Direktori, uprave, visoki i srednji menadžment i HR odjeli cijelu godinu pokušavaju pronaći optimalan način rada u „novom normalnom“. IT sektor promovira fleksibilnost i daje dojam kako je vrlo jednostavno i lako odlučiti o mjestu i načinu rada. No kada sagledamo sve prednosti i mane, kao i istraživanja iz svijeta, koja opcija za rad je najbolja?
U cijelom je svijetu u tijeku velika promjena:
- ljudi daju otkaz jer su im se promijenili prioriteti tijekom pandemije
- mnoge tvrtke su shvatile da je digitalizacija nužna
- rad od doma je postao prihvatljiviji izvan uske IT zajednice
- digitalni alati su se prilagodili novim okolnostima
- manjak je kvalitetne radne snage, pa je ovo sada tržište u kojem zaposlenici biraju. Prema istraživanju je čak 29% zaposlenika izjavilo da će promijeniti poslodavca ako ih natjera da se u potpunosti vrate u ured.
Lome se koplja, no koje su činjenice?
Krenimo prvo od statistike. Koji postotak zaposlenika zaista može raditi isključivo od kuće (ili van ureda)?
Prema istraživanju ekonomista sa Stanforda situacija je sljedeća:
- Zaposlenici koji moraju raditi na svom radnom mjestu (50%)
Ako ste u industriji maloprodaje, proizvodnje, zdravstva, zapravo, u većini uslužnih djelatnosti – imat ćete više zaposlenika koji nikako ne mogu raditi remote.
U najvećoj mjeri su to zaposlenici s nižim primanjima, pa je najbolja opcija povisiti im plaće kako bi smanjili fluktuaciju i nezadovoljstvo. Provođenje redovitih istraživanja zadovoljstva pokazat će vam gdje stojite i što trebate popraviti kako ne biste imali problema s manjkom radne snage. A ako ste vizionari, možete im pružiti i neku fleksibilnost kao protutežu nemogućnosti rada od doma: možete im omogućiti četverodnevni radni tjedan ili 6-satno radno vrijeme.
- Zaposlenici koji mogu raditi od doma stalno (full remote) (10%)
U ovu kategoriju ulaze visokoobrazovani i samostalni zaposlenici u područjima poput IT-ja i podrške, financija i računovodstva, pisanja i editiranja, podrške kupcima, analize podataka i sl. Također, ovdje ulaze u obzir zaposlenici koji nisu imali pad produktivnosti radeći od doma, već su postali produktivniji.
- Zaposlenici koji mogu raditi po hibridnom modelu – dio u uredu, dio od doma (40%)
Ovi zaposlenici mogu obavljati značajnu količinu svog posla na daljinu, ali će i dalje morati biti u uredu neki strukturirani i značajan dio svog vremena. S jedne strane, to su zaposlenici koji vode timove ili su dio timova i “trebaju kontakt licem u lice kako bi bili produktivni”. S druge strane su zaposlenici koji su počeli cijeniti korist od toga što imaju barem neki značajan dio tjedna za rad od kuće, uživajući tako u manje putovanja na posao i miru i tišini.
Dobre i loše strane svakog modela
Naravno, sve tri opcije imaju dobre i loše strane koje je važno što objektivnije sagledati.
RAD U UREDU
Prednosti:
- Pripadnost i društveni identitet – element ispunjenja koje dobivamo kroz zajednicu, osjećaj povezanosti, ujedinjenosti i prihvaćanja od strane kolega – korporativna kultura.
- Zdravlje i well-being – bez obzira jesmo li introvert ili ekstrovert, imamo potrebu za vezama s drugima. Željet ćemo različite količine vremena s kolegama na temelju naših preferencija, ali istraživanja pokazuju da ako nemamo dovoljno vremena licem u lice s drugima, doživljavamo pad dobrobiti, porast vjerojatnosti bolesti i smanjen životni vijek.
- Pamet i performanse – kada smo s drugima to nas sve čini pametnijima. Istraživači sa Sveučilišta Michigan otkrili su da kada su ljudi provodili više vremena u interakciji s drugima – razgovarajući, družeći se i povezujući se – pokazali su poboljšanu mentalnu funkciju. Interakcije su doslovno povećale njihove kognitivne performanse. A kada radite u timu sudjelovanje u projektu potiče vašu kreativnost, kao i razvoj vaših suradničkih i socijalnih vještina.
- Razvoj karijere, odnosi i učenje – najbolje organizacije cijene i poštuju zaposlenike i njihove doprinose bez obzira gdje rade. Ali je i u ljudskoj prirodi obratiti pozornost na ono što je izravno ispred nas. Najviše smo usredotočeni na ono što možemo vidjeti, čuti i doživjeti najneposrednije, a to utječe na vašu vidljivost i vašu karijeru. Također, sociološki, najvažniji način na koji ljudi uče je gledanje drugih ljudi. Čak i kad toga nismo svjesno svjesni, uvijek gledamo i modeliramo tuđe ponašanje. Vaši kolege trebaju vašu energiju, smisao za humor i vaše jedinstvene talente.
