“Zovi Covida!”

Kako se jedan mali ured uspio digitalizirati u tri dana zahvaljujući epidemiji i karanteni?

Covid-Arios-digitalizacija

Projekt “Ured bez papira” planirala sam pune tri godine, a sad je silom prilika zaživio doslovno u tri dana. Nažalost, za to je zaslužna epidemija virusa Covid-19.

Računovodstveno-konzultantska tvrtka Arios posluje u Belišću punih 28 godina. Koristili smo u svom radu uvijek najnovije tehnologije, najnoviju opremu, najnovije servise te u tom smjeru educirali i svoje zaposlenike i klijente. Tijekom rujna 2019. počeli smo pripremati ozbiljnu digitalnu infrastrukturu.

Kako je počelo?

Svakoj radnici nabavili smo još po jedan monitor kako bi imala mogućnost na jednome monitoru gledati dokument, a na drugom knjižiti taj dokument. Maknuli smo staru mrežu koja je već bila dotrajala, napustili server u uredu i otišli In cloud. Zakupili smo softver DMS i još jedan oblak za isti softver i onda je krenula edukacija zaposlenika.

Djelatnice, većinom u dobi između 25 i 45 godina, očekivano su imale ogroman otpor prema novim tehnologijama, pa tako i prema digitalizaciji i projektu “Ured bez papira”, smatrajući papir nezamjenjivim. S klijentima je išlo još teže.

S potpunom digitalizacijom trebali smo krenuti 1. siječnja 2020. godine na sljedeće načine:

• klijent je trebao poslati skenirane dokumente;

• klijent je donio dokumentaciju i pričekao dok je djelatnica skenirala te mu vratila dokumentaciju u papirnatom obliku;

• klijent nije mogao čekati pa je ostavio dokumentaciju i djelatnica je kasnije skenirala.

Početkom ožujka izvršila sam analizu digitalizacije po radniku i utvrdila da je maksimalna digitalizacija po radniku iznosila 50%, a kod jedne radnice samo 10%, jer se nije mogla naviknuti knjižiti s monitora i prvo bi sve dokumente proknjižila s papira, pa ih tek onda skenirala.

Ubrzo nakon toga sve su radnice 22. ožujka 2020. počele raditi od kuće. Na današnji dan sve radnice rade od kuće, samo 1% klijenata još uvijek nije kupio skener ili skinuo aplikaciju skeniranja na mobitel.

Mogu sa zadovoljstvom posvjedočiti da je sve moguće i da smo se u samo tri dana svi digitalizirali, i radnici i klijenti. Projekt “Ured bez papira”, koji sam planirala pune tri godine, zaživio je doslovce u tri dana. Za to je, eto, kriv ili zaslužan Covid-19.

Prijavite se na naš Newsletter

Saznajte novosti iz svijeta poduzetništva.

Hvala! Uspješno ste prijavljeni.