produžili samo za to vrijeme koje vas je kolega prekinuo, već i za “vraćanje” u produktivnost.

Dr. David Mayer navodi da cijena prebacivanja ovisi o tome koliko je zadatak koji ste radili bio kompleksan, no ako pričamo o vremenu, možete izgubiti 25 % vremena ako se radi o manjem zadatku, a čak 100 % vremena kad se radi o kompliciranim i važnim zadacima.

“Kronični multitaskeri” s vremenom u potpunosti izgube mogućnost procjene koliko im stvarno treba da obave neki zadatak i vjeruju da im treba više vremena nego što je obično potrebno.

Ako znamo da multitasking smanjuje kvalitetu našeg rada, smanjuje produktivnost i povećava stres – zbog čega bi to i dalje namjerno činili kada obavljamo zadatke koji su nam važni i za koje znamo da je važno da ih napravimo dobro?

Donosim vam 5 savjeta kako smanjiti distrakciju i multitasking:

1. Napravite popis prioriteta.

2. Radite zadatak po zadatak (s liste prioriteta).

3. Isključite notifikacije društvenih mreža i ostale distrakcije.

4. Definirajte vrijeme u danu kada ćete se baviti “sitnicama” poput pregledavanja portala, društvenih mreža, e-pošte i koliko će to trajati.

5. Ako se ne možete kontrolirati, instalirajte aplikaciju kojom ćete sami sebi na određeni period blokirati izabrane web stranice (poput aplikacija SelfControl ili FindFocus).

Što učiniti kada vas kolege na poslu prekidaju?

To je čest problem kod tvrtki s kojima radim na organizacijskom razvoju. Stalno prekidanje članove tima čini ljutima, neproduktivnima i nemoćnima, no vrlo se lako rješava kada zajednički na sastanku definirate vrijeme u danu kada će se svatko posvetiti svom poslu i kada je zabranjeno nepotrebno smetati kolege.

Marina Kolar vlasnica je obrta za edukaciju i savjetovanje Konekta. Pomaže ambicioznim pojedincima razviti kompetencije, karijeru i biznis kako bi ostvarili svoje potencijale i postigli željeni uspjeh. Tvrtkama pomaže vratiti fokus, istaknuti se i ostvariti rast.