Krajem 2017. godine držali smo barem dvije edukacije tjedno na temu uvođenja eRačuna u poslovanje, a kako se 2018. godine približavalo stupanje na snagu Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, svi eminentniji poslovni časopisi i dnevnici, kao i neka učilišta, angažirali su nas na konferencijama kao predavače na temu digitalizacije poslovanja putem eRačuna. Najčešće postavljena pitanja i tada su, kao i godinama prije, još od 2014. kada samo krenuli s Moj-eRačun Akademijom, bila “zašto ne mogu poslati PDF e-mailom, zašto mi za eRačun treba informacijski posrednik?”. Tada je, jasno, bilo teško pojmiti značenje strukturiranog XML dokumenta, tako izdanog, prenesenog i zaprimljenog, da ga se automatski i strojno obrađuje, kako je, uostalom, i definiran gore spomenutim Zakonom. Ako je struktura, funkcija i korist eRačuna bila nejasna polaznicima tih edukacija, jer su slušajući o eRačunu u svojim mislima vizualizirali njegov slikovni prikaz u PDF-u, jasno je kako su priče o važnoj ulozi informacijskog posrednika kao identifikatora, sigurnog kanala dostave, validatora vjerodostojnosti i nepromjenjivosti sadržaja, posebno bile apstraktne.
Unatoč tomu, inzistirali smo na eRačunu kao pokretaču digitalne transformacije gospodarstva zbog neograničenih mogućnosti koje mogu proizaći iz njegove primjene. Ne govorim ovdje samo o digitalizaciji ostalih knjigovodstvenih isprava koje su se uvriježile, poput eOtpremnice ili eNarudžbenice u robno-materijalnom poslovanju; one su, naime, već postale standard u kompanijama koje su ranije uvele eRačun, već o uslugama vezanim upravo uz eRačun, kao najčešćem obliku elektroničke knjigovodstvene isprave, kojima informacijski posrednik daje veću vrijednost eRačunu, uz sav postojeći benefit ukidanja administrativnog troška.
Prioritetna dostava eRačuna
Jedan od benefita je status preporučene pošiljke; pošiljatelj nedvojbeno zna kada je njegov račun preuzet i, u slučaju bilo kakvih neželjenih okolnosti, to lako može dokazati na sudu. Ta pogodnost dodatno je evoluirala kroz funkcionalnost HIR (High Importance Receive), odnosno prioritetnu dostavu eRačuna gdje informacijski posrednik preuzima dodatnu odgovornost brze dostave računa.
Uzmimo za primjer da je neka tvrtka, ne ulazeći u konkretne razloge, zaboravila kupcu poslati eRačun. Uz HIR se račun dostavlja prioritetno, pri čemu korisnička služba informacijskog posrednika zove kupca za preuzimanje, a sustav šalje personaliziranu e-mail obavijest pošiljatelju u trenutku kada se promijeni status njegovog računa, odnosno kada je račun dostavljen kupcu ili, što je najvažnije, zašto je račun odbijen, u slučaju da se “nađe” u tom statusu. Shvatimo HIR funkcionalnost kao personaliziranu podršku za svaki pojedini račun za koji se zatraži opcija HIR.
Danas korisnici servisa Moj-eRačun automatski zaprimaju obavijesti o ispravnosti eRačuna, što znači da je nemoguće da račun neispravne XML strukture, nepotpunih podataka ili neke druge tehničke neispravnosti bude dostavljen primatelju. Sustav ih o tome automatski obavještava i identificira konkretne pogreške koje trebaju biti ispravljene. HIR, primjerice, rješava i problem nedostavljenih računa koji se, iako čine manjinu, još uvijek pojavljuju u određenom postotku. U slučaju kada račun mora biti prioritetno dostavljen, a njegovo preuzimanje dodatno dokumentirano, HIR će osigurati da račun bude dostavljen u najkraćem roku, iako je primarno stajao u statusu “neuspjelo”.
Iz ovih je primjera jasno koliko je važna uloga informacijskog posrednika i kolika je odgovornost pružiti korisnicima više informacija o procesima koji utječu na njihovo poslovanje. Kako bismo mogli planirati priljeve i odljeve iz tvrtke, moramo znati kada je naš račun zaprimljen, od kojeg trenutka teče valuta plaćanja, ali i kakvo je financijsko stanje poduzeća s kojima surađujemo. Ili da se izrazim, u skladu s vremenom, kakva je njihova zdravstvena slika.
Pravodobna informacija daje veću sigurnost
Ono što možda izdvaja servis Moj-eRačun od nekih drugih kompanija, odnosno drugih informacijskih posrednika je činjenica da svaku inovaciju koju ponudimo tržištu razvijemo najčešće jer smo i sami kao tvrtka prepoznali da nam treba neki alat da ubrzamo ili unaprijedimo vlastite poslovne procese. Javno je poznata anegdota da je ideja o samom servisu nastala kada je predsjednik Uprave, negdje usred magle i mraka na autoputu A3, trebao hitno poslati preporučeni račun. Moj-DMS je nastao iz potrebe da postanemo bespapirni ured i da su nam svi dokumenti centralizirani, da ih možemo digitalno potpisivati, odobravati i likvidirati nalazili se u uredu ili na nekom od sastanka od Iloka do Dubrovnika. Primjera je stotine, no poanta je jedna, a to je da uvijek težimo tomu da maksimiziramo vrijednost usluge, između ostalog i kroz unaprjeđenje postojećih usluga i razvoj novih.
Možda ste primijetili kako u posljednje vrijeme često koristimo hashtag “Odgovorno je znati više”. Upravo se to referira na ranije spomenuto financijsko stanje iliti zdravstvenu sliku poduzeća s kojima surađujete. Slanje eRačuna putem usluge Moj-BI omogućuje našim korisnicima automatiziranu obavijest o blokadama njihovih kupaca prije nego im ispostave eRačun, da su informirani o blokadi kupca tijekom valute plaćanja računa koji su im izdali, odnosno da znaju kako, po pitanju statusa blokade, stoji dobavljač kojeg su tek izabrali za neki posao.
I tu leži odgovornost, ili kako je ranije rečeno, uloga informacijskog posrednika – ne samo da se eRačun ili drugi digitalni dokument prenese sigurno od točke A do točke B, nego da korisnik dobije informacije temeljem kojih će moći bolje očuvati vlastitu likvidnost. I zato HIR, Moj-BI i automatizirane e-mail obavijesti o tehničkim i drugim greškama. Odgovorno je znati više, a naš je posao da to znanje omogućimo.