- Kvaliteta radnog mjesta – neosporno je da je službeno radno mjesto prilagođeno zakonima o sigurnosti i dobrobiti zaposlenika. Imate svu infrastrukturu potrebnu za kvalitetan rad (stol, stolice, osvjetljenje, brzi internet i sl.). Često je rad od doma podložan radu za kuhinjskim stolom, što je neprihvatljivo i s profesionalne i s osobne, zdravstvene strane.
Nedostaci:
- Redovite distrakcije – jednostavna činjenica da ste u uredu s više ljudi čini komunikaciju tečnom i fluidnijom, što može rezultirati bučnijim radnim okruženjem. To bi moglo ometati koncentraciju i može smanjiti produktivnost.
- Manjak privatnosti – neki ljudi nisu toliko ekstrovertirani i možda ne vole raditi u timu koliko i drugi. To je nedostatak ako radimo u otvorenim uredima, jer se ti introvertiraniji zaposlenici mogu osjećati neugodno.
- Povećani stres i/ili anksioznost – u uredu se možda zaposlenici osjećaju više pod pritiskom, bilo od strane nadređenih ili vlastitih kolega. To može rezultirati time da zaposlenik završi pod stresom na radnom mjestu i stoga se smanji njegova produktivnost i sposobnost za rad.
- Gubitak vremena – jedan od najspominjanijih prednosti rada izvan ureda je višak slobodnog vremena koji dobijemo kada se ne moramo spremati i voziti na posao (čak do 2 sata na dan).
Zanimljivo je vidjeti kako se prema istraživanju PWC-a najvažnije prednosti od strane poslodavaca i zaposlenika uvelike razlikuju:
RAD OD DOMA / VAN UREDA (REMOTE)
Ovaj pojam podrazumijeva potpuni rad van ureda (full remote) i u pravilu se odnosi na oko 10% zaposlenika.
Prednosti:
- Bolji fokus na posao – manje prekidanja kolega
- Sloboda odlučivanja kako, u koje vrijeme i pod kojim uvjetima radimo – često se ova fleksibilnost povezuje s većom produktivnosti, no ovisi o vrsti posla i tipu osobe.
- Veći angažman – zaposlenici koji mogu raditi van ureda će se potruditi više kako bi kompenzirali tu slobodu koju im je poslodavac dao
- Poželjnost poslodavca – poslodavac koji nudi mogućnost rada van ureda je privlačniji (posebno mlađim generacijama zaposlenika)
- Ušteda vremena i novaca – zaposlenici ne gube vrijeme na putovanje, a poslodavci štede na najmu ureda i svim ostalim troškovima povezanim s fizičkim radnim mjestom.
Nedostaci:
- Manja kontrola nadređenih – do sada se nije mjerila efikasnost rada, već sati rada bez obzira na produktivnost. No kada je nadzor manji, dobar dio zaposlenika će možda i raditi manje, ali će imati i manje povratnih informacija o greškama i mogućnostima za popravak.
- Timski rad može postati problem – ukoliko svi članovi tima nisu na istoj razini digitalne pismenosti, stručnog znanja, želje za udaljenim radom ovo može stvoriti nesigurnosti, napetosti i produljenje rokova projekata.
- Slabija mogućnost napredovanja – socijalna i profesionalna izolacija dovodi do manjeg međuljudskog umrežavanja, neformalnog učenja koje poboljšava vještine povezane s poslom i mentorstva kolega i voditelja. Izbivanje iz ureda također može stvoriti nedostatak vidljivosti i ograničiti mogućnosti za promociju, nagrade i pozitivne ocjene rada.
- Razgraničavanje poslovnog i privatnog – kod većine zaposlenika problem je kada radno vrijeme jasno prestaje, s obzirom da imaju slobodu rada kada žele. To se posebno odražava kod zaposlenika s djecom.
- Najmanje iskusni zaposlenici (0-5 godina radnog iskustva) će najviše izgubiti radom od doma, jer neće imati priliku učiti od iskusnijih kolega, edukacije i treninzi, učenja o kulturi tvrtke i sagledavanja šire slike osnove poslovanja cijele tvrtke.
- Kvalitetni uvjeti za rad – tvrtke koje omoguće zaposlenicima rad isključivo od doma (poput Yelp-a nedavno) moraju osigurati infrastrukturu za kvalitetan rad.
Studija, objavljena u časopisu Nature, prikupila je podatke više od 60.000 Microsoftovih zaposlenika i otkrila da su zaposlenici koji su radili od kuće bili produktivniji za kratkoročne projekte. Međutim, nisu ostvarili tako dobre rezultate na dugoročnim projektima. Jedan od uzroka dugoročnog pada produktivnosti projekta mogao bi biti nedostatak timske suradnje i interakcije pri radu na daljinu. Zaposlenik koji radi u uredu već je uspostavio odnose sa suradnicima i lako može zatražiti pomoć ili povratne informacije o projektu, dok udaljeni radnik možda nema istu mrežu podrške. Kao rezultat toga, možda neće dobiti istu razinu povratnih informacija i smjera, što će dovesti do smanjenja produktivnosti.
