Nabava je postala mjesto važnih informacija u cilju realizacije poslovanja, ali i jedan od ključnih procesa u kreiranju strategije poduzeća. Da bi nabava mogla produktivno ispunjavati svoju zadaću, nije dovoljno nekomu dodijeliti posao naručivanja.
Koliko je nabava važna, postali smo svjesni u zadnje 2-3 godine, kada je došlo do ozbiljnih poremećaja u isporukama, nedostupnosti robe, rastu cijena i sl.
Nužno je jasno definirati proces nabave
Nabava, kao i svi ostali procesi, ima svoje dijelove. Sama struktura procesa ovisi o vrsti djelatnosti, veličini poduzeća, samom poimanju vrste nabave (operativna i/ili strateška) i sl. Nažalost, u svojoj poslovnoj praksi imala sam prilike susresti se s poduzećima gdje nabava nije funkcionirala kako treba. To je dovelo do toga da:
- se ne zna tko naručuje, kada i na koji način
- ne postoji informacija je li nabavljeno po optimalnim uvjetima
- nismo sigurni kada roba dolazi
- roba koja je stigla nije odgovarajuće kvalitete, količine i sl.
Stoga je važno jasno definirati proces nabave.
Za optimalno funkcioniranje nabave nužno definirati proces kroz ovih 6 ključnih koraka:
1. Definiranje potrebe – potreba da se nešto naruči nastaje na temelju internog zahtjeva za narudžbom određenog odjela ili osobe unutar poduzeća ili na temelju stanja zaliha na skladištu.
2. Dobavljači – dobro je imati listu (bazu) svojih provjerenih dobavljača, barem za ključne materijale i usluge koje koristimo u svojem poslovanju.
3. Evaluacija ponuda – usporediti dobivene ponude adekvatno i dogovoriti optimalne uvjete.
4. Narudžbenica – dokument kojim potvrđujemo uvjete nabave: točno što, koliko, po kojoj cijeni, u kojem roku, po kojoj kvaliteti…
5. Isporuka – pravovremena informacija neovisno je li organizacija transporta u našoj organizaciji i organizaciji dobavljača.
6. Računi – usklađivanje dokumentacije, potvrda primitka robe te suglasnost za plaćanje obveza prema dobavljačima.
Proces nabave može imati još neke korake – praćenje reklamacija, upravljanje zalihama i izvještavanje. Kako će se kreirati, ovisi o veličini poduzeća, njegovoj djelatnosti i aktivnostima koje se nabavi dodjeljuju. Ako se radi o operativnoj nabavi, tada su gore navedeni koraci dio procesa. Ako se radi o strateškoj nabavi, tada se proces nabave sastoji od još nekih koraka poput pregovaranja, upravljanja odnosima s dobavljačima, provođenje tendera, praćenje ušteda i sl.
U svakom slučaju, jasno i transparentno definiran proces nabave omogućit će da vaša nabava osigura nabavu potrebnih materijala u skladu s potrebama, efikasno upravlja vremenom, realizira uštede i utječe na učinkovitost poslovanja.
Klijenti s kojima sam surađivala na organizaciji i optimizaciji procesa nabave navode sljedeće benefite koje su ostvarili kao najvažnije:
- značajna ušteda vremena u ostvarenju nabave, ali i u dobivanju konkretnih i točnih informacija
- transparentnije praćenje odnosa s dobavljačima
- ostvarenje konkretnih ušteda kroz pregovore i tendere
- pravovremenost isporuka
- praćenje reklamacija kao poluge za pregovore i poboljšanje odnosa s dobavljačima i sl.
Kreiranje procesa nabave jedan je od sadržaja kojim se bavimo na Nabavnoj Akademiji. Ako želite u ovoj godini napokon posložiti svoj proces nabave, slobodno se javite na natasa@cronata.hr.
