U vrijeme inventura, poduzeća poduzimaju sve potrebne radnje za provođenje popisa. Cilj svakog poduzeća jest imati rezultat sa što manje viškova i manjkova. Da bi to ostvarili, nužno je tijekom cijele godine voditi računa o sustavu upravljanja skladištem, načinu zaprimanja i izdavanja artikala.
Pri provođenju inventure, parametar koji može uzrokovati razlike i nerealna stanja na skladištu je označavanje artikala odnosno sustav šifriranja. Danas većina poduzeća ima digitalizaciju skladišnog poslovanja, što ubrzava proces zaprimanja i izdavanja robe, praćenje stanja zaliha te kontrolu naručivanja potrebnih artikala. Bez obzira na sustav koji upravlja skladišnim poslovanjem, nužno ga je nadograđivati ispravnim podacima.
Izazovi s kojima se poduzeća susreću prilikom zaprimanja artikala:
Kada se otvara šifra artikla?
Najčešće je to u trenutku izrade narudžbenice ulaznih materijala, odnosno izrade naloga za proizvodnju ili nabavu pri procesu prodaje. Time se primarno poštuje proces naručivanja jer narudžbenica postoji prije nego što artikl stigne na skladište. Pri procesu prodaje, izdaje se nalog za proizvodnju/nabavu prije no što se artikl proizvede/nabavi.
Tko otvara šifru?
Ponekad šifru otvara odjel nabave ili osoba u skladištu, a ponekad se otvaranje šifri obavlja u odjelu računovodstva ili u odjelu za IKT. Bez obzira za koju varijantu se poduzeće odluči, važno je da to uvijek bude na istome mjestu i prema jasno definiranim pravilima.
Na koji se način otvaraju šifre?
Ovo je najvažniji dio jer je svako poduzeće specifično. Svaka industrija i vrste artikala koje se nalaze na skladištu imaju svoje osobitosti. Zato je važno utvrditi jasan i jednoznačan način otvaranja šifri. Klijentima uvijek predlažem da izrade jednostavnu proceduru/uputu/pravilnik gdje se točno utvrđuje na koji način označiti artikl. Sam informacijski sustav najvjerojatnije ima definiran način numeriranja, a sam opis artikla trebao bi biti jednoznačan. Primjerice, Matica kvadratna M8 je opis artikla, ali ako ne postoji jasna uputa, sljedeći se put može otvoriti kao Kvadratna matica M8 ili matica kv. 8, a to dovodi do otvaranja duplih šifri i netočnih stanja na skladištu. Važno je propisati koje sve informacije opis artikla mora sadržavati: naziv, boja, dimenzija, kao osnovni parametri, no mogu se ubaciti i ostali podaci kao dobavljač, rok trajanja ili neki drugi podaci.
Što s duplim šiframa?
Ako ne postoji sustav kontrole otvaranja šifri te jasna pravila, pojavit će se šifre za isti artikl, ali s različitim opisima. Kada se takve situacije dogode, nužno je “očistiti” šifarnik, no brisanje šifri moguće je samo u trenutku kada na zalihi nema stanja, tj. ulaza i izlaza. Taj postupak svakako treba biti u suradnji s odjelom računovodstva.
Ovo su najvažnije smjernice kojih bi se poduzeća trebala pridržavati prilikom upravljanja artiklima na skladištu kako bi imali što točnija i ažurnija stanja te izbjegli potencijalne razlike prilikom vođenja inventure. Iste smjernice vrijede i za vođenje imovine, odnosno osnovnih sredstava.
Za podršku ili savjet na raspolaganju Vam je specijalizirani portal www.inventure.com.hr.