KOMBINACIJA UREDA I RADA OD DOMA ILI HIBRIDNI NAČIN RADA (Hybrid)
Dobar dio tvrtki se odlučio ili razmišlja o ovom načinu rada u budućnosti. On se može primijeniti na 40% svih zaposlenika i na ovom polju će se voditi najveća bitka za zaposlenike.
Prednosti:
- Osjećaj slobode i fleksibilnosti za zaposlenike – veća lojalnost tvrtki i bolji employer brand
- Veće zadovoljstvo – kombinacija rada u uredu i interakcije s kolegama sa mirom rada od kuće kod mnogih zaposlenika dovela je do višeg zadovoljstva svojim radnim mjestom
- Smanjenje troškova za tvrtke – mnogi su prešli na manje urede
- Balans između mirnog i koncentriranog rada i suradničkog interaktivnog rada
- Češće i fokusiranije edukacije – više mogućnosti za organizaciju edukacija i više vremena za samoedukaciju
- Efikasniji rad – zbog bolje organizacije i online alata sinkronizacije rada i sastanaka
Nedostaci:
- Složenost procesa – za tvrtke najkompliciraniji način za provesti i pogoditi optimalnu kombinaciju koja će biti u interesu zaposlenika i tvrtke.
- Balans – do sada nije došlo do slaganja oko optimalnog balansa između dana u uredu i dana izvan ureda. Prema istraživanju više od polovice zaposlenika (55%) bi željelo raditi najmanje 3 dana od doma. No većina voditelja se brine za posljedice toga – 68% ih smatra da bi zaposlenici trebali biti u uredu barem 3 dana u tjednu kako bi zadržali sadašnju povezanost i kulturu tvrtke.
- Emotivna iscrpljenost – nedavna istraživanja pokazuju kako je hibridni rad emotivno iscrpljujuć za mnoge zaposlenike, jer uključuje nošenje laptopa, promjenu mjesta rada, planiranje sastanaka u živo vs online, koordinaciju s kolegama i sl. A kod onih koje u uredu ne čeka njihov stol, osjećaj je još gori. Anketa Tinypulse-a pokazala je kako 72% zaposlenika smatra da su iscrpljeni hibridnim radom. Ovaj način rada zahtijeva više planiranja, energije i stvari za poći po krivu, i za zaposlenike i za poslodavce.
- Burnout – zaposlenici nisu uspjeli kvalitetno odijeliti rad od odmora, imaju osjećaj da su stalno na poslu i to dovodi do burnouta.
- Nedosljedna pravila – tvrtke su se zbog pandemije brzo morale prilagoditi, često smišljajući pravila u hodu, nekad uopće ne pitajući zaposlenike, što je rezultiralo mnogim propustima, lošijom produktivnošću, nesporazumima, frustracijama i sl.
Što je tvrtkama za činiti?
Pred tvrtkama i zaposlenicima je vrijeme promjena, pokušaja i pogrešaka, učenja i promjena percepcije. Najvažniji je otvoren dijalog među voditeljima i njihovim zaposlenicima.
Rad iz ureda će ostati i dalje, no u fleksibilnijem obliku, s vremenom prilagođen željama i dobrobiti zaposlenika vs. potrebama i dobrobiti tvrtke. Vrlo vjerojatno će se najviše koristiti kod visoko obrazovanih, stručnih i dobro plaćenih zaposlenika.
Hibridni način rada još uvijek može biti savršen za zaposlenike – sve dok poslodavci to učine kako treba. Najveći problem je kada raspored diktiraju nadređeni, jer tada zaposlenici završe s radnim tjednom nad kojim nemaju kontrolu: to je poput fiksnog radnog vremena, samo si slučajno dva definirana dana u tjednu doma.
Hibridni način rada može biti uspješan kada se voditelji povežu sa svojim zaposlenicima i dogovore se kako bi to za svakog najbolje funkcioniralo. I poslodavac i zaposlenik trebaju postaviti granice, ali mora postojati autonomija kako bi zaposlenik sam upravljao svojim rasporedom – fleksibilnost koju mora diktirati pojedinac, a ne nadređeni.
- Poslodavci će morati prepoznati da su se potrebe i želje radne snage promijenile zbog pandemije. Moraju razumjeti zabrinutost svojih zaposlenika i raditi s njima na izgradnji najboljeg pristupa radu.
- Tvrtke moraju pružiti zaposlenicima opciju preuzimanja odgovornosti i biranja lokacije rada bez pritiska i opravdavanja.
- Ključna karika je edukacija voditelja da procjenjuju efikasnost rada i doprinos, a ne sate fizičke prisutnosti. Inače će morati biti spremni izgubiti neke odlične zaposlenike.
I za kraj jedna velika istina:
Zaposlenik koji je bio vrlo produktivan u uredu, bit će produktivan i kod kuće; zaposlenik koji je zabušavao u uredu, isto će učiniti i kada radi od doma.
