Imate li to-do listu? Naravno, većina nas ima. Ali što je s not-to-do listom? Prema mišljenju stručnjaka za produktivnost, pokazalo se da je ona važna jednako kao i to-do lista.
Što je točno not-to-do lista?
To nije popis loših navika kojih se želite riješiti ili negativnog ponašanja koje želite izbjeći, već je popis zadataka za koje mislite da biste ih možda trebali/htjeli obaviti ili je možda netko drugi zatražio da ih obavite. Budući da vas ovi zadaci ne vode niti jednom od vaših većih ciljeva i nije neophodno da ih vi obavite, bilo bi mnogo bolje da ih ostavite neobavljenima ili da ih delegirate nekom drugom.
Uspješni ljudi smatraju da je za uspjeh u karijeri važno znati reći “ne”, što ima smisla jer su vrijeme i energija dragocjeni i ograničeni resursi te je veoma važan način na koji ih koristimo. Alison Rimm, savjetnica za poslovno upravljanje i executive coach, piše u časopisu Harvard Business Review:
“Jednom kada prihvatite da imate više posla nego vremena da sve napravite, postat će vam jasno da postoje zadaci nižeg prioriteta koje vjerojatno nikada nećete dovršiti. Prekrižite zadatke koji nisu od esencijalne važnosti, stavite ih na svoju not-to-do listu i obvežite se da ćete ih otpustiti. To će vas spriječiti da trošite dragocjeno vrijeme i neprestano se preispitujete jeste li ga mogli bolje iskoristiti.”
Not-to-do lista u vaš će život unijeti mir. Nećete biti pod pritiskom zbog zadataka za koje mislite da biste ih trebali učiniti, ili još gore, za koje ste nekomu drugomu rekli da ćete ih obaviti, ali ne stižete. Osim toga, to će u vaš posao unijeti više transparentnosti i poboljšati vaše odnose s kolegama i klijentima jer više nećete davati obećanja kojih se ne možete držati.
Možda zvuči kontradiktorno jer ste već ionako dovoljno zauzeti, ali odvojite malo vremena za izradu svoje not-to-do liste jer će to, u konačnici, doprinijeti povećanju vaše produktivnosti. Evo kako započeti:
1. Sastavite širu listu zadataka koji dolaze u obzir
Ako pratite način na koji organizirate svoje vrijeme, pregledajte bilješke kako biste vidjeli kojim zadacima dnevno najviše posvećujete vrijeme. Sve poslove na koje trošite vrijeme, a koji se ne podudaraju s vašim dugoročnim ciljevima i vizijom, definitivno treba uzeti u obzir. Isto se odnosi i na zadatke koji su već dugo na vašem popisu obveza, opterećuju vas, ali nikako da ih obavite. U obzir dolaze i neki zadaci koje su drugi ljudi zatražili od vas da ih napravite.
2. Postavite si nekoliko pitanja
Jednom kada utvrdite potencijalne zadatke koje biste mogli uvrstiti na svoju not-to-do listu, preispitajte svaki od njih pomoću nekoliko pitanja. Prvo se zapitajte: “Doprinosi li ovaj zadatak ostvarenju mojih ciljeva i vizije?”. Ako je odgovor “ne”, pitajte se hoćete li vi, ili netko drugi imati značajne negativne posljedice ako se ovaj zadatak ne izvrši te je li taj zadatak hitan i važan. Ako je odgovor na ova pitanja također “ne”, taj bi zadatak trebao prijeći na vašu not-to-do listu.
Ako se neki zadatak čini važnim ili bi njegovo neizvršenje moglo imati neke negativne posljedice, zapitajte se: “Moram li ja biti taj koji će obaviti ovaj zadataki ili bih ga mogao delegirati nekomu drugomu?”. Ako postoji način da ovaj zadatak predate nekom drugom, trebalo bi ga staviti na not-to-do listu.
3. Pripremite neke odgovore
Svrha not-to-do liste je naučiti reći “ne” zadacima koji nisu usklađeni s vašim dugoročnim ciljevima i zadacima. U tom smislu, korisno je razmisliti kako na najbolji način uljudno odbiti zahtjev osobe koja želi da preuzmete neki zadatak.
4. Ponovite
Kada ste pozvani da preuzmete nove zadatke ili sami planirate nove projekte koje želite ostvariti, testirajte svaki zadatak koristeći prethodno navedena pitanja. Ispunjavaju li ti zadaci visoke kriterije za uvrštenje na vašu to-do listu ili zapravo pripadaju na not-to-do listu? Budite oprezni u zaštiti vlastitog vremena i razvrstajte zadatke prema tim kriterijima.
Izvor: Inc.
