Kad imate jasno dizajniran proces nabave, daleko je lakše provoditi kontrolu troškova, daljnje analize poslovanja po dobavljačima i predmetima nabave te definirati prostor za uštede.
Otkad sam počela raditi, bavim se nabavom. Imala sam sreću da sam odmah na završetku fakulteta dobila posao u prestižnoj prehrambenoj industriji. No, u početku stvarno nisam ni razumjela zašto sam od svih „atraktivnih“ odjela (prodaja, marketing, izvoz…) trebala završiti baš u nabavi.
Kao studentica Ekonomskog fakulteta, kroz školovanje baš se i nisam susrela s nabavom, tek stidljivo kroz jedan semestar. Stoga i ne čudi moje „razočaranje“ da ću raditi u nabavi. Ta nabava sastojala se od jednoga gospodina koji je imao hrpu papira na svom stolu, dva telefona koja su neprestano zvonila, faxa, širom otvorenih vrata ureda u koji su stalno ulazili kolege iz ostalih odjela i tražili informacije kada će nešto od robe doći.
Vrlo brzo počeli smo formirati obrise odjela nabave, dobili pojačanje u novim kolegama, krenula je i informatizacija cijelog poslovnog sustava. Sljedeći korak koji je trebalo ostvariti bilo je definirati proces nabave. Pa krenimo redom…
Definirati proces nabave
Utvrdili smo kako želimo da se nabava odvija na jednome mjestu. To je prvi korak. No već ovdje mogu nastati pitanja – tko odlučuje što ćemo nabaviti. Stoga je nužno definirati odgovornost za nabavu – jesu li to voditelji drugih odjela, je li to direktor, je li to sama nabava – ovisi o samom poduzeću i sustavu kontrole troškova.
Vrlo često se postavljaju i financijski limiti odgovornosti, no bez obzira na to kako poduzeće odluči, pravila moraju biti jasna svima. Način naručivanja mora biti također jednoznačan – najčešće postoji u informatičkom sustavu obrazac npr. „Zahtjev za nabavu“ i sl.
Čak i obrazac na papiru s jasnim parametrima je bolje nego ništa. I tu zapravo sve počinje. Stoga upravo taj dokument mora biti vrlo jasan, konkretan, imati dovoljno podataka da je razumljiv nabavi i da se po njemu može postupiti. Nemali broj puta nabavljači se susreću sa zahtjevom tipa „nabavi mi isto kao i zadnji put“, što onda rezultira dodatnom komunikacijom, gubitkom vremena, krivim nabavama, dodatnim troškovima i sl.
Kada znamo što trebamo nabaviti, u kojoj količini, kvaliteti i u kojem roku, na red dolaze dobavljači. Odnos s dobavljačima ima veliku važnost u svakoj nabavi te ćemo se detaljnije njima baviti nekom drugom prilikom. No, ukratko, poduzeća najčešće imaju svoje provjerene dobavljače s kojima rade, te se nabava okreće prema njima. Ukoliko dobavljači nisu poznati, istražujemo tržište i pronalazimo nove.
U kategoriju odnosa s dobavljačima ulazi i pregovaranje. Hoćemo li za svaku nabavu skupljati 2-3 ponude, tražiti dodatni rabat ili ćemo se dobavljačima baviti na strateškoj razini kroz godišnje pregovore, ugovorne odnose, eventualnu razmjenu znanja i partnerstvo, ovisi isključivo o veličini poduzeća, resursima i vrijednosti nabave.
Svaki posao potrebno je potvrditi bilo kroz narudžbenicu, bilo kroz ugovor. Sljedeći korak u procesu nabave je praćenje izvršenja naručenog. Moramo li organizirati mi transport ili je u domeni dobavljača? Jesu li potrebne kakve dozvole, certifikati, tehničke specifikacije? Gdje ćemo robu isporučiti i skladištiti?
Pratiti tijek naručene robe do korisnika
Proces nabave mora pratiti tijek naručene robe do korisnika. Najčešće roba dolazi u skladište koje zaprima robu te bilo direktno bilo preko nabave obavještava da je roba stigla. E, tek tada možemo reći da je nabava završila svoj posao. Naravno tu se još javlja pitanje eventualnih ulaznih kontrola/reklamacija i plaćanja obveza prema dobavljačima. U kojem opsegu će nabava biti uključena i u navedene aktivnosti, opet ovisi o samom poduzeću.
I za kraj, što je bitno?
Bitno je ponajprije postaviti vrlo jasne razine odgovornosti za svaku fazu procesa. Nužno je da je proces jasan i razumljiv svima, da se lako provodi, da ne usporava samu aktivnost nabave. Kada se konkretno znaju razine kontrole i odgovornosti za svaki učinjeni trošak, tada je i provođenje nabave jednostavnije.
Svaki korak procesa treba biti popraćen dokumentima i ovlaštenjima bilo kroz informacijski sustav, bilo u papirnatoj verziji. Kad imate jasno dizajniran proces nabave, daleko je lakše provoditi kontrolu troškova, daljnje analize poslovanja po dobavljačima i predmetima nabave te definirati prostor za uštede. Ovdje smo dali samo kostur procesa, a koliko detaljan će proces biti, ovisi o samom poduzeću.
Dosljednost je od presudne važnosti
Vrlo često kada radim kao konzultant na takvim ili sličnim projektima, klijente upozorim da će u početku proces biti usporen. Razlog tomu je vrlo jednostavan, radi se o promjeni koja nije uvijek dobrodošla, postoji otpor i često ljudi ne prihvaćaju novitete jednostavno i lako. Stoga je dosljednost od presudne važnosti. Isto tako, kod dizajna procesa nužno se rukovoditi većinom slučajeva koji se u poduzeću javljaju. Uvijek postoje iznimne situacije i izuzeci, no u tom slučaju možemo postupiti izvan definirana okvira – sve dok je to samo izuzetak, a ne pravilo.
