U prošlom broju Poduzetnika navedeno je kako se sve više napušta praksa uporabe klasičnog pečata u “papirnatom” poslovanju, ali da u poslovanju u digitalnom okružju susrećemo nove pojmove s novim sadržajima. Tako se sve više uvodi digitalni/elektronički pečat kao alat za pravne osobe.
Ovdje ćemo nešto više reći o pravnom značaju elektroničkog potpisa, elektroničkog pečata i elektroničkog poslovanja.
Elektronički potpis
E-potpis definira se kao „podaci u elektroničkom obliku koji se prilažu ili logički povezuju s drugim podacima u elektroničkom obliku i koje potpisnik koristi za potpisivanje“.
Prema Uredbi Europskog parlamenta i Vijeća o elektroničkoj identifikaciji i uslugama povjerenja za elektroničke transakcije na unutarnjem tržištu – eIDAS, koju su od 1. srpnja 2017. godine dužne primjenjivati sve članice Europske unije, razlikujemo 3 vrste e-potpisa.
• Jednostavni elektronički potpis
Jednostavan elektronički potpis ili Simple Electronic Signature (SES) – je bilo koji potpis u digitalnom obliku (npr. navedeni potpis u emailu) i može se promatrati kao „placebo“ jer nema pravnu težinu.
• Napredni elektronički potpis
Napredni elektronički potpis ili Advanced Electronic Signature (AdES) – osigurava dokazivost tako što je na jedinstven način povezan s potpisnikom kojeg je moguće identificirati. Unikatan je za potpisnika te pod njegovom isključivom kontrolom i priložen u dokument, tako da postaje nevažeći ako se sadržaj promijeni. Najčešće se koriste biometrijski i HTML5 potpis (uz identifikaciju korisnika korištenjem neke od autentifikacijskih metoda).
• Kvalificirani elektronički potpis
Kvalificirani elektronički potpis ili Qualified Electronic Signature (QES) – je napredni elektronički potpis izrađen s pomoću kvalificiranih sredstava za izradu elektroničkog potpisa i temelji se na kvalificiranom certifikatu za elektroničke potpise. Ekvivalentan je vlastoručnom potpisu i neosporiv. Jednostavno rečeno, kvalificirani e-potpis povećava razinu sigurnosti onoga što omogućuje napredni elektronički potpis.
Zahtijeva da potpisnik posjeduje osobni kvalificirani certifikat i prođe određene provjere identiteta sa strane Certification Authority. Potpis mora biti pohranjen i korišten sa sigurnim uređajem za stvaranje potpisa (QSCD – Qualified Signature Creation Device).
Elektronički pečat
Elektronički pečat predstavlja podatke u elektroničkom obliku koji su pridruženi drugim podacima u elektroničkom obliku ili su logički povezani s njima radi osiguranja izvornosti i cjelovitosti tih podataka.
Uredbom eIDAS uvodi se digitalni/elektronički pečat kao alat za pravne osobe u privatnom i javnom vlasništvu, državna i javna tijela, zdravstvene ustanove itd.
Elektronički pečat služi kao dokaz da je elektronički dokument izdala pravna osoba jamčeći na taj način izvornost i cjelovitost dokumenta.
Elektronički pečat koristi se za ovjeru elektroničkih dokumenata u kojima nije potreban elektronički potpis, ali autentičnost i integritet dokumenta treba ipak biti osiguran.
Elektronički pečat koristi se za obavijesti, potvrde, fakture, uplatnice/potvrde o uplati, eTendering i online, odnosno elektroničke ponude, poslovno dopisivanje, PK kartice, izvode iz matičnih knjiga.
Uredbom eIDAS uvodi se pojam kvalificirani elektronički pečat te se za kvalificirani elektronički pečat predmnijeva cjelovitost podataka i točnost izvora podataka s kojima je povezan kvalificirani elektronički pečat.
Uredba o uredskom poslovanju navodi da se kvalificirani elektronički pečat koristi za ovjeru elektroničkih dokumenata na kojima nije potreban elektronički potpis, ali izvornost i cjelovitost dokumenta trebaju biti osigurane.
Zakon o općem upravnom postupku također ističe kvalificirani elektronički pečat navodeći da se rješenje izdano iz informacijskog sustava javnopravnih tijela može provjeriti samo kvalificiranim elektroničkim pečatom.
Elektroničko poslovanje
• E-ugovor je ugovor koji je rezultat interakcije dviju ili više ugovornih strana koje ga zaključuju u elektroničkom obliku.
Najčešće se u elektroničkom obliku sklapaju ugovori o prodaji putem interneta određene robe ili pružanja usluga te ugovori koji se odnose na pretplatničke odnose s pružateljem telekomunikacijskih i sličnih usluga.
Na sklapanje ugovora u elektroničkom obliku primarno se primjenjuje Zakon o elektroničkoj trgovini, a u pogledu svega što nije definirano tim zakonom, primjenjuju se odredbe Zakona o obveznim odnosima.
• Kada je e-ugovor zaključen
Prilikom zaključenja online ugovora, propisana je obveza ponuđenog da potvrdi primitak ponude.
U slučaju zaključenja ugovora putem interneta riječ je o načinu zaključenja ugovora bez istovremenog prisustva obiju ugovornih strana (tzv. ugovor na daljinu).
Ugovor u elektroničkom obliku zaključen je onoga trenutka kada ponuditelj primi elektroničku poruku koja sadržava izjavu ponuđenog da prihvaća ponudu.
Zaključenje ugovora u elektroničkom obliku znatno je brže i jednostavnije od zaključenja drugih ugovora.
Faze zaključenja su:
1. poziv za stavljanje ponude
2. stavljanje ponude podnošenjem zahtjeva kupca u elektroničkom obliku
3. potvrda ponuđenog da je primio ponudu – obavezno kod potrošačkih ugovora
4. izjava ponuđenog da prihvaća ponudu
Elektronička arhiva
Elektronička arhiva je informacijski sustav koji omogućava pohranu i čuvanje svih vrsta dokumentacije u elektroničkom obliku. Elektronička arhiva omogućava digitalno skeniranje fizičke dokumentacije i njezinu trajnu pohranu u digitalnom obliku, upravljanje cjelovitom dokumentacijom te upravljanje arhivskim i registraturnim gradivom od nastajanja do izlučivanja.
Elektronička arhiva omogućava arhiviranje svih oblika digitalnih i naknadno digitaliziranih poslovnih dokumenata (npr. skeniranog papirnog dokumenta), dokumenata i korisničkih podataka elektroničkih servisa (e-servisa) ili bilo kojih drugih vrsta dokumenata/podataka koje će korisnik generirati i potom arhivirati.
Integritet dokumenta, cjelovitost sadržaja i vjerodostojnost arhiviranih dokumenata osigurava se uporabom elektroničkog potpisa i vremenskog žiga na svakom arhiviranom dokumentu za vrijeme njihove pohrane.
Elektronička arhiva omogućuje dugoročnu elektroničku pohranu dokumenata na jednome mjestu bez obzira na to jesu li:
• već izvorno nastali elektronički (npr. e-računi, e-ugovori, e-obrasci)
• ili su u elektronički oblik pretvoreni iz papirnatog oblika
eRačuni i njihovo čuvanje
Budući da je eRačun izvorno sastavljen kao elektronička isprava, poslovni subjekti koji šalju i/ili primaju eRačune kao knjigovodstvene isprave trebaju ih čuvati u obliku elektroničke arhive, odnosno njihovo čuvanje isključivo u papirnatom obliku bilo bi u suprotnosti s trenutno važećim zakonskim propisima.
