Poduzeće Elektronički računi, informacijski posrednik za razmjenu e-računa, najavilo je da će 31. ožujka 2025. godine trajno izbrisati dokumente primatelja e-računa koji nisu ugovorili uslugu elektroničkog arhiva.
Na ovaj potez, izvijestili su u utorak, odlučili su se radi optimizacije vlastitog poslovanja i unaprjeđenja kvalitete usluga za korisnike servisa Moj-eRačun.
„Sukladno računovodstvenim i poreznim propisima, elektronički računi moraju se čuvati u izvornom obliku u informacijskom sustavu ili na medijima koji omogućuju trajnost elektroničkog zapisa za utvrđeno vrijeme čuvanja. Obveza elektroničkog arhiva odnosi se na sve subjekte koji zaprimaju e-račune, neovisno o tome jesu li obveznici javne nabave ili porezni subjekti“, stoji u priopćenju informacijskog posrednika.
Što su elektronički računi?
Elektronički računi su računi koji su izdani, preneseni i zaprimljeni u strukturiranom obliku (XML-u) te su pogodni za automatsku i strojnu obradu, što je uostalom glavna značajka zbog koje Europska unija potiče upotrebu e-računa kao ključnog dijela digitalizacije poslovanja i javne uprave.
„Original e-računa je isključivo strukturirani dokument koji je usklađen s EU normom za e-račune, dok je PDF koji ga prati njegov slikovni oblik. Ispisivanjem PDF-a i čuvanjem papirnate kopije računa, a da pritom nemaju arhivu originalnog XML dokumenta, poslovni subjekti riskiraju kazne prilikom poreznog nadzora“, pojašnjavaju iz tvrtke Elektronički računi.
Informacijski posrednik naglašava da od 2014. godine do danas nisu brisali dokumente primatelja e-računa kako bi podržali tvrtke u procesu privikavanja, odnosno provedbe digitalne transformacije, što je generiralo oko sto terabajta nestrukturiranih podataka i mjesečni trošak od nekoliko desetaka tisuća eura za servis Moj-eRačun.
Uslugu arhiviranja možete ugovoriti do kraja ožujka
„Čuvanje e-računa u skladu s računovodstvenim i poreznim propisima je obveza poduzetnika, zbog čega smo primateljima dali rok do 31. ožujka da se usklade i preuzmu svoje dokumente ili ugovore uslugu arhiviranja. S obzirom na to da će od 2026. godine e-račun biti obavezan i za gospodarske subjekte, krajnji je rok za implementaciju zakonski propisanog, sigurnog i kontroliranog elektroničkog arhiva“, ističu iz servisa Moj-eRačun.
Svoju arhivu e-računa iz prethodnih godina, primatelji trenutno mogu preuzeti putem mrežne stranice informacijskog posrednika, no nakon isteka roka automatsko preuzimanje neće biti moguće.
„S obzirom na količinu nestrukturiranih podataka, procijenjeno je da će nam za strukturiranje arhive na zahtjev trebati nekoliko mjeseci rada, što će generirati i veće troškove za primatelja. Zbog toga smo osigurali rok do kraja ožujka kako bi poduzeća na vrijeme uspostavila eArhiv u skladu sa zakonskim propisima“, zaključuje se u priopćenju informacijskog posrednika.
Podsjetimo, Elektronički računi su od srpnja 2024. godine dio Visma grupe, najvećeg europskog pružatelja SaaS usluga, koja okuplja čak 200 kompanija u Europi i Latinskoj Americi s oko dva milijuna korisnika usluga.
