O radu od kuće napisano je već mnogo. Brojni stručnjaci i praktičari nude velik broj smjernica i savjeta, kako što učinkovitije ured zamijeniti domaćim prostorom. I dok su svi ti savjeti bili dobrodošli već u vrijeme normalnog funkcioniranja organizacija i društva, u vrijeme pandemije Covida-19 dobivaju potpuno novu dimenziju.
U vrijeme pandemije puno je zaposlenika preko noći počelo raditi od kuće. Neki zbog zahtjeva poslodavca, neki zbog obaveza oko svoje djece, neki zbog nečeg drugog. U ovom tekstu pokušat ćemo odgovoriti na pitanje kako raditi od kuće fleksibilno i učinkovito uvijek, čak i kada nemamo na raspolaganju potpuni mir i samo svoj prostor. Iako su mnogi savjeti dragocjeni i korisni, iz iskustva rada od kuće u vrijeme pandemije možemo naučiti dvije lekcije. Savjete za rad od kuće možemo podijeliti na one koji su korisni samo u vrijeme optimalnih uvjeta, kad smo više-manje sami kod kuće i kada nema drugih faktora smetnji te na one koji su uvijek korisni.
Prva lekcija: postoje klasični savjeti koji su korisni u svakoj varijanti rada od kuće
Rad od kuće, osim koristi za zaposlenika (i poduzeće), može donijeti i loše navike povezane s izborom hrane, pića i premalo tjelesne aktivnosti. Zato je korisna pretpriprema obroka, a možda i aplikacija koja će nas svako malo upozoriti da je potrebno ustati i malo se razgibati. Također, stol za kojim možete stajati, a ne samo sjediti i raditi, dobra je investicija.
S druge strane, razne smetnje kao što su društvene mreže i internet mogu vam odvući puno pozornosti i još više vremena. Nužno je optimizirati i isključiti sve što nije neophodno za posao. Svaka smetnja, ma kako kratka bila, ako nije povezana s osnovnim poslom koji u danom trenutku obavljate, preusmjerit će vašu pozornost i potrošit ćete vrijeme da se ponovno saberete i vratite misli i pozornost poslu. Čak i vrijeme koje je inače namijenjeno isključivo službenoj pošti, i na prvi pogled ne predstavlja bespotrebno trošenje vremena, može biti smetnja. Ako vam stalno odvlači pozornost od kompleksnijih zadaća, kojima se morate posvetiti, onda je i u slučaju službene pošte potrebna optimizacija. Namijenite samo dio vremena pregledavanju i odgovaranju na službenu poštu. Možda odmah ujutro i sredinom dana.
Na tom mjestu prelazimo na sljedeću važnu stvar, a to je planiranje dnevnih važnih zadaća, ali i terminskih sklopova radnog vremena. To-do listu ili popis zaduženja i zadaća raspoređenih po prioritetima možete za sljedeći dan sastaviti pred kraj radnog vremena ili navečer. To-do lista je za vas putokaz onoga što mora biti napravljeno. Ostalo, ako nije planirano, može biti obavljeno samo ako nužnost i važnost to zahtijevaju. Inače ne smije krasti vrijeme planiranim zadacima. S druge strane, planiranje terminskih sklopova radnog vremena znači da planiramo u kojem ćemo dijelu dana obavljati koje zadaće. Ne toliko što ćemo točno raditi, nego koji sklop zadaća (službena pošta, online sastanci, rad na projektu, pozivi koje možete planirati i dr.). Sklopovi neka budu sastavljeni tako da uključuju sve konkretne zadatke sa spomenute to-do liste.
U vrijeme pandemije do posebnog izražaja došla je upotreba tehnologije za rad na daljinu. I najveći skeptici su uvidjeli kolika je korist od tih postignuća. Mnoga rješenja za tehnološki poduprt rad od kuće financijski su pristupačna ili čak besplatna. Minimum koji je potreban da organizirate i izvedete sastanak ili konferenciju na daljinu su internetska veza, tablet, pametni telefon ili kompjuter s mikrofonom i videokamerom.
