Pet načina na koje je digitalizacija promijenila izgled modernih ureda

Današnji uredi bitno su drugačiji od ureda prošlosti. Izvukli smo nekoliko razlika.

Velike su šanse da posao koji radite prije tridesetak godina ili nije postojao ili se barem radio znatno drukčije nego danas. Jednako kao što su nam dolaskom novih tehnologija životne navike, način komunikacije, zabava i ostali aspekti života korjenito izmijenjeni, digitalizacija je uvelike promijenila način na koji radimo.

Gdje je nestao faks?

Faks su u poslovnoj komunikaciji zamijenili različiti digitalni alati, a čak je i sam telefaks dobio svoju digitalnu verziju te je kao takav nezaobilazan u nekim biznisima. Digitalizacija poslovanja prebacila je faks u cloud. Samo, za razliku od osamdesetih godina dvadesetog stoljeća, za cloud faks ne trebate biti u uredu, niti ga možete primiti samo na jednome mjestu. A za to vam ne treba ni papir ni toner. Cloud faks možete sasvim jednostavno slati i primati na mobilnom telefonu, računalu ili tabletu. Potrebna vam je samo internetska veza.

Računi, računi, računi

FISKALIZACIJA je korjenito promijenila poslovanje u Hrvatskoj, kako iz perspektive države, kojoj je omogućila efikasan nadzor nad svim ostvarenim prometom, tako i iz perspektive poslovnih subjekata, kojima je olakšala izdavanje računa i upravljanje financijskom higijenom. Uvedena je 2013. i te je godine izdano otprilike 2,2 milijarde fiskalnih računa.

Za usporedbu, četiri godine od uvođenja, samo u prosincu 2017. godine izdano je više od 179 milijuna računa. Fiskalizacija je posebno korisna malim obrtnicima koji nemaju klasične urede ili prodavaonice; onima koji svoje proizvode prodaju na štandovima, pultovima, u hodu ili slično. Prije uvođenja fiskalizacije, često su morali ručno ispisivati račune i kasnije ih prijavljivati. Danas, uz prijenosnu fiskalnu blagajnu, u jednom uređaju imaju sve – internetsku vezu, pisač, blagajnu i aplikaciju, a svi se računi automatski šalju Poreznoj upravi.

Papiri su (gotovo) prošlost

POKUŠATE li zamisliti ured iz, primjerice, devedesetih godina, prilično je vjerojatno da će ta slika uključivati police, ormariće i vitrine prepune šarenih registara. Ti su registri i svi bezbrojni papiri koje su sadržavali danas dobrim dijelom zaboravljena stvar. Naravno, neki se papiri i danas fizički čuvaju, ali za pohranjivanjem kilograma i kilograma raznih papira više apsolutno nema potrebe.

Dokumenti, fotografije i, zapravo, bilo kakvi drugi materijali danas se čuvaju u digitalnim repozitorijima, uglavnom baziranim na cloud tehnologiji. Osim što tako zauzimaju manje fizičkog prostora i štede papir (što nije nimalo nevažno), dokumente u digitalnom obliku bitno jednostavnije i brže pronalazimo, a svi su podaci sigurni od bilo kakve fizičke prijetnje i možemo im pristupiti bez obzira na to gdje se nalazimo. Da bez clouda danas nema niti jednog biznisa, dokazuje i procjena agencije Forrester prema kojoj će globalno tržište usluga u oblaku do 2020. godine dosegnuti vrijednost od 236 milijardi dolara.

I serveri su digitalni

BAŠ KAO ŠTO JE DIGITALNA TRANSFORMACIJA sve one papire potjerala u oblak, i serveri su postali virtualni. Umjesto najma fizičkih servera, koje, kao i svu ostalu materijalnu opremu, treba održavati, a kada se pokvare i popravljati, danas se mogu unajmiti virtualni serveri u cloudu.
Cloud serveri sve aplikacije i web stranice smještaju na siguran i brz server, svi se podaci svakodnevno pohranjuju, a za razliku od fizičkih servera, korisnik može plaćati uslugu onoliko koliko je koristi.


Sigurnost ima novo značenje

AKO VEĆ USPOREĐUJEMO današnje poslovanje i ono otprije dvadesetak godina, ne može se ne spomenuti aspekt sigurnosti. Prijetnje poslovanju u analognom dobu bile su uglavnom fizičke. Danas je to ipak nešto drugačije. Izvješće “Cost of Cyber Crime Study” iz 2017. godine pokazalo je da je prosječna šteta od cyber napada u posljednje tri godine povećana više od 40 posto – sa 12,97 milijuna dolara u 2014. na 18,28 milijuna dolara u 2017. Usput se povećao i broj godišnjih cyber napada po tvrtki.

Ne čudi stoga da dvije trećine ukupnih sigurnosnih troškova tvrtki za financijske usluge odlazi na troškove osiguranja od takvih napada. Ove se ogromne brojke možda odnose na globalnu financijsku industriju, ali sigurnost i zaštita za svakog obrtnika i poduzetnika više ne znači samo pouzdan lokot nego uključuje i ulaganje u kvalitetan antivirusni sustav.

Izvor: http://tnative.tportal.hr/digitalna-transformacija-ureda/

Foto: https://www.pexels.com/

Prijavite se na naš Newsletter

Saznajte novosti iz svijeta poduzetništva.

Hvala! Uspješno ste prijavljeni.