Nedavno sam dobio upit jednog novog klijenta za edukacijskim radionicama, a teme su Učinkovita poslovna komunikacija i Liderstvo – upravljanje zaposlenicima. Kako volim detaljno istražiti potrebe klijenta, tražio sam ih da mi pošalju i svoju organizacijsku strukturu kako bih u potpunosti upoznao klijenta.
Nakon analize organizacijske strukture, bilo mi je jasno zašto klijent traži edukacijske radionice iz Učinkovite poslovne komunikacije i Liderstva – upravljanje zaposlenicima. Problem koji sam uočio jest da trenutna organizacijska struktura ne odgovara trenutnom razvojnom ciklusu poduzeća, odnosno da je u zadnjih nekoliko godina došlo do značajnog zapošljavanja i unutar funkcionalne organizacijske strukture (marketing i prodaja, operacije i računovodstvo i financije) dodavane su samo nove hijerarhijske razine sukladno novim zapošljavanjima, a kako se radi o više partnera i direktora u tvrtki, njihova komunikacija je nailazila na ogroman šum kod zaposlenika jer su se informacije spuštale preko nekoliko kanala te se gubila jasna podjela odgovornosti i specijalizacije. U slučajevima nastajanja problema u komunikaciji s kupcima, kao što su rokovi isporuke i isporuke kompletne narudžbe, najčešće u organizaciji nastradaju novozaposleni ili oni na najdonjoj hijerarhijskoj razini.
Nužno je jasno definirati organizacijsku kulturu tvrtke, koja je zapravo karakter organizacije i ima jasno definirane vrijednosti, uvjerenja i stavove.
Takva nefunkcionalna organizacijska struktura, najčešće dovodi do velikog nezadovoljstva i fluktuacije djelatnika. S obzirom na to da svaki novozaposleni, kako bi se prilagodio na novo zaposlenje, treba fazu uhodavanja, ta faza, ovisno o kompleksnosti tvrtki, može trajati od tri mjeseca do dvije godine. Očekivanje od zaposlenika u takvoj nefunkcionalnoj organizacijskoj strukturi jest da pokažu svoju sposobnost kroz prilagodbu potrebama organizaciji. Međutim svaki novi zaposlenik u svoju radnu sredinu donosi svoj radni stil i organizacijsku kulturu iz bivše tvrtke.
U ovom slučaju je velika pogreška forsirati nove edukacije i usvajanja novih znanja kao što su Učinkovita poslovna komunikacija te Liderstvo – upravljanje zaposlenicima, ako nije prethodno jasno definirana organizacijska struktura sukladno trenutnom i budućem stanju, a u skladu s vizijom razvoja tvrtke.
Organizacijska struktura je statična forma kojoj kroz definiranje poslovnih procesa udahnjujemo potpunu funkcionalnost i područja odgovornosti. Svakako je dobro izbjegavati preveliku administraciju, a naglasak zadržati na funkcionalnosti i optimizaciji poslovnih procesa.
Također je potrebno jasno definirati i organizacijsku kulturu tvrtke, koja je zapravo karakter organizacije i ima jasno definirane vrijednosti, uvjerenja i stavove.
Kad izgradimo Organizacijsku strukturu, poslovne procese i organizacijsku kulturu u poduzeću, možemo ići na usvajanje novih vještina rukovoditelja i zaposlenika, kao što su učinkovita poslovna komunikacija i liderstvo – upravljanje zaposlenicima. Što doprinosi većoj produktivnosti, motivaciji zaposlenika te bržem i kvalitetnijem donošenju odluka.
U konačnosti, sve ovo radimo kako bismo osigurali kontinuiran rast i razvoj poslovanja. Znamo koliko nas košta novi zaposlenik koji nas napusti unutar dvije godine od početka zaposlenja. To nije samo financijski gubitak, to je i gubitak vremena te nenadoknadiv resurs.
