Nedavno me telefonom kontaktirao gospodin i predstavio se kao direktor firme koja se bavi distribucijom medicinske opreme. Zanimala ga je usluga provođenja inventura. Zamolila sam da mi pošalje više informacija mailom kako bih vidjela o čemu se radi. Po primitku njegovog maila imala sam još nekoliko dodatnih pitanja koja su bila bitna za kreiranje kvalitetne ponude. Kad smo sve razriješili, poslala sam mailom i službenu ponudu koju je direktor kroz dva dana i pismeno potvrdio. Odlično!
Nazvala sam gospodina kako bih mu predložila par mogućih termina te je, nakon što je provjerio s kolegama, potvrdio jedan od ponuđenih.
Polako sam krenula u pripremu svih aktivnosti koje su neophodne za provođenje definirane usluge, angažirala studente, pripremila aparate i u konačnici rezervirala svoje vrijeme. Radilo se konkretno o usluzi provođenja inventure robe na skladištu klijenta, roba je označena barkodovima, klijent ima svoje barkod čitače, znači, tražila se usluga s ljudskim resursima i organizacijom rada.
Za par dana stiže poziv direktora koji mi pojašnjava da će sada telefon predati svojoj tajnici koja ima neka pitanja oko ponude i provođenja usluge. Iako mi je to bilo pomalo čudno, prihvatila sam i pretpostavila da tajnica želi riješiti detalje oko same organizacije inventure. Međutim, gospođa je vrlo odrješito krenula propitkivati uvjete ponude jer njoj nije jasno što ustvari nudim i kako su drugi ponudili drugačije.
Smireno sam pojasnila tijek komunikacije s njezinim direktorom i objasnila da je sadržaj ponude identičan traženim zahtjevima: znači organizacija i provođenje inventure s mojim resursima. No ni nakon toga njoj nije bilo jasno što ja u stvari nudim i rečeno je da će mi naknadno javiti je li moja ponuda prihvaćena, unatoč tomeu što je njezin direktor to pismeno potvrdio. Za par dana dolazi mail u kojem je potpisan direktor da će oni ipak inventuru provesti samostalno. Zahvalila sam se i poželjela im uspješan popis.
Nekada ranije bih se dobrano iznervirala na ovakvu komunikaciju i reagirala u trenutku. Danas mi ovaj slučaj služi kao klasičan primjer što se događa kada se ne zna tko je odgovoran za proces nabave.
Što je ovdje bitno naglasiti
• Pismeno prihvaćanje ponude ima sve elemente ugovornog odnosa – dakle, da mi je bilo u interesu, mogla sam tjerati mak na konac. Vodite računa što potvrđujete jer za to snosite odgovornost.
• Dobivene su različite ponude – ako više osoba šalje upite dobavljačima, a nisu jasno uskladili svoje zahtjeve prema dobavljačima, dolazi do različitih ponuda koje mogu izazvati pomutnju i možda krive odluke.
• Dignitet firme – situacija kada direktor pismeno potvrdi ponudu, a onda tajnica odluči da to nije to, nije baš uobičajen model vođenja nabave. I nisu ovdje bitni ni direktor ni tajnica, već imidž tvrtke i organizacija rada.
Moja preporuka, bez obzira na veličinu tvrtke i vlasničku strukturu
Osoba koja je zadužena za nabavu mora preuzeti odgovornosti i obveze da nabavi u skladu sa svim zahtjevima i stvarnim potrebama. Zahtjevi trebaju biti jasni, tako da osoba zadužena za nabavu točno zna što se treba nabaviti, u kojoj količini i kvaliteti. Ako dobavljača tražimo više opcija, onda prilikom usporedba ponuda različitih dobavljača moramo voditi računa da uspoređujemo iste specifikacije, paritete, načine pakiranja i sl.