Druga lekcija: neki savjeti za rad od kuće nisu korisni baš u svakoj situaciji, ali ih je moguće prilagoditi
Stručnjaci često savjetuju kako je potrebno imati svoj prostor. Istina je da je produktivnost i učinkovitost u tom slučaju najčešće puno veća. No taj naputak tek malo koristi u situacijama kada je rad od kuće više nužda nego izbor, kad su u istovremeno u kući djeca i/ili partner te tada, kada nam druge okolnosti ne omogućavaju da imamo svoj radni prostor. Zato je na tom mjestu jako važna komunikacija i dogovor s ostalim ukućanima o tome kakva su pravila i što je čije zaduženje kako bi svatko mogao odraditi svoj dio obaveza.
Također, jedan od čestih savjeta jest to da radno vrijeme prilagodimo sebi i svojim interesima. Neka zanimanja to dopuštaju, no druga su strogo vezana uz klasično radno vrijeme od osam do četiri. Svakako vrijedi pokušati postići dogovor s poslodavcem o tome u kojem ćete dijelu dana moći odraditi većinu službenih zaduženja ako to priroda posla omogućava. Povezano s time, osobito je važno primijeniti, do neke mjere raširiti i striktno se držati još jedne točke iz prve lekcije. A to je strukturiranje radnog rasporeda. Ne samo za sebe, nego i za preostale članove kućanstva koji se istovremeno nalaze u stanu ili kući s vama i imaju svoje obaveze i potrebe (školu, posao, igru, jelo…). Premda u početku bude začuđenih pogleda, s vremenom se i najmlađi priviknu na to. Prihvate ritam.
Rad od kuće često znači manjak interakcije uživo jer ona nije više dio radne svakodnevice. Zato jedan od savjeta kaže da je potrebno imati sastanke ili konferencije i uživo. Redovite sastanke uživo otežavaju mnoge okolnosti – od udaljenosti dislociranih zaposlenika do novijih mjera povezanih pandemijom Covida-19. Na tom mjestu od velike pomoći može biti, u prvoj lekciji spomenuta, informacijska tehnologija i različite aplikacije za rad na daljinu. Neka poduzeća već su prije pandemije uvela virtualne odmore u kojima se i dislocirani radnici mogu susresti sa svojim radnim timom te (ne)formalno komunicirati. Crpeći pritom iskustvo iz formalnih poslovnih događaja, kao što su sastanci i konferencije koji se sve češće i na sve višim razinama provode i u online izvedbi. Smisao redovnih virtualnih neformalnih odmora/druženja i formalnih sastanaka je svakako u povezivanju članova tima u cjelinu, konstantan protok informacija, veća motivacija i posljedično veća učinkovitost u radu.
Umjesto zaključka
Ako podvučemo crtu, najvažniji je savjet da rad od kuće morate potpuno prilagoditi sebi i svojoj konkretnoj situaciji. Upravo zato čarobnih rješenja, koja bi u samo jednom obliku koristila uvijek za svakoga u svakoj situaciji, nema. Morate probati više stvari i sastaviti vlastitu kombinaciju. Uzmite što vam koristi i zanemarite ono što ne koristi. Važno je odraditi najbolje što možete, da uz što bolje odrađen posao (time će biti zadovoljan vaš poslodavac i vaši karijerni ciljevi) vaša svakodnevica manje trpi.
I za kraj jedan možda trivijalan savjet, ali jako važan, ne samo u radu od kuće, već za bilo kakav oblik aktivnosti za potrebe posla ili obitelji. Potrebno vam je dovoljno odmora. Time ćete postići dvije stvari – imat ćete dovoljno energije za sve obaveze i moći ćete ustati dovoljno rano kako biste započeli dan samo svojom rutinom. Dan će tako biti puno produktivniji.
Marija Paladin specijalist je u području ljudskih resursa i certificirani life coach. Istražuje područje razvoja ljudskih potencijala, uloge komunikacije u formalnim ulogama pojedinca i organizacije, timski rad te različite aspekte organizacijske uspješnosti. Autorica je brojnih stručnih i znanstvenih radova.
