Operativna nabava

Koji su ključni parametri operativne nabave i što sve uključuju?

operativna-nabava

Kada pitam polaznike u Nabavnoj akademiji što za njih predstavlja operativna nabava, odgovori koje najčešće dobijem su papirologija, administriranje, izrada upita, slanje mailova, telefoniranje i sl. To je njihova percepcija poslova koje obavljaju unutar operativne nabave.

Što je zapravo operativna nabava?

Nabava je u svakom slučaju početak poslovnog procesa poduzeća jer je njezin osnovni cilj osiguravanje potrebnih inputa za proizvodnju, rezervnih dijelova i opreme, potrošnih materijala, usluga, svega što jedno poduzeće treba kako bi moglo isporučiti gotov proizvod svojim krajnjim kupcima.

Iako nabava sve više postaje strateškom poslovnom funkcijom koja definira vrijednost i kvalitetu krajnjih proizvoda/usluga, ipak postoji određeni dio nabave koji podrazumijeva administrativne poslove, a to spada u operativnu nabavu.

Iz definicije proizlaze sljedeći ključni parametri nabave:

  • Kvaliteta
  • Količina
  • Cijena
  • Lokacija
  • Pravovremenost

Stoga je zadatak poduzeća definirati proces nabave tako da budu zadovoljeni svi navedeni parametri.

Što proces operativne nabave uključuje?

Svaki proces nabave počinje nekim zahtjevom za nabavu. Nakon toga slijedi slanje upita, usporedba i analiza ponuda, odabir dobavljača i ugovaranje, slanje narudžbenice, praćenje i realizacije isporuke, reklamacije i provjera računa dobavljača. Ovo su više-manje elementi procesa koji se odrađuju u okviru operativne nabave. Naravno, s obzirom na organizacijsku strukturu i veličinu poduzeća, poslovi poput praćenja i rješavanja reklamacija i likvidacija ulaznih računa mogu, ali i ne moraju biti dio nabave. No bez obzira na sve, ovo je jedan klasičan opis poslova koji se odvijaju unutar operativne nabave.

Koje sve dokumente koristimo?

Interne obrasce za naručivanje i planiranje potreba, zatim stanje zaliha, forme obrazaca za slanje upita dobavljačima, narudžbenice, eventualno reklamacijske zapisnike i ulazne račune.

S obzirom na specifičnosti industrije, unutar operativne nabave mogu se javljati i drugi dokumenti, poput tehničkih specifikacija, certifikata, raznih dozvola i sl. Sve su to dokumenti koji se pojavljuju u okviru procesa nabave. Nužno je da budu jasni i razumljivi, da se zna tijek kolanja dokumentacije, da su razumljive razine odobravanja pojedinih dokumenata i sl.

‘Katica za sve’

U radu s klijentima doznajem da su najčešće greške i problemi koji se javljaju u odvijanju operativnih poslova: nedovoljna i nejasna komunikacija, preskakanje koraka u procesu, nejasna odgovornost. Upravo zato se nabava svede na ‘Katicu za sve’ s jako malo vremena i puno nepoznanica. Posljedica je neizvršenje nabave u traženom roku. Točnije, u nabavi se pokušava gasiti požar. To stvara dodatnu nervozu, javlja se demotiviranost i sve to ima posljedice na kvalitetu izvršenja poslova.

Digitalna transformacija u procesu nabave

Dobar informatički sustav ili ERP veoma olakšavaju odvijanje procesa operativne nabave. No ako poduzeće nema kvalitetnu informatičku povezanost, dovoljno je kroz opis procesa opisati odgovornosti i tijek radnih zadataka. Svakako je nužno težiti digitalnoj transformaciji kako bi se zadaci pojednostavili, povezali i time olakšale aktivnosti djelatnicima u nabavi. Naravno za kvalitetnu digitalnu transformaciju nužno je definirati jasne korake u procesu, i to od samog početka poslova operativne nabave, o čemu će biti riječi u idućoj kolumni.

P_154

Prijavite se na naš Newsletter

Saznajte novosti iz svijeta poduzetništva.

Hvala! Uspješno ste prijavljeni.