Posljednjih nekoliko godina, suradnja s virtualnim asistentom postaje uobičajena i istovremeno vrlo korisna praksa za mnoge tvrtke i pojedince. No dok se poduzetnici osjećaju sve slobodnijima delegirati zadatke i tražiti pomoć u obavljanju svakodnevnih poslova, nerijetko je još uvijek prisutna određena doza straha od otkrivanja previše informacija ili čak povjerljivih podataka konkurenciji. Piše Ana Postružnik Đakulović, Virtaona
Spomenuti je strah uglavnom neopravdan, no s druge strane, klijenti imaju puno pravo biti zabrinuti za sigurnost svojih podataka. Dokle god je to tako, suradnja se ili neće realizirati ili će biti neuspješna.
Povjerenje je ključ svakog odnosa
Za poduzetnike je posebno izazovno pokloniti svoje povjerenje virtualnom asistentu s obzirom na njegov rad na daljinu. U većini slučajeva, poduzetnici su prisiljeni osloniti se na pouzdanost i efikasnost osobe koju ili nikad nisu osobno upoznali ili se ne poznaju dovoljno dugo da bi ostvarili kvalitetan odnos povjerenja. Ta činjenica definitivno otežava i samu odluku da angažiraju VA, a ako ga već imaju, pojačava im strah od odavanja tajni ili otkrivanja povjerljivih informacija.
Kako ipak postići povjerljiv i diskretan odnos klijenta s virtualnim asistentom?
Da odmah na početku napomenemo najbitnije: ključno je da osoba koja se bavi virtualnom asistencijom bude izuzetno diskretna i povjerljiva, visokih moralnih načela te u mogućnosti jamčiti sigurnost podataka. Klijenti trebaju jasno razumjeti kako se njihovi podaci koriste i što je još važnije, kako se čuvaju. To znači da virtualni asistent u radu mora koristiti čvrste sigurnosne mjere i enkripciju podataka.
Prije odluke o suradnji s virtualnim asistentom, poduzetnici bi svakako trebali istražiti što je moguće više informacija o onom potencijalnom, kao i zatražiti preporuke i konkretne povratne informacije od njegovih prethodnih klijenata.
Kada se netko odluči angažirati određenog VA, mora sebi osvijestiti da u svakom trenutku ima pravo od njega zatražiti uvid u svoj predmet kako bi se steklo jasno razumijevanje procesa i koraka koje će virtualni asistent poduzeti ili već poduzima. To može uključivati pregled metoda rada, alata koji se koriste ili strategije koja će biti primijenjena u rješavanju delegiranih zadataka. Otvorenost za dijeljenje informacija i transparentnost u radu pridonose osjećaju povjerenja i olakšavaju suradnju između klijenta i virtualnog asistenta.
Uz povjerenje, nužna je i komunikacija
Osim povjerenja, nužna je i pravovremena i dvosmjerna komunikacija, što podrazumijeva otvoreni razgovor o potrebama i očekivanjima, bez obzira na to na kojoj strani suradnje se osoba nalazi. Bitan je osjećaj slobodnog izražavanja brige i eventualnih sumnji te dobivanje nedvosmislenih i iskrenih odgovora.
Ne smijemo ovdje zaboraviti etiku i profesionalizam. Poštovanjem etičkih standarda i demonstracijom profesionalnosti, virtualni asistent mora graditi povjerenje stalno dokazujući da će s podacima svog klijenta postupati s maksimalnom odgovornosti i osobnim integritetom.
Stalno usavršavanje jamstvo je uspjeha
I, naravno, za virtualnog asistenta postoji još jedan put izgradnje povjerenja sa svojim klijentima. Riječ je o stalnom usavršavanju svojih vještina, čime će dodatno dokazati svoju predanost i stručnost.
Uvijek treba naglasiti da kad god se u suradnju ulazi otvorenog uma i srca, bez skrivenih agenda ili nepoštenih namjera, tada nema mjesta za zabrinutost i nepovjerenje. Iskrenost, poštovanje i zajednički ciljevi grade temelj povjerenja, što omogućuje kvalitetnu suradnju i postizanje zajedničkog uspjeha, a upravo on rezultira dugotrajnijim i obostranim zadovoljstvom.
U međuljudskim odnosima, a posebno onima poslovne prirode, i najmanja “figa u džepu”, najčešće uspijeva pokvariti i najsavršeniji recept za uspjeh.
Stoga se nastojmo nikada ne služiti trikovima i ostanimo uvijek na jasnoj strani života.
