S obzirom na kroničan nedostatak vremena s kojim se u današnje vrijeme bori većina poslovnih ljudi, kod pisanja Poslovnog plana (Investicijske studije ili bilo kojeg sličnog poslovnog elaborata) moramo imati na umu da pišemo samo o onome što je zaista bitno za projekt, ali moramo voditi računa i o tome da nešto bitno ne izostavimo.
Rečenice moraju biti kratke i jasne
Vrijednost poslovnih elaborata, ali i drugih pisanih materijala u poslovnom svijetu ne mjeri se dužinom, već kvalitetom teksta i sadržaja. Čitatelji neće više cijeniti tekst na 40 stranica, nego onaj napisan na 20, pogotovo kada shvate da sve što je bilo potrebno reći može stati na tih 20 stranica. Čak naprotiv, mogli bi nam i zamjeriti jer im je oduzeto dragocjeno vrijeme, a to nije bilo potrebno. Kraći dokumenti i kraće rečenice ostavljaju jači dojam.
Nema potrebe navoditi očite činjenice
Ono što je zaista bitno treba detaljno objasniti – ne smijemo dozvoliti da nešto ostane “visjeti u zraku”. Tekst ne treba zatrpavati suvišnim izrazima poput “kao što je već navedeno”, “opće je poznato” i sl. Gdje god je to moguće preporuča se upotreba što jednostavnijih riječi. Korištenje jednostavnog jezika ne znači da je onaj tko piše dokument slabijeg obrazovanja ili da se ne zna izražavati. Naprotiv, u očima čitatelja bit će vjerodostojniji i što je bolji poznavatelj neke materije, to će je lakše znati objasniti svakodnevnim jezikom bilo kome, bez obzira na njegovo obrazovanje, struku, starosnu dob itd. Na početku teksta daje se sažetak, no on se obično piše na kraju jer sadržava informacije iz svih dijelova elaborata. Naslovi i podnaslovi moraju biti kratki, ali sadržajni. Tekstovi se moraju na nekim mjestima nadopuniti ili zamijeniti slikama, grafičkim prikazima i/ili tablicama, što su također elementi kvalitetne verbalne komunikacije i dočaravaju ono što smo željeli reći.
Izbjegavati dvoznačnost
Potvrdni oblik rečenice uvijek mora imati prednost ispred niječnog oblika. Radnje koje želimo objasniti potrebno je poredati kronološki, a važne informacije uvijek je potrebno naglasiti tako da su u rečenici ili na početku ili na kraju (ne “skrivene” u sredini). Glagoli su inače izravniji i konkretniji, pa je gdje god je to moguće preporučljivo je pretvoriti imenice u glagole (npr. umjesto “postići dogovor” napisat ćemo “dogovoriti se”). Upotreba aktiva ispred pasiva još je jedan savjet za jasno pisanje teksta u Poslovnom planu.
Izbjegavati apstraktan jezik
Ako postoji mogućnost izbora između više riječi istog značenja, uvijek se dobro odlučiti za onu koja je konkretnija. Poruka tako postaje izravnija, a samim tim i snažnija. Žargonizmi su riječi kojima se u međusobnoj komunikaciji služi zatvoren krug ljudi ili skupina stručnjaka te koje su prihvatljive u dokumentima koje će čitati samo oni. Čitatelji koji nisu dio tog kruga morat će se više potruditi kako bi razumjeli takve riječi, zbog toga je uvijek bolje očistiti tekst od žargonizama.
Pažljivo korištenje kratica
Pojedine kratice mogu imati višestruka značenja i dobro ih je dodatno pojasniti, bar kada se u tekstu spominju prvi put. Jedna od opcija je i izrada glosarija, mjesta u Poslovnom planu na kojemu će biti objašnjeni žargonizmi, kratice i sve druge riječi koje bi širem krugu čitatelja mogle biti nejasne.
Kada napišemo Poslovni plan, potrebno ga je pažljivo pročitati od početka do kraja i urediti – gramatički, pravopisno, jezično, stilski te u duhu teme i ciljeva koji taj tekst mora ispuniti. Preporučuje se i da ga prije isporuke pročita netko drugi tko ga nije pisao, a razumije problematiku, primjerice osoba iz tvrtke/struke.
