Jesu li virtualni asistenti stvarne osobe?

Da odmah riješimo nedoumicu koju mnogi imaju, virtualni asistenti su ljudi, poput autorice ovog teksta. Piše Ana Postružnik Đakulović, Virtaona

To su stvarne osobe koje su svoje vještine, izbrušene na prijašnjim radnim mjestima, odlučile objediniti i ponuditi tržištu najčešće kao paket usluga.

Prema istraživanju Go2human Huba, virtualni asistenti većinom su visokoobrazovane žene s prethodnim radnim iskustvom duljim od 6 godina.

Odlikuje ih iznadprosječno informatičko znanje i tehnološka pismenost te se u radu, među ostali, koriste i alatima za upravljanje zadacima i projektima, kao što su: Trello, Clockify, Asana i mnogi drugi.

Neki ih nazivaju i online tajnicama, što je samo djelomično točno, s obzirom na to da je primjenjivo uglavnom na one virtualne asistente koji se bave isključivo administrativnim poslovima.

Kad kažemo administrativne usluge, mislimo zapravo na široku lepezu usluga:

• Unosa podataka
• Izrade ponuda i računa
• Organizacije sastanaka i putovanja
• Vođenja različitih evidencija
• Vođenja bilješki sa sastanaka

To su uglavnom standardne usluge koje VA pružaju, no neki od njih u mogućnosti su odraditi i poslove poput:

• Kreiranja sadržaja za društvene mreže
• Upravljanja web shopom
• Community managementa
• Korisničke podrške
• Pripreme natječajne dokumentacije i dr.

Pojedini VA specijalizirali su se prema djelatnostima, pa tako postoje oni specijalizirani za ugostitelje, udruge ili sl., a sve ovisno o vlastitim preferencijama, iskustvu i specifičnim znanjima koja posjeduju.

Koje su to ključne osobine koje bi svaki virtualni asistent trebao posjedovati

Kako bi VA svoje usluge pružali uspješno i profesionalno, izuzetno je bitno da ih krase ove karakteristike:

1. Organiziranost: S obzirom na to da se često bave različitom vrstom zadataka i barataju velikom količinom informacija, ključno je da posjeduju odlične organizacijske sposobnosti kako bi njima učinkovito upravljali.
2. Komunikacijske vještine: Budući da su uglavnom posrednici između poduzetnika i njegovih klijenata, izvrsne komunikacijske sposobnosti su neizostavne. One podrazumijevaju jasno izražavanje, aktivno slušanje i pravovremeno informiranje.
3. Samostalnost: Kako rade izvan ureda, VA moraju biti sposobni samostalno donositi odluke, rješavati probleme i preuzimati inicijativu kad god je to potrebno.
4. Fleksibilnost: Poslovne potrebe mogu se brzo i neočekivano mijenjati, pa je potrebna visoka sposobnost prilagodbe i spremnost na prihvaćanje različitih izazova.
5. Pouzdanost: Upravo zbog rada na daljinu i nemogućnosti uvida poduzetnika u baš svaki korak rada, pouzdanost je možda i najneizostavnija osobina VA. Ona podrazumijeva odgovornost, poštovanje zadanih rokova i predanost kvalitetnom izvršenju zadataka.

Na koji način virtualni asistenti dolaze do angažmana

Idealan način za dobivanje angažmana kao VA jest kombinacija offline i online strategije. Umrežavanje i preporuke, zajedno s konzistentnim korištenjem društvenih mreža, ključ su za uspješno pronalaženje poslovnih prilika. Fokusiranje na određenu nišu ili specifičnu stručnost također može pomoći privući klijente koji traže upravo te vještine.

Kojih je to 5+ benefita koji nastaju angažiranjem VA

1. Povećanje učinkovitosti: Delegiranje virtualnom asistentu omogućuje usredotočenost poduzetnika na strateško razmišljanje i ključne zadatke, dok VA obavlja one rutinske.
2. Pristup specijaliziranim uslugama: Virtualni asistenti mogu pružiti pristup specijaliziranim uslugama za unapređenje poslovanja, kao što su npr. pomoć u definiranju ciljne publike za marketinšku kampanju, vođenje analize konkurencije ili pak stvaranje vizualno privlačnog sadržaja.
3. Brzo širenje poslovnih operacija i smanjenje troškova: Angažiranje virtualnog asistenta omogućuje brzo širenje poslovnih operacija bez potrebe za dodatnim uredskim prostorom ili opremom.
4. Minimalizirano mikroupravljanje: VA može preuzeti svakodnevne zadatke i smanjiti potrebu za mikroupravljanjem, što svakako oslobađa i vrijeme i energiju za posvećivanje važnijim zadacima.
5. Smanjenje stresa i opterećenja: Virtualni asistenti mogu preuzeti mnoge zadatke koji poduzetnicima često uzrokuju stres i opterećenje, omogućujući im veću ravnotežu između poslovnog i privatnog života.
6. Povećanje skalabilnosti: Kada se poslovanje širi ili suočava sa sezonskim promjenama, virtualni asistenti mogu lako prilagoditi svoju dostupnost i obujam rada prema potrebama tvrtke. Ovo omogućuje poduzetnicima veću skalabilnost bez dodatnih angažmana stalnih radnika.

To je naravno samo mali dio benefita koje donosi angažiranje virtualnog asistenta.

Kako rade i koliko naplaćuju virtualni asistenti

VA rade u remote načinu rada i uobičajeno naplaćuju prema broju satu utrošenih na pojedini projekt, po projektu ili paušalno.

Cijene sata kreću se obično između 20 i 30 eura, ovisno o stručnosti i iskustvu VA.

Profesionalan virtualni asistent trebao bi za odrađeni posao uz račun izdati i specifikaciju utrošenih sati kako bi poduzetnik koji ga je angažirao dobio precizan uvid u broj odrađenih sati te samim tim platio realnu cijenu usluge. Transparentnost, dosljednost i povjerljivost svakako bi trebale biti tri osnovne vrijednosti svakog profesionalca, a virtualnog asistenta pogotovo.

Postoji li tečaj ili mikrokvalifikacija za osposobljavanje za poslove virtualne asistencije

Za osposobljavanje za poslove VA postoje tečajevi u organizaciji iskusnih VA koji su neupitno korisni, no osoba koja se odluči postati virtualni asistent vrlo vjerojatno već posjeduje dovoljno znanja i iskustva da i bez pohađanja tečaja može krenuti s pružanjem odgovarajućih usluga. Ovisno o potrebama tržišta ili osobnim preferencijama, uvijek se može dodatno usavršiti u specifičnoj vještini.

Da zaključimo, virtualni asistenti ne predstavljaju luksuz, već potrebu koju polako, ali sigurno prepoznaju i uvažavaju moderni poduzetnici. Upravo sposobnost prilagodbe virtualnih asistenata, širok raspon njihove stručnosti te fleksibilnost u pristupu različitim poslovnim izazovima čine ih ključnim čimbenikom uspjeha u današnjem dinamičnom poslovnom okružju. Bez obzira na veličinu tvrtke ili industriju, virtualni asistenti postaju integralnim dijelom poslovnog uspjeha, nudeći poduzetnicima slobodu da se fokusiraju na ono što zaista čini razliku u njihovu poslovanju. Uz njihovu podršku, mogućnosti su gotovo beskrajne, a budućnost poslovanja postaje ne samo učinkovitija, već i inspirativnija.