Mnogi sastanci ne započnu kako bi trebali. Grupa sjedi i čeka one koji kasne. Neki u to vrijeme žele porazgovarati o nekoj temi koju oni smatraju bitnom, a koja nema veze sa sastankom te tako proizvoljno mijenjaju dnevni red. Drugi pišu poruke i šalju e-mailove, a lider se bori zadržati fokus prisutnih. To predstavlja veliki problem jer su sastanci koji tako započnu rijetko kada uspješni.
Brendon Burchard, autor knjige High Performance Habits: How Extraordinary People Become That Way ključ za rješenje toga problema vidi u načinu na koji Oprah vodi sastanke koje započinje s tri pitanja:
“Koja je naša namjera na ovom sastanku? Što nam je važno? Što želimo postići?”
Zašto Oprah tako započinje sastanke?
Visoko učinkoviti ljudi u svemu traže jasnoću. Oni kontinuirano nastoje smanjiti distrakcije te uvijek iznova vraćaju fokus na ono što je važno zato što jasnoća i fokus ne dolaze same po sebi, već ih je potrebno proaktivno tražiti. Isto se odnosi i na osobnu razinu. Uspješni ljudi ne čekaju vanjski okidač za uvođenje promjena, već sami odlučuju koje promjene žele uvesti i kada.
Autor navedene knjige, Brandon Burchard, kaže kako je, u traženju osobne jasnoće, potrebno usredotočiti se na sljedeće četiri stvari:
- Ja: Kako zamišljate svoje idealno “ja”?
- Vještine: Koje vještine želite razvijati i primjenjivati?
- Društvo: Kako vidite svoju ulogu u društvu?
- Usluge: Koje usluge želite pružiti?
Isti se princip odnosi na sastanke. Postavljanje pravih pitanja je najvažnije.
Dnevni red sastanka ne bi trebao sadržavati općenite formulacije poput “informacije”, “rekapitulacija”, “pregled” ili “rasprava”. Produktivni sastanci su u startu jasno definirani: “Određivanje datuma pokretanja proizvoda” ili “Odabir softverskog stručnjaka za redizajn baze podataka.”
A što je s informacijama? Unaprijed pošaljite sudionicima potrebne dokumente i izvještaje kako bi ih mogli proučiti prije sastanka, posebice ako trebaju donijeti neku odluku. Koristiti vrijeme sastanka za podjelu informacija potpuno je neproduktivno i uzalud troši vrijeme svih sudionika.
Sjajni sastanci daju odgovor na pitanja: Što? Tko? Kada? Sve je puno lakše kada započnete sastanak na pravi način – kada jasno definirate njegovu svrhu.
Izvor: Thrive Global
