Blagdansko vrijeme većini stvara osjećaj mira, radosti i veselja. Tako je i računovođama, uglavnom, ako izuzmemo onaj podsvjesni glasić koji negdje iz prikrajka, najčešće u momentima kad bismo trebali biti posebno opušteni, recimo dok frčemo vanilin kiflice, ponavlja poput pokvarene ploče: revizija, završni račun, završetak godine, inventura i ne nužno tim redoslijedom. Svake godine imam slične blagdanske želje. Za početak, malo mira, malo više vremena za ono što me veseli i malo manje posla oko operative, a svatko tko je proknjižio barem jedan ulazni račun, zna da u računovodstvu upravo ovaj potonji dio onemogućuje ostvarenje prvih dviju želja. No s obzirom na to da je ova godina bila potpuno neuobičajena i izazovna, odlučila sam sve svoje želje staviti na papir i, ne čekajući Djedicu, gledati kako ih mogu ostvariti.
Lista mojih blagdanskih želja:
1. Manje papira
Čujem grohot smijeha svojih kolega negdje iza planine papira na njihovom stolu. Ali hajdemo zamisliti da je tih 450 URA ispred njih, XML dokument koji su jednim klikom povukli u svoj računovodstveni program. Naravno, kad kažem XML to jedino može biti eRačun, račun izdan, prenesen i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom formatu. Zamišljam samo koliko vremena čuva to što se podaci s računa ne moraju prepisivati i kakva li je radost samo kontirati jer svi su podaci automatski preuzeti – nema unosa broja, datuma, iznosa bruto/neto/pdv, dospijeća, poziva na broj… Ili kako ja to zovem, raditi ono za što sam se školovala, a ne tratiti vrijeme na nepotrebne procese koji samo mogu generirati pogreške. Želim eOtpremnice, eNarudžbenice i ePrimke, da svi dokumenti do mene dođu sigurnim kanalom u digitalnom obliku, da su sigurni i uvijek dostupni u oblačiću eArhiva i da me ne guši dva prsta prašine na registratorima koju stignem pobrisati tek kad mi, iz nekog razloga, zatreba račun iz 2015. godine. Kosa mi se digne na glavi kad se sjetim koliko toga uzimamo kao da se mora, recimo ispisivati obrasce predane PU, a država je stvorila preduvjet da sve što nam je bitno u poslovanju izrađujemo, razmjenjujemo i pohranjujemo u digitalnom formatu. Zato postoje i certifikati i vremenski žig. Umjesto prašine na registratorima, u 2021. godini biram prašinu na printeru.
2. Manje izgubljenih dokumenata
Kraj godine mi je sinonim za “utjerivanje” računa koji nikad nisu došli do mene. Kolege će znati situaciju: vidite plaćene ponude, otvorene dobavljače, možda je čak do vas došao i potpuno bezvrijedni slip POS uređaja, ali ono jedino što se “pika”, račun, nije. Sjedi Irena i šalji e-mail, ali ne jedan, a onda zovi… Svi koji rade u servisima znaju i da se ti računi još zovu “dao sam vam ga sigurno”. Šalu na stranu, jedini način za rješavanje ovakvih situacija je centralizirani unos dokumenata. Plan mi je ove godine sve koji sudjeluju u stvaraju troška naučiti da, istoga trenutka kada je u njihovim rukama račun, fotografiraju ili skeniraju dokument i učitaju ga u Moj-DMS. Pokretanjem unaprijed zadanog hodograma računu se pridaju određeni indeksi, određuje mu se put kretanja unutar tvrtke, direktor ga likvidira digitalno, čak i ako je na poslovnom putu i točno znam kada je red na meni da ga knjižim, platim i pospremim u arhiv na čuvanje. Zamišljam scenu, ako nam u neko doba iduće godine otvore restorane, direktor izvede partnere na večeru, plati je, a ja krajem 2021. godine ne moram zvati Konobu Stina iz Zadra da mi pošalju račun otprije šest mjeseci. O, radosti! Zamislite i vi situaciju, posebice vi koji vodite 10, 20 ili 50 klijenata, da ne morate čekati račune i druge dokumente do 18. u mjesecu da bi vašim klijentima bio gotov PDV 20., nego ih zaprimate kako trošak nastaje. Lijepo je, zar ne?
