Upravljanje projektima prema PM² metodologiji, I. dio

Uspješno upravljanje projektima ključna je vještina koja se u današnje vrijeme sve više cijeni.

Uspješno upravljanje projektima ključna je vještina koja je u današnje vrijeme sve više na cijeni, a neminovno je i kako se sve veći broj poduzeća okreće prema projektnom načinu poslovanja.

Sama struka upravljanja projektima mijenja se i unaprjeđuje, a sve veće globalno iskustvo na tom području rezultiralo je različitim svjetskim standardima upravljanja projektima. Neke od krovnih, međunarodno priznatih organizacija za certificiranje stručnjaka u segmentu upravljanja projektima, programima i portfeljima su IPMA (International Project Management Association) i PMI (Project Management Institute), a neki od najpoznatijih svjetskih standarda (alata) su IPMA-ICB, PMBOK, PRINCE2, ISO 21500 i PM² (Project Management Squared) kao jedan od novijih standarda koji ću u nastavku pobliže opisati.

PM² metodologiju ponajprije krasi jednostavnost

I upravo je to jedan od razloga njezina globalnog i brzog prihvaćanja. PM² je službena metodologija upravljanja projektima, programima i portfeljima, izdana i podržana od strane Europske komisije te vrlo brzo prihvaćena na međunarodnoj razini. Pogodna je za bilo koju vrstu projekata jer omogućuje voditeljima projekata i projektnim timovima da učinkovito upravljaju projektima. PM² se temelji na operativnom iskustvu projekata iz europskih institucija, ali uključuje i elemente iz širokog raspona globalno prihvaćenih najboljih praksi, standarda i metodologija upravljanja projektima.

PM² metodologija definira četiri osnovne faze upravljanja projektom

One zapravo označavaju njegov životni ciklus – otvaranje (inicijaciju), planiranje, izvedbu i zatvaranje (finalizaciju) projekta. Peta faza odvija se tijekom cijelog životnog ciklusa projekta, a odnosi se na monitoring i kontrolu projekta, koju provodi voditelj projekta (Project Manager – PM). To je vrlo učinkovit način da se grupiraju brojne aktivnosti upravljanja koje se odvijaju tijekom projekta, odnosno da se fokusira pažnja projektnog tima na one aktivnosti koje su potrebne u određenoj fazi životnog ciklusa projekta. Odluka o prelasku iz jedne faze u drugu donosi se na takozvanim “faznim vratima”, a ovisi o tome jesu li ciljevi te prethodne faze postignuti na zadovoljavajući način (po pitanju kvalitete, vremenskih rokova, proračuna i ostalih zadanih parametara). Fazna vrata označuju se kao RfP (spremni za planiranje – Ready for Planning), RfE (spremni za izvedbu – Ready for Execution)i RfC (spremni za zatvaranje – Ready for Closing).

PM² metodologija predlaže i koristi skup artefakata projekta

To su službeni obrasci koji olakšavaju definiranje ciljeva projekta, upravljanje projektnim aktivnostima i komunikaciju između dionika i sudionika na projektu (između voditelja projekta i članova projektnog tima, poslovnog menadžera projekta, naručitelja/vlasnika projekta, dobavljača, izvođača itd.). U tom smislu nudi se set predložaka i detaljne smjernice o tome kako ih koristiti, što je vrlo efikasno za upravljanje projektom. U konkretne predloške koje ova metodologija preporuča ubrajaju se Poslovni slučaj (Business Case), Projektna povelja (Project Charter), Priručnik projekta (Project Handbook), Radni plan projekta (Project Work Plan), Rezultati projekta (Project Deliverables) i Završno izvješće o projektu (Project-End Report).

Svaka od faza unutar životnog ciklusa projekta podrazumijeva i korištenje određenih predložaka ili artefakata. Osim toga, PM² promovira i svojevrsni mindset koji se odnosi na stavove i obrasce ponašanja, koji pomažu projektnim timovima da se usredotoče na ono što je zaista važno za postizanje ciljeva projekta. Način razmišljanja (mindset) u kombinaciji s konkretnim alatima (artefaktima), voditeljima projekata i njihovim timovima pomaže u upravljanju složenim operacijama te zajedno čine ovu metodologiju učinkovitijom i cjelovitijom.

www.caetus.eu