Poduzetnik u svom poslovanju mora stvoriti cijeli niz dokumenata, a njihova vrsta, obim i vrijeme izdavanja direktno ovise o djelatnosti kojom se bavi. Isplanirati njihovo formiranje i tijek na način koji će poslovne procese podržavati umjesto usporavati – više puta se pokazao kao jedan od bitnih faktora razvoja poduzetništva i veće zarade. Stoga mudri poduzetnici u ranoj fazi poslovanja hrabro stavljaju ovaj izazov na svoj radni stol. Dok mali poduzetnik radi sam, ova tema ima utjecaja samo na njega osobno, ali kad uvede ostale u svoje radne procese, dokumentacija postaje i alat njihova nadziranja, provedbe subordinacije, praćenja zaliha, pravovremene i dostatne nabave, odnosa s partnerima i još mnogo čega.
Namjera mi je potaknuti pravovremeno promišljanje o ovoj temi jer sam kroz odnose s brojnim klijentima uočila stanoviti uzorak i moje je iskustvo da dobra rješenja vode poslovnom napretku, iako su mnogi skloni ovu temu proglasiti nebitnom i suvišnim troškom. Također, uočavam da je velik izazov ispravno procijeniti u današnjoj obilnoj ponudi programskih rješenja koja su redom popraćena snažnim marketinškim porukama. Kao, uostalom, i za sve drugo u današnje doba.
Brzo i praktično
Sredinom 2019. godine došlo je do velike migracije malih poduzetnika prema online programima u trenutku kada je prema javno financiranim primateljima (kupcima poduzetnika) postalo obvezno slati elektronske račune. Oni koji nisu odabrali samo servis za puko slanje računa, sada su došli do online rješenja koja im nude puno više nego što su mislili da će im trebati. Kako vrijeme teče i navikavaju se na nove mogućnosti koje su im na raspolaganju, uočavaju priliku.
Praktično je i brzo iz ponude formirati račun, poslati ga iz aplikacije na elektroničku poštu kupca ili kao e-račun, pratiti naplatu, slati opomene, pratiti skladište materijala ili robe, pisati putne naloge i razne druge dokumente koji će uvijek ostati u domeni poduzetnika, bez obzira na možebitnu činjenicu da ima vanjsko računovodstvo. Servisi ionako većinom dobivaju dokumente kada su poslovni procesi okončani.
Postoji i mogućnost razmjene dokumenata sa servisom unutar samih programa, međutim, ovo je okolnost koju moraju dva partnera sama raspraviti, urediti i ugovoriti. Iako su isporučitelji takvih online rješenja skloni sugerirati kako je činjenica da obje strane mogu putem interneta u svakom trenutku pristupiti dokumentima izuzetno važna i presudna, osobno sam uočila i neke otegotne okolnosti.
Ne smijemo zanemariti činjenice
Dokumenti moraju biti likvidirani od strane odgovorne osobe koju je sam poduzetnik odabrao, kojom radnjom ta osoba potvrđuje da je dokument pregledan, da je vjerodostojan i da točno odražava stvarno nastale poslovne događaje. Svaka naknadna promjena polazišnog dokumenta može imati posljedice u financijskom računovodstvu i u poreznim evidencijama, kojih sam poduzetnik ili njegovi zaposlenici ne moraju biti niti svjesni, dok će knjigovođu činiti nesigurnim u vlastite zaključene evidencije.
S druge strane, koliko je malih poduzetnika doista u stanju razumjeti razne financijske izvještaje, kojima može kroz takve programe pristupiti. Ne zaboravimo da nisu svi poduzetnici ekonomisti, iako se ekonomijom nedvojbeno bave. Mnogima je dovoljno da od svog knjigovođe dobiju podatak uz objašnjenje njegova značenja i kontekstom iz kojeg je generiran. Tu praksu primjenjujemo u našem servisu i ona malim poduzetnicima savršeno odgovara.