3. Manje živciranja oko ispravaka pretporeza
Kada treći put dignete telefon i molite nekoga s druge strane da vam konačno pošalje izjavu da se slaže s vašim odobrenjem, nervoza je najblaža riječ kojom bi se opisalo ono što osjećate. Knjižna odobrenja su korisna stvar, posebice ako se ispravlja samo dio računa, no dočekati taj komad papira na kojem stoji iznos pretporeza koji se ispravlja, po kojem računu i datum, odnosno porezno razdoblje u kojem se ispravlja pretporez, zajedno s potpisom ovlaštene osobe, nekad se čini kao nemoguća misija. Nije da ne razumijem koliko posla ima druga strana, pa kolege smo, jednako tako razumijem da im je primarno da njihove knjige štimaju, no svejedno bih voljela malo razumijevanja i za rokove koji mene pritišću i činjenicu da je moj posao, između ostalog, da unutar moje tvrtke sve štima. Odlučila sam se u 2021. manje živcirati oko tih stvari tako što ću postati ambasador eOdobrenja. Titula je neslužbena, naravno, no iz moga računala samo takva vrsta odobrenja može izaći zato jer eOdobrenje zahtijeva i eOdgovor, a to znači, na najplastičniji mogući način objašnjeno, da si moj kupac neće moći ispraviti pretporez jer neće moći preuzeti odobrenje, dok god ne popuni u eOdogovor ranije nabrojane stavke. Rekla bih “vuk sit, a ovce na broju” i 20 dana lufta za važnije stvari jer ne moram stražariti na telefonu ne bih li utjerala neki komadić papira.
4. Više informacija o kupcima i dobavljačima
Ova 2020. bila je iznimno izazovna u svakom pogledu, a za očekivati je kako ćemo njene posljedice tek osjetiti. Likvidnost će mnogima biti upitna, zato smatram kako je odgovorno znati više o poduzećima s kojima surađujemo. Došlo je vrijeme kada moramo biti oprezni – bez obzira na to što netko ima dobar prihod u prošlosti, ne znači da nam je trenutno potraživanje od iste kompanije naplativo. Realno, uvijek postoje neka potraživanja koja duže razdoblje stoje u knjigama i koja se nikad neće naplatiti, tako da informacija kakav je status blokade naših kupaca, prije nego pošaljemo račun, zlata vrijedi. Ili još gora situacija, ako je valuta plaćanja računa 30 dana, a za 15 dana kupac uđe u blokadu, iznimno je korisno dobiti automatsku obavijest o promjeni statusa jer onda stigneš reagirati. Ogroman je udarac za tvrtku platiti PDV za račune koje nije naplatila, niti će ih ikada naplatiti. Moj-BI vodi računa o blokadama kupaca i javlja mi svaku promjenu, a to znači da ne moram koristiti tri ili pet servisa kako bih, primjerice, došla do informacije o bonitetu, broju zaposlenika i drugim poslovnim informacijama o subjektima s kojima surađujemo. Da budem posve iskrena, to ni ne stignem jer imam desetke tisuća kupaca i stotine dobavljača, zato mi je svaki automatizirani proces iznimno bitan.
Možda sam zapravo i sve ove želje mogla staviti u jednu rečenicu, nešto u smislu da želim voljeno računovodstvo s manje operativnog posla, s manje mogućnosti za pogreške jer ima manje (nepotrebne) papirologije, brže i efikasnije računovodstvene procese kako bih se mogla posvetiti konkretnijim zadacima te dobiti više vremena za edukacije, unaprjeđivanje znanja i vještina i konačno uživanje u poslu koji obožavam i koji sam izabrala. Da, želim više vremena kroz automatizaciju procesa i to ću ostvariti korištenjem svih dostupnih alata. Isto želim i vama, dragi moji kolege. Neka nam 2021. donese više vremena da uživamo u onome što radimo!
