Ideja digitalne razmjene dokumenata, u što ulazi i razmjena eRačuna i pratećih elektroničkih knjigovodstvenih isprava, nastala je iz potrebe da se smanje greške, ubrzaju radni procesi, uvede veći nadzor nad poslovanjem i ostvare uštede. To je moguće samo ako se tim dokumentima upravlja kako je zakonski propisano – ako se izdaju, zaprimaju, obrađuju, likvidiraju i pohranjuju u izvornom, elektroničkom obliku. Likvidatura elektroničkih računa nije ista kao kod papirnatih.
Elektronički račun u našem je zakonodavstvu definiran kao račun koji je izdan, prenesen i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku (XML) koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu.
Pogrešna primjena Zakona o računovodstvu
Više puta sam pisao o tome kako u Hrvatskoj još uvijek postoji praksa da se eRačun primatelju dostavlja i kao slikovni prikaz, iako to informacijski posrednici ne moraju činiti, što je, čini se, uzročnik prekršaja koji se događaju jer se slikovni prikazi računa ispisuju, podaci s računa pretipkavaju, a onda ti papiri u registratorima čekaju istek zakonske obveze čuvanja.
U nekom od ranijih blogova već sam objasnio kako je to potpuno pogrešna primjena Zakona o računovodstvu (NN 78/15, 134/15, 120/16, 116/18, 42/20, 47/20), Pravilnika o proračunskom računovodstvu i računskom planu (NN 124/14 – 3/18) i čl. 18. st. 1. Zakona o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija (NN 121/14) te Zakona o elektroničkoj ispravi (NN150/05).
Original računa je strukturirani dokument
Ti zakoni, naime, između ostalog propisuju kako se knjigovodstvene isprave čuvaju kao izvorni pisani dokument, na nositelju elektroničkog zapisa ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade, dok Zakon o elektroničkoj ispravi u člancima 9. do 11. definira elektroničku ispravu, način na koji se pohranjuje te detaljno propisuje kada oba formata, digitalni i ispisana verzija, mogu koegzistirati.
Ono što je bitno naglasiti jest da je digitalni, odnosno strukturirani XML račun (eRačun) u tom slučaju original, a ispis na papiru je ovjerena preslika dokumenta koji, prema čl. 10. st. 3. spomenutog Zakona, mora sadržavati oznaku da se radi o preslici odgovarajuće elektronske isprave.
Kako likvidirati eRačun?
Poduzetnik ili osoba koju on odredi odgovorna je za kontrolu vjerodostojnosti isprava. Tako propisuje čl. 9, st. 7 Zakona o računovodstvu. Ta je rečenica prouzročila gomilu posla pečatorescima jer je masovno porasla kupnja pečata „likvidirano“. No, i tu je riječ o pogrešnoj primjeni zakonskih odredbi.
Navedeni članak zakona, naime, nadalje navodi kako „prije unosa podataka iz knjigovodstvene isprave u poslovne knjige poduzetnik ili osoba koju je odredio dužna je provjeriti vjerodostojnost knjigovodstvene isprave te istu potpisati ili odobriti na način iz kojeg se jednoznačno može utvrditi njezin identitet ili u slučaju drugih knjigovodstvenih isprava koje su nastale kao elektronički zapis, osigurati njihovu kontrolu i verifikaciju sukladno internim pravilima i procedurama“.
Upravljanje digitalnim dokumentima kroz softver
Jednostavno rečeno, eRačun se zakonski ne smije ispisivati da bi ga se likvidiralo, nego za tu radnju koristimo sustave za upravljanje digitalnim dokumentima, odnosno Moj-DMS.
Kroz ovaj sustav možemo urudžbirati zaprimljene dokumente, potpisivati ih, odobravati i likvidirati. Dokument obrađen kroz Moj-DMS ostaje u izvornom obliku, a prateći verifikacijski dokument, kako je to propisano Zakonom o računovodstvu, pridružuje mu se neodvojivo za čitav period čuvanja, čime osiguravamo nepromjenjivost sadržaja dokumenta.
Moj-DMS omogućuje digitalno upravljanje svom poslovnom dokumentacijom; eRačunima i računima, drugim knjigovodstvenim ispravama koje se zaprimaju u digitalnom obliku (eOtpremnicama, ePrimkama, eNarudženicama), potom ugovorima i drugoj internoj i eksternoj poslovnoj dokumentaciji.
Besplatan Moj-DMS webinar
Kako Moj-DMS funkcionira na primjeru mikro, male i srednje tvrtke, odnosno kako biste ga primijenili u vlastitom poslovanju, možete naučiti na besplatnom webinaru klikom na poveznicu Moj-DMS prezentacija.
